Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là một kịch bản gọi điện thoại giới thiệu chi tiết, được thiết kế để có tính cá nhân hóa và đạt hiệu quả cao, bao gồm nhiều yếu tố quan trọng:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Gọi
1. Nghiên cứu:
Về người nhận cuộc gọi:
Tìm hiểu thông tin về họ (công ty, vị trí, lĩnh vực hoạt động, sở thích nếu có thể).
Về sản phẩm/dịch vụ của bạn:
Nắm vững các tính năng, lợi ích, và đặc biệt là giá trị mà nó mang lại cho khách hàng tiềm năng.
Về đối thủ cạnh tranh:
Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của họ để có thể so sánh và làm nổi bật ưu điểm của bạn.
2. Xác định Mục Tiêu:
Bạn muốn đạt được gì sau cuộc gọi này? (Đặt lịch hẹn, thu thập thông tin, giới thiệu sản phẩm mới,…)
3. Soạn Kịch Bản:
Viết ra một kịch bản chi tiết, nhưng hãy nhớ rằng đây chỉ là một hướng dẫn, bạn cần linh hoạt điều chỉnh theo tình hình thực tế.
4. Chuẩn Bị Tài Liệu:
Brochure điện tử, link website, bảng giá (nếu cần).
5. Chọn Thời Điểm:
Tránh gọi vào giờ ăn trưa, đầu giờ sáng, hoặc cuối giờ chiều.
II. Kịch Bản Chi Tiết
(Chuông điện thoại reo, người nhận bắt máy)
Bạn:
(Giọng nói tự tin, thân thiện, rõ ràng)
“Xin chào, tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Tôi xin phép được nói chuyện với [Tên người nhận] ạ.”
Người nhận:
“Tôi nghe đây.” (Hoặc câu trả lời tương tự)
(Nếu thư ký/người khác bắt máy)
Bạn:
“Xin chào, tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Tôi muốn trao đổi với [Tên người nhận] về [Chủ đề ngắn gọn]. Không biết tôi có thể gặp anh/chị ấy được không ạ?”
(Nếu được chuyển máy)
Bạn:
(Lặp lại lời chào ở trên)
(Nếu không được chuyển máy)
Bạn:
“Vậy không biết khi nào thì tiện để tôi gọi lại ạ? Hoặc anh/chị có thể cho tôi xin email của [Tên người nhận] để tôi gửi thông tin trước được không?”
(Khi đã kết nối được với người nhận)
Bạn:
(Giọng nói vẫn tự tin, thân thiện)
“Chào anh/chị [Tên người nhận], tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty].”
(Quan trọng: Tuyên bố giá trị ngay lập tức)
“Tôi gọi điện hôm nay vì [Nêu một vấn đề mà họ có thể đang gặp phải/một cơ hội mà họ có thể quan tâm] và [Sản phẩm/dịch vụ của bạn] có thể giúp anh/chị [Giải quyết vấn đề/tận dụng cơ hội đó] một cách hiệu quả.”
(Ví dụ 1):
“Chào anh/chị [Tên người nhận], tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Tôi gọi điện hôm nay vì tôi thấy [Công ty của anh/chị] đang mở rộng thị trường sang [Thị trường mới] và [Giải pháp phần mềm quản lý khách hàng của chúng tôi] có thể giúp anh/chị quản lý thông tin khách hàng và tăng doanh số một cách hiệu quả.”
(Ví dụ 2):
“Chào chị [Tên người nhận], tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Tôi gọi điện hôm nay vì tôi biết chị đang tìm kiếm [Giải pháp tiết kiệm chi phí năng lượng] cho [Nhà máy/văn phòng của chị] và [Hệ thống năng lượng mặt trời của chúng tôi] có thể giúp chị giảm đáng kể hóa đơn tiền điện hàng tháng.”
Bạn:
(Sau khi nêu tuyên bố giá trị)
“Tôi xin phép hỏi nhanh anh/chị [Tên người nhận] một vài câu hỏi để hiểu rõ hơn về nhu cầu của anh/chị được không ạ? Cuộc gọi này sẽ không mất quá [Số phút] phút.”
(Quan trọng: Xin phép trước khi tiếp tục)
(Nếu người nhận đồng ý)
Bạn:
(Đặt câu hỏi mở để thu thập thông tin)
“Hiện tại, anh/chị đang sử dụng [Giải pháp/công cụ] nào để [Giải quyết vấn đề liên quan]? Anh/chị có hài lòng với nó không ạ?”
“Anh/chị có những ưu tiên nào khi lựa chọn [Giải pháp/công cụ] cho [Vấn đề liên quan]?”
“Anh/chị có những kỳ vọng gì về [Kết quả mong muốn] khi sử dụng [Giải pháp/công cụ]?”
(Lắng nghe cẩn thận và ghi chú)
(Sau khi thu thập thông tin, đưa ra giải pháp cụ thể)
“Dựa trên những gì anh/chị chia sẻ, tôi nghĩ [Sản phẩm/dịch vụ của bạn] có thể giúp anh/chị [Giải quyết vấn đề cụ thể/đạt được mục tiêu cụ thể] bằng cách [Nêu 1-2 tính năng/lợi ích quan trọng nhất].”
(Ví dụ):
“Dựa trên những gì anh/chị chia sẻ, tôi nghĩ [Phần mềm CRM của chúng tôi] có thể giúp anh/chị quản lý thông tin khách hàng tập trung, theo dõi tiến độ bán hàng và tự động hóa các tác vụ marketing, từ đó giúp tăng doanh số và tiết kiệm thời gian.”
(Chứng minh bằng con số/dữ liệu)
“Chúng tôi đã giúp nhiều khách hàng tương tự như [Công ty của anh/chị] tăng doanh số [X%] hoặc giảm chi phí [Y%] nhờ [Sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi].”
(Kêu gọi hành động)
“Tôi rất muốn có cơ hội trao đổi chi tiết hơn với anh/chị về [Sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi] và cách nó có thể giúp [Công ty của anh/chị]. Anh/chị có thể dành [Số phút] phút vào [Ngày/giờ cụ thể] tuần tới để tôi có thể trình bày chi tiết hơn không ạ?”
(Hoặc)
“Tôi có thể gửi cho anh/chị một bản brochure điện tử để anh/chị tham khảo trước được không ạ? Sau đó, tôi sẽ gọi lại để trao đổi thêm.”
(Nếu người nhận từ chối)
Bạn:
(Vẫn giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp)
“Tôi hiểu ạ. Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian lắng nghe. Nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào trong tương lai, xin vui lòng liên hệ với tôi. Chúc anh/chị một ngày làm việc hiệu quả!”
(Kết thúc cuộc gọi)
Bạn:
“Cảm ơn anh/chị [Tên người nhận] đã dành thời gian. Tôi sẽ gửi email xác nhận lịch hẹn/tài liệu tham khảo ngay sau cuộc gọi này. Chúc anh/chị một ngày tốt lành!”
III. Lưu Ý Quan Trọng
Giọng nói:
Hãy đảm bảo giọng nói của bạn tự tin, thân thiện, và truyền cảm hứng.
Lắng nghe:
Lắng nghe một cách chủ động những gì người nhận nói và điều chỉnh kịch bản của bạn cho phù hợp.
Sự chân thành:
Hãy thể hiện sự quan tâm chân thành đến nhu cầu của khách hàng.
Kiên trì:
Đừng nản lòng nếu bạn bị từ chối. Hãy coi đó là một cơ hội để học hỏi và cải thiện.
Theo dõi:
Sau cuộc gọi, hãy gửi email xác nhận lịch hẹn hoặc tài liệu tham khảo như đã hứa.
IV. Mẫu Email Theo Dõi Sau Cuộc Gọi
Chủ đề:
Xác nhận lịch hẹn/Tài liệu tham khảo từ [Tên công ty]
Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],
Tôi là [Tên của bạn] từ công ty [Tên công ty].
Rất vui được trò chuyện với anh/chị hôm nay. Theo như trao đổi, tôi xin gửi anh/chị [Xác nhận lịch hẹn/Bản brochure điện tử/Tài liệu tham khảo] về [Sản phẩm/dịch vụ của bạn].
[Nếu có lịch hẹn: Chúng ta đã thống nhất lịch hẹn vào [Ngày/giờ] để trao đổi chi tiết hơn về [Chủ đề].]
[Nếu gửi tài liệu: Anh/chị vui lòng tham khảo tài liệu và cho tôi biết nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.]
Tôi rất mong có cơ hội hợp tác với anh/chị trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Email]
[Website]
V. Lời Khuyên Thêm
Ghi âm cuộc gọi:
Ghi âm lại các cuộc gọi của bạn (nếu được phép) để bạn có thể phân tích và cải thiện kỹ năng của mình.
Luyện tập:
Luyện tập kịch bản của bạn thường xuyên để bạn cảm thấy tự tin và thoải mái khi gọi điện.
Học hỏi từ người khác:
Quan sát và học hỏi từ những người bán hàng thành công khác.
Hy vọng kịch bản này sẽ giúp bạn thành công trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình qua điện thoại! Chúc bạn may mắn!