Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Đàm phán các điều khoản phi tài chính có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thành công của một thỏa thuận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng đàm phán các điều khoản phi tài chính, bao gồm các bước chuẩn bị, chiến lược và kỹ thuật cụ thể:
I. Tầm quan trọng của việc đàm phán các điều khoản phi tài chính
Giá trị lâu dài:
Các điều khoản phi tài chính thường có tác động lâu dài hơn so với các yếu tố tài chính đơn thuần.
Tạo lợi thế cạnh tranh:
Các điều khoản thuận lợi có thể giúp bạn nổi bật so với đối thủ.
Cải thiện mối quan hệ:
Đàm phán thành công có thể xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt.
Giảm thiểu rủi ro:
Các điều khoản rõ ràng và bảo vệ quyền lợi giúp giảm thiểu tranh chấp trong tương lai.
Tăng sự hài lòng:
Các điều khoản phù hợp với nhu cầu và mong muốn của cả hai bên sẽ tăng sự hài lòng và cam kết.
II. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán
1. Xác định mục tiêu:
Điều gì là quan trọng nhất đối với bạn?
Lập danh sách các điều khoản phi tài chính bạn muốn đạt được.
Điều gì bạn sẵn sàng nhượng bộ?
Xác định những điều khoản bạn có thể linh hoạt.
Điều gì là không thể chấp nhận được?
Xác định những điều khoản mà bạn không thể thỏa hiệp.
Mục tiêu SMART:
Đảm bảo các mục tiêu của bạn cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), phù hợp (Relevant) và có thời hạn (Time-bound).
2. Nghiên cứu đối tác:
Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn và ưu tiên của họ.
Điều này giúp bạn điều chỉnh chiến lược đàm phán phù hợp.
Tìm hiểu về lịch sử đàm phán của họ.
Họ có xu hướng cứng rắn hay linh hoạt?
Tìm hiểu về văn hóa kinh doanh của họ.
Điều này giúp bạn tránh những hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
3. Phân tích các lựa chọn:
Xác định BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement):
Lựa chọn tốt nhất của bạn nếu đàm phán thất bại là gì? Điều này giúp bạn tự tin hơn và không bị ép buộc chấp nhận một thỏa thuận bất lợi.
Xác định WATNA (Worst Alternative To a Negotiated Agreement):
Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra nếu đàm phán thất bại là gì?
Xác định MLATNA (Most Likely Alternative To a Negotiated Agreement):
Điều gì có khả năng xảy ra nhất nếu đàm phán thất bại?
4. Lập kế hoạch đàm phán:
Xác định thứ tự ưu tiên của các điều khoản.
Điều này giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Xác định các điểm mấu chốt và điểm nhượng bộ.
Chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thông tin.
Chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ.
III. Các điều khoản phi tài chính thường gặp
Thời gian giao hàng/thực hiện:
Thời hạn:
Xác định rõ ràng thời hạn bắt đầu và kết thúc.
Tiến độ:
Xác định các mốc thời gian quan trọng và các biện pháp kiểm soát tiến độ.
Điều khoản phạt:
Quy định về các khoản phạt nếu không đáp ứng thời hạn.
Phạm vi công việc/dịch vụ:
Mô tả chi tiết:
Mô tả rõ ràng các công việc hoặc dịch vụ cần thực hiện.
Các yêu cầu kỹ thuật:
Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật cần tuân thủ.
Quy trình kiểm soát chất lượng:
Quy định về quy trình kiểm tra và đảm bảo chất lượng.
Quyền sở hữu trí tuệ:
Quyền sở hữu:
Xác định ai sở hữu quyền sở hữu trí tuệ đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra.
Quyền sử dụng:
Xác định quyền sử dụng của mỗi bên đối với quyền sở hữu trí tuệ.
Bảo mật:
Quy định về bảo mật thông tin.
Điều khoản bảo mật:
Thông tin bí mật:
Xác định những thông tin nào được coi là bí mật.
Thời hạn bảo mật:
Xác định thời gian bảo mật thông tin.
Ngoại lệ:
Xác định các trường hợp ngoại lệ mà thông tin không cần bảo mật.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng:
Điều kiện chấm dứt:
Xác định các điều kiện có thể dẫn đến chấm dứt hợp đồng.
Thủ tục chấm dứt:
Quy định về thủ tục chấm dứt hợp đồng.
Hậu quả chấm dứt:
Xác định các hậu quả của việc chấm dứt hợp đồng (ví dụ: bồi thường thiệt hại).
Điều khoản giải quyết tranh chấp:
Phương thức giải quyết:
Xác định phương thức giải quyết tranh chấp (ví dụ: thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án).
Luật áp dụng:
Xác định luật áp dụng để giải quyết tranh chấp.
Địa điểm giải quyết:
Xác định địa điểm giải quyết tranh chấp.
Điều khoản độc quyền/không cạnh tranh:
Phạm vi:
Xác định phạm vi địa lý và ngành nghề áp dụng điều khoản độc quyền/không cạnh tranh.
Thời hạn:
Xác định thời hạn áp dụng điều khoản độc quyền/không cạnh tranh.
Ngoại lệ:
Xác định các trường hợp ngoại lệ không bị ràng buộc bởi điều khoản độc quyền/không cạnh tranh.
Đào tạo và hỗ trợ:
Loại hình đào tạo:
Xác định loại hình đào tạo và hỗ trợ cần thiết.
Thời gian đào tạo:
Xác định thời gian đào tạo và hỗ trợ.
Chi phí đào tạo:
Xác định ai chịu chi phí đào tạo.
Marketing và quảng bá:
Quyền sử dụng thương hiệu:
Xác định quyền sử dụng thương hiệu của mỗi bên.
Hoạt động quảng bá:
Xác định các hoạt động quảng bá được phép.
Chi phí quảng bá:
Xác định ai chịu chi phí quảng bá.
Bảo trì và bảo hành:
Thời gian bảo hành:
Xác định thời gian bảo hành.
Phạm vi bảo hành:
Xác định phạm vi bảo hành.
Chi phí bảo trì:
Xác định ai chịu chi phí bảo trì.
Các điều khoản khác:
Bảo hiểm:
Yêu cầu đối tác mua bảo hiểm trách nhiệm.
Điều khoản bất khả kháng:
Quy định về các sự kiện bất khả kháng (ví dụ: thiên tai, chiến tranh).
Luật điều chỉnh:
Xác định luật điều chỉnh hợp đồng.
IV. Kỹ thuật đàm phán hiệu quả
1. Xây dựng mối quan hệ:
Tạo không khí thân thiện và hợp tác.
Lắng nghe tích cực.
Thể hiện sự tôn trọng.
2. Đặt câu hỏi thông minh:
Sử dụng câu hỏi mở để thu thập thông tin.
Đặt câu hỏi để làm rõ thông tin.
Đặt câu hỏi để khám phá nhu cầu và mong muốn của đối tác.
3. Thể hiện sự linh hoạt:
Sẵn sàng nhượng bộ những điều khoản ít quan trọng hơn.
Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu của cả hai bên.
Đề xuất các phương án thay thế.
4. Sử dụng các tiêu chí khách quan:
Dựa vào các tiêu chuẩn ngành, dữ liệu thị trường hoặc ý kiến chuyên gia để hỗ trợ lập luận của bạn.
Tránh đưa ra các yêu cầu chủ quan hoặc cảm tính.
5. Giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp:
Kiểm soát cảm xúc của bạn.
Tránh tranh cãi hoặc công kích cá nhân.
Luôn giữ thái độ tôn trọng.
6. Ghi lại thỏa thuận:
Ghi lại tất cả các thỏa thuận bằng văn bản.
Đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản.
Có thể cần sự tham gia của luật sư để soạn thảo hợp đồng.
7.
Kỹ thuật “win-win”:
Tìm kiếm các giải pháp mà cả hai bên đều có lợi.
Tập trung vào lợi ích chung thay vì chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân.
Sẵn sàng hợp tác để đạt được một thỏa thuận công bằng và bền vững.
V. Một số lưu ý quan trọng
Thời gian:
Đừng vội vàng. Hãy dành thời gian để xem xét kỹ lưỡng tất cả các điều khoản trước khi đồng ý.
Sự tự tin:
Hãy tự tin vào giá trị của bạn và đừng ngại bảo vệ quyền lợi của mình.
Luật sư:
Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ điều khoản nào, hãy tham khảo ý kiến của luật sư.
Kiên nhẫn:
Đàm phán có thể mất thời gian. Hãy kiên nhẫn và đừng bỏ cuộc quá sớm.
Mối quan hệ:
Hãy nhớ rằng bạn đang xây dựng mối quan hệ, không chỉ là một giao dịch.
Ví dụ về đàm phán các điều khoản phi tài chính:
Bạn là một công ty phần mềm đang đàm phán hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây.
Mục tiêu của bạn:
Đảm bảo thời gian hoạt động của dịch vụ lưu trữ là 99,99%.
Nhận được hỗ trợ kỹ thuật 24/7 với thời gian phản hồi nhanh chóng.
Có quyền kiểm soát dữ liệu của mình và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Bạn có thể nhượng bộ:
Bạn có thể linh hoạt về vị trí đặt máy chủ.
Bạn có thể chấp nhận một số giới hạn về băng thông.
Bạn không thể chấp nhận:
Thời gian hoạt động dưới 99,9%.
Không có hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Nhà cung cấp có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn mà không có sự cho phép.
Trong quá trình đàm phán, bạn có thể:
Đưa ra các ví dụ về thiệt hại mà bạn có thể phải chịu nếu dịch vụ lưu trữ bị gián đoạn.
Đề xuất các điều khoản phạt nếu nhà cung cấp không đáp ứng thời gian hoạt động đã cam kết.
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng chỉ bảo mật để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Chúc bạn thành công trong các cuộc đàm phán!