Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Kỹ năng theo dõi (follow-up) là một yếu tố then chốt trong nhiều lĩnh vực, từ bán hàng, tuyển dụng đến xây dựng mối quan hệ. Tuy nhiên, ranh giới giữa theo dõi hiệu quả và gây phiền nhiễu lại rất mong manh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể theo dõi một cách chuyên nghiệp, lịch sự và đạt được mục tiêu mà không khiến người khác cảm thấy khó chịu:
I. TẠI SAO THEO DÕI LẠI QUAN TRỌNG?
Thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm:
Việc theo dõi cho thấy bạn là người có trách nhiệm, đáng tin cậy và thực sự quan tâm đến vấn đề.
Nhắc nhở:
Mọi người đều bận rộn. Việc theo dõi nhẹ nhàng giúp bạn nhắc nhở họ về cam kết, cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu trước đó.
Xây dựng mối quan hệ:
Theo dõi không chỉ là công việc mà còn là cơ hội để bạn xây dựng và củng cố mối quan hệ với đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp.
Không bỏ lỡ cơ hội:
Đôi khi, việc theo dõi đúng thời điểm có thể tạo ra sự khác biệt lớn giữa thành công và thất bại.
II. NGUYÊN TẮC VÀNG KHI THEO DÕI MÀ KHÔNG GÂY PHIỀN NHIỄU
1. Tôn trọng thời gian của người khác:
Hiểu rằng người bạn đang theo dõi có thể có nhiều ưu tiên khác.
Chọn thời điểm thích hợp để liên lạc (tránh giờ nghỉ ngơi, cuối tuần, ngày lễ).
2. Cung cấp giá trị:
Không chỉ đơn thuần nhắc nhở, hãy cung cấp thêm thông tin hữu ích, cập nhật hoặc giải pháp.
Chứng tỏ rằng bạn đã suy nghĩ về vấn đề và sẵn sàng hỗ trợ.
3. Cá nhân hóa:
Tránh sử dụng các mẫu chung chung.
Nhắc lại những chi tiết cụ thể từ cuộc trò chuyện trước đó để thể hiện sự quan tâm.
4. Ngắn gọn và súc tích:
Đi thẳng vào vấn đề.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu.
Tránh lan man, dài dòng.
5. Linh hoạt và kiên nhẫn:
Không phải ai cũng trả lời ngay lập tức.
Điều chỉnh tần suất và phương pháp theo dõi dựa trên phản hồi (hoặc thiếu phản hồi) từ người nhận.
6. Luôn lịch sự và chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ tôn trọng, dù bạn có thất vọng.
Cảm ơn họ vì thời gian và sự quan tâm.
Kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng (ví dụ: “Cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin gì nhé”).
7. Biết khi nào nên dừng lại:
Nếu bạn đã theo dõi nhiều lần mà không nhận được phản hồi, có thể là dấu hiệu cho thấy họ không quan tâm hoặc không có thời gian.
Tôn trọng quyết định của họ và tránh làm phiền thêm.
III. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC BƯỚC THEO DÕI HIỆU QUẢ
Bước 1: Lập kế hoạch theo dõi ngay từ đầu
Xác định mục tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì từ việc theo dõi này? (Ví dụ: chốt đơn hàng, nhận phản hồi, lên lịch cuộc họp).
Đặt kỳ vọng thực tế:
Đừng mong đợi mọi người trả lời ngay lập tức.
Thiết lập thời gian biểu:
Xác định thời điểm và tần suất theo dõi phù hợp (ví dụ: 3 ngày sau cuộc họp đầu tiên, sau đó mỗi tuần một lần).
Chọn phương pháp liên lạc:
Email, điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội? Chọn phương pháp phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh.
Ghi lại thông tin:
Lưu trữ mọi thông tin liên lạc, phản hồi và cam kết để bạn có thể theo dõi một cách nhất quán.
Bước 2: Soạn thảo nội dung theo dõi
Tiêu đề email (nếu gửi email):
Ngắn gọn, rõ ràng và hấp dẫn.
Ví dụ: “Theo dõi cuộc họp ngày [Ngày] về dự án [Tên dự án]” hoặc “Thông tin bổ sung về [Chủ đề]”.
Nội dung:
Chào hỏi:
Bắt đầu bằng lời chào lịch sự.
Nhắc lại:
Nhắc lại cuộc trò chuyện hoặc cam kết trước đó một cách ngắn gọn.
Ví dụ: “Như đã trao đổi trong cuộc họp ngày [Ngày],…”
Cung cấp giá trị:
Thêm thông tin hữu ích, cập nhật hoặc giải pháp.
Ví dụ: “Tôi đã đính kèm bản đề xuất chi tiết hơn…” hoặc “Chúng tôi vừa phát triển một tính năng mới có thể giải quyết vấn đề [Vấn đề] mà bạn đã đề cập…”
Lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA):
Yêu cầu hành động cụ thể.
Ví dụ: “Bạn có thể xem qua bản đề xuất và cho tôi biết ý kiến của bạn được không?” hoặc “Bạn có rảnh để chúng ta thảo luận thêm về vấn đề này vào tuần tới không?”
Lời cảm ơn:
Cảm ơn họ vì thời gian và sự quan tâm.
Lời kết:
Kết thúc bằng một lời chào lịch sự.
Ví dụ về email theo dõi:
“`
Subject: Theo dõi cuộc họp ngày 15/05 về giải pháp phần mềm CRM
Chào anh/chị [Tên người nhận],
Rất vui được trao đổi với anh/chị về giải pháp phần mềm CRM của chúng tôi trong cuộc họp ngày 15/05 vừa qua.
Như đã thảo luận, phần mềm của chúng tôi có thể giúp [Tên công ty] tăng hiệu quả quản lý khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Tôi đã đính kèm bản trình bày chi tiết hơn về các tính năng và lợi ích của phần mềm.
Anh/chị vui lòng xem qua và cho tôi biết nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào nhé. Chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gọi ngắn để thảo luận thêm nếu cần thiết.
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Thông tin liên hệ]
“`
Bước 3: Thực hiện theo dõi
Gửi email/tin nhắn:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
Gọi điện thoại:
Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói. Giữ giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp.
Sử dụng công cụ hỗ trợ:
Các công cụ CRM, email marketing có thể giúp bạn tự động hóa quá trình theo dõi và theo dõi hiệu quả.
Bước 4: Theo dõi phản hồi và điều chỉnh
Trả lời nhanh chóng:
Nếu bạn nhận được phản hồi, hãy trả lời nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Lắng nghe:
Lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho phù hợp.
Thay đổi phương pháp:
Nếu email không hiệu quả, hãy thử gọi điện thoại hoặc sử dụng mạng xã hội.
Đánh giá:
Sau mỗi lần theo dõi, hãy đánh giá kết quả và rút ra bài học kinh nghiệm.
IV. CÁC TÌNH HUỐNG CỤ THỂ VÀ CÁCH XỬ LÝ
Sau phỏng vấn xin việc:
Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn (trong vòng 24 giờ).
Theo dõi sau 1-2 tuần nếu bạn chưa nhận được phản hồi.
Thể hiện sự quan tâm và nhắc lại những điểm mạnh của bạn.
Sau khi gửi proposal/báo giá:
Theo dõi sau 3-5 ngày để hỏi xem họ có câu hỏi gì không.
Cung cấp thêm thông tin hoặc giải đáp thắc mắc.
Nhấn mạnh lợi ích của sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Sau khi kết nối trên LinkedIn:
Gửi tin nhắn cá nhân hóa để giới thiệu bản thân và mục tiêu kết nối.
Chia sẻ nội dung hữu ích liên quan đến lĩnh vực của họ.
Mời họ tham gia các sự kiện hoặc webinar.
V. NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH
Theo dõi quá thường xuyên:
Điều này có thể khiến bạn trở nên phiền phức và gây khó chịu.
Sử dụng email/tin nhắn tự động quá nhiều:
Điều này có thể khiến bạn trông thiếu chân thành.
Không cá nhân hóa nội dung:
Điều này có thể khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
Bỏ qua phản hồi:
Điều này có thể khiến bạn mất cơ hội xây dựng mối quan hệ.
Nài nỉ, van xin:
Điều này có thể khiến bạn mất uy tín.
Trách móc, đổ lỗi:
Điều này có thể làm hỏng mối quan hệ.
VI. KẾT LUẬN
Theo dõi không chỉ là một kỹ năng mà còn là một nghệ thuật. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và thực hiện các bước được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể theo dõi một cách hiệu quả mà không gây phiền nhiễu, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và đạt được mục tiêu của mình. Chúc bạn thành công!