Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Giữ vững lập trường trong đàm phán là một kỹ năng quan trọng để đạt được kết quả có lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn rèn luyện và áp dụng kỹ năng này:
I. Chuẩn bị Kỹ Lưỡng: Nền Tảng Của Sự Tự Tin
1. Xác định Mục Tiêu Rõ Ràng:
Mục tiêu chính:
Điều gì là quan trọng nhất bạn muốn đạt được?
Mục tiêu phụ:
Những điều gì bạn sẵn sàng thỏa hiệp?
Điểm dừng:
Đâu là giới hạn cuối cùng bạn không thể vượt qua? (Nếu đạt đến điểm này, bạn sẽ từ bỏ đàm phán).
Ví dụ:
Trong đàm phán lương, mục tiêu chính là mức lương mong muốn, mục tiêu phụ có thể là các phúc lợi khác (bảo hiểm, ngày nghỉ), và điểm dừng là mức lương tối thiểu bạn chấp nhận.
2. Nghiên Cứu Đối Tác:
Tìm hiểu về đối tác đàm phán: phong cách đàm phán, ưu tiên, điểm yếu, lịch sử đàm phán trước đây.
Dự đoán các chiến thuật họ có thể sử dụng.
Ví dụ:
Nếu đàm phán với một nhà cung cấp, tìm hiểu về tình hình tài chính, các khách hàng khác của họ, và những vấn đề họ có thể đang gặp phải.
3. Thu Thập Thông Tin Hỗ Trợ:
Chuẩn bị dữ liệu, số liệu thống kê, báo cáo, nghiên cứu để củng cố lập luận của bạn.
Sử dụng bằng chứng khách quan để chứng minh giá trị bạn mang lại.
Ví dụ:
Nếu đàm phán tăng lương, thu thập thông tin về mức lương trung bình cho vị trí của bạn trong ngành, thành tích bạn đã đạt được, và giá trị bạn đã đóng góp cho công ty.
4. Xây Dựng Phương Án Thay Thế (BATNA):
BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) là lựa chọn tốt nhất bạn có nếu không đạt được thỏa thuận.
Có một BATNA mạnh mẽ sẽ giúp bạn tự tin hơn và sẵn sàng rời khỏi bàn đàm phán nếu cần thiết.
Ví dụ:
Nếu đàm phán mua một chiếc xe, BATNA của bạn có thể là mua một chiếc xe khác, tiếp tục sử dụng xe cũ, hoặc sử dụng các phương tiện giao thông công cộng.
5. Luyện Tập Kỹ Năng:
Thực hành đàm phán với bạn bè, đồng nghiệp hoặc người cố vấn.
Chuẩn bị các câu trả lời cho các câu hỏi khó.
Luyện tập cách giữ bình tĩnh và tự tin trong các tình huống căng thẳng.
II. Trong Quá Trình Đàm Phán: Duy Trì Sự Kiên Định
1. Tự Tin Thể Hiện Quan Điểm:
Nói rõ ràng, mạch lạc và tự tin.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực: giao tiếp bằng mắt, đứng thẳng, giọng nói chắc chắn.
Tránh nói “có thể”, “có lẽ”, “tôi nghĩ” – hãy thể hiện sự chắc chắn.
2. Lắng Nghe Chủ Động và Thấu Hiểu:
Lắng nghe cẩn thận những gì đối phương nói, không ngắt lời.
Đặt câu hỏi để làm rõ quan điểm của họ.
Thể hiện sự đồng cảm (nhưng không đồng ý) để xây dựng mối quan hệ.
Ví dụ:
“Tôi hiểu rằng bạn đang gặp áp lực về ngân sách…”
3. Kiên Định Với Mục Tiêu, Linh Hoạt Trong Phương Pháp:
Không từ bỏ mục tiêu chính, nhưng sẵn sàng điều chỉnh chiến thuật để đạt được mục tiêu đó.
Tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu của cả hai bên.
Ví dụ:
Nếu bạn không thể đạt được mức lương mong muốn, hãy thương lượng về các phúc lợi khác hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp.
4. Sử Dụng Dữ Liệu và Bằng Chứng:
Trình bày các dữ liệu và bằng chứng đã chuẩn bị để hỗ trợ lập luận của bạn.
Sử dụng các ví dụ cụ thể để minh họa cho quan điểm của bạn.
Ví dụ:
“Theo báo cáo của [tổ chức uy tín], mức lương trung bình cho vị trí này là…”
5. Kiểm Soát Cảm Xúc:
Giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp, ngay cả khi đối phương gây áp lực.
Tránh phản ứng thái quá hoặc mất kiểm soát.
Nếu cảm thấy quá căng thẳng, hãy tạm dừng đàm phán để lấy lại bình tĩnh.
6. Không Ngại Nói “Không”:
Sẵn sàng từ chối các đề nghị không phù hợp với mục tiêu của bạn.
Nói “không” một cách lịch sự và giải thích lý do.
Ví dụ:
“Tôi rất tiếc, nhưng tôi không thể chấp nhận mức giá này vì…”
7. Đừng Để Bị Áp Lực:
Nhận biết các chiến thuật áp lực mà đối phương có thể sử dụng (ví dụ: thời hạn giả tạo, tấn công cá nhân).
Không để bị cuốn vào các chiến thuật này.
Giữ vững lập trường và tập trung vào mục tiêu của bạn.
8. Ghi Chép Cẩn Thận:
Ghi lại các điểm chính của cuộc đàm phán, các thỏa thuận đã đạt được, và các vấn đề còn tồn đọng.
Điều này giúp bạn theo dõi tiến trình đàm phán và tránh hiểu lầm.
III. Sau Đàm Phán: Đánh Giá và Học Hỏi
1. Đánh Giá Kết Quả:
Bạn đã đạt được những mục tiêu nào?
Bạn đã phải nhượng bộ những gì?
Bạn có hài lòng với kết quả cuối cùng không?
2. Phân Tích Quá Trình:
Bạn đã sử dụng những chiến thuật nào?
Chiến thuật nào hiệu quả? Chiến thuật nào không?
Bạn có thể làm gì khác đi trong lần đàm phán sau?
3. Học Hỏi Kinh Nghiệm:
Rút ra bài học từ những thành công và thất bại.
Tìm kiếm phản hồi từ người khác về cách bạn đã đàm phán.
Tiếp tục học hỏi và phát triển kỹ năng đàm phán của bạn.
Lời Khuyên Bổ Sung:
Biết giá trị của bạn:
Đừng hạ thấp giá trị của bản thân hoặc sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Xây dựng mối quan hệ:
Đàm phán không chỉ là về tiền bạc, mà còn là về xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Luôn chuyên nghiệp:
Giữ thái độ tôn trọng và lịch sự, ngay cả khi bạn không đồng ý với đối phương.
Tìm kiếm sự giúp đỡ:
Nếu bạn gặp khó khăn, đừng ngần ngại tìm kiếm sự giúp đỡ từ người cố vấn hoặc chuyên gia đàm phán.
Ví dụ Thực Tế:
Bạn đang đàm phán với một khách hàng tiềm năng về một dự án phần mềm. Bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và biết rằng giá trị của dự án là 100.000 đô la. Khách hàng đề nghị mức giá 80.000 đô la.
Giữ vững lập trường:
Thay vì ngay lập tức giảm giá, hãy giải thích lý do tại sao dự án của bạn có giá trị 100.000 đô la (ví dụ: kinh nghiệm của bạn, chất lượng sản phẩm, lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được).
Lắng nghe:
Lắng nghe lý do tại sao khách hàng muốn trả ít hơn. Có thể họ có ngân sách hạn chế hoặc có những lo ngại về rủi ro.
Tìm giải pháp:
Thay vì giảm giá, hãy đề xuất các giải pháp khác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng (ví dụ: chia dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn, giảm bớt một số tính năng không cần thiết).
BATNA:
Nếu khách hàng không chịu trả ít nhất 90.000 đô la, bạn sẽ từ chối dự án và tìm kiếm khách hàng khác.
Tóm lại:
Giữ vững lập trường trong đàm phán đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự tự tin, khả năng lắng nghe, và sự linh hoạt. Bằng cách rèn luyện những kỹ năng này, bạn sẽ có thể đạt được kết quả có lợi trong mọi cuộc đàm phán. Chúc bạn thành công!