Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Slack và Microsoft Teams, hai công cụ giao tiếp nội bộ phổ biến nhất hiện nay. Tôi sẽ tập trung vào các tính năng chính và cách tận dụng chúng để tăng hiệu quả làm việc nhóm.
PHẦN 1: SLACK
Slack là gì?
Slack là một nền tảng giao tiếp dựa trên kênh, được thiết kế để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nó cho phép bạn:
Tổ chức cuộc trò chuyện:
Chia sẻ thông tin, ý tưởng và cập nhật trong các kênh chuyên dụng.
Giao tiếp trực tiếp:
Nhắn tin riêng tư cho đồng nghiệp.
Chia sẻ tệp:
Dễ dàng chia sẻ tài liệu, hình ảnh và video.
Tích hợp ứng dụng:
Kết nối với các công cụ khác bạn sử dụng hàng ngày (ví dụ: Google Drive, Trello, Jira).
Tìm kiếm thông tin:
Nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần trong kho lưu trữ tin nhắn.
1. Bắt đầu với Slack
Tham gia không gian làm việc (Workspace):
Bạn sẽ nhận được lời mời tham gia vào workspace Slack của công ty hoặc nhóm của bạn. Làm theo hướng dẫn để tạo tài khoản và tải ứng dụng Slack (desktop hoặc mobile).
Làm quen với giao diện:
Sidebar (Thanh bên):
Nằm ở bên trái, chứa danh sách các kênh (Channels), tin nhắn trực tiếp (Direct Messages), ứng dụng (Apps) và các tùy chọn khác.
Channel/DM window (Cửa sổ kênh/Tin nhắn trực tiếp):
Khu vực chính hiển thị các cuộc trò chuyện.
Header (Tiêu đề):
Nằm ở trên cùng, chứa tên kênh/DM, biểu tượng, thông tin chi tiết và các tùy chọn tìm kiếm, cài đặt.
2. Các tính năng chính của Slack
Kênh (Channels):
Public Channels (Kênh công khai):
Bất kỳ ai trong workspace đều có thể tham gia và xem nội dung. Thường dùng cho các chủ đề chung, thông báo của công ty, hoặc thảo luận mở.
Private Channels (Kênh riêng tư):
Chỉ những thành viên được mời mới có thể tham gia và xem nội dung. Thường dùng cho các dự án cụ thể, nhóm làm việc nhỏ, hoặc thảo luận nhạy cảm.
Tạo kênh:
Nhấp vào dấu “+” bên cạnh “Channels” trong sidebar. Đặt tên kênh (nên ngắn gọn, dễ hiểu), mô tả mục đích của kênh và chọn loại kênh (công khai hoặc riêng tư).
Tham gia kênh:
Tìm kiếm kênh trong danh sách kênh hoặc được mời bởi thành viên khác.
Tin nhắn trực tiếp (Direct Messages – DMs):
Gửi tin nhắn riêng tư cho một hoặc nhiều người.
Sử dụng DM để trò chuyện nhanh, trao đổi thông tin cá nhân, hoặc thảo luận những vấn đề không phù hợp với kênh chung.
Để bắt đầu DM, nhấp vào dấu “+” bên cạnh “Direct Messages” trong sidebar và chọn người bạn muốn nhắn tin.
Nhắn tin và định dạng văn bản:
Nhập tin nhắn vào ô soạn thảo ở dưới cùng của cửa sổ kênh/DM.
Sử dụng các phím tắt định dạng văn bản để làm cho tin nhắn của bạn rõ ràng và dễ đọc hơn:
`*văn bản*`: In đậm
`_văn bản_`: In nghiêng
`~văn bản~`: Gạch ngang
“ `văn bản` “: Mã (inline code)
“`văn bản“`: Khối mã (code block)
`> văn bản`: Trích dẫn
`• văn bản`: Danh sách không có thứ tự
`1. văn bản`: Danh sách có thứ tự
Đề cập (Mentions):
Sử dụng `@tên_người_dùng` để đề cập đến một người cụ thể. Họ sẽ nhận được thông báo. Ví dụ: `@JohnSmith`
Sử dụng `@channel` để thông báo cho tất cả mọi người trong kênh. Hãy sử dụng cẩn thận!
Sử dụng `@here` để thông báo cho những người đang online trong kênh.
Reactions (Phản ứng):
Thêm biểu tượng cảm xúc (emoji) vào tin nhắn để thể hiện cảm xúc, xác nhận đã đọc, hoặc bỏ phiếu nhanh.
Di chuột qua tin nhắn và nhấp vào biểu tượng “Add reaction”.
Threads (Chuỗi):
Khi một cuộc trò chuyện trong kênh trở nên phức tạp, hãy sử dụng threads để giữ cho nó có tổ chức.
Di chuột qua tin nhắn và nhấp vào biểu tượng “Reply in thread”.
Trả lời trong thread sẽ giữ cuộc trò chuyện liên quan lại với nhau và tránh làm lộn xộn kênh chính.
Tìm kiếm (Search):
Sử dụng ô tìm kiếm ở trên cùng để tìm kiếm tin nhắn, tệp, kênh hoặc người dùng.
Sử dụng các bộ lọc để thu hẹp kết quả tìm kiếm (ví dụ: tìm kiếm trong một kênh cụ thể, tìm kiếm theo ngày).
Tệp (Files):
Chia sẻ tệp bằng cách kéo và thả vào cửa sổ kênh/DM hoặc nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) bên cạnh ô soạn thảo.
Xem và tải xuống tệp đã chia sẻ trong tab “Files” của kênh/DM.
Ứng dụng (Apps):
Slack tích hợp với nhiều ứng dụng khác (ví dụ: Google Drive, Trello, Jira, Zoom).
Kết nối các ứng dụng để tự động hóa quy trình làm việc, nhận thông báo và chia sẻ thông tin giữa các công cụ.
Tìm và cài đặt ứng dụng trong Slack App Directory.
Cuộc gọi thoại và video (Voice and Video Calls):
Bắt đầu cuộc gọi thoại hoặc video trực tiếp từ Slack.
Nhấp vào biểu tượng điện thoại hoặc máy quay phim trong cửa sổ kênh/DM.
Workflows (Quy trình làm việc):
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng Workflow Builder. Ví dụ: tạo workflow để thu thập phản hồi, gửi lời nhắc, hoặc tạo báo cáo.
3. Mẹo sử dụng Slack hiệu quả
Sử dụng kênh đúng mục đích:
Chọn kênh phù hợp để đăng tin nhắn của bạn.
Sử dụng threads:
Giữ các cuộc trò chuyện phức tạp có tổ chức.
Sử dụng đề cập một cách khôn ngoan:
Chỉ đề cập đến những người cần thiết.
Sử dụng reactions:
Thể hiện cảm xúc và xác nhận đã đọc.
Tìm kiếm trước khi hỏi:
Đảm bảo câu hỏi của bạn chưa được trả lời trước đó.
Đặt thông báo:
Tùy chỉnh thông báo để không bị làm phiền bởi những tin nhắn không liên quan.
Sử dụng trạng thái (Status):
Cho mọi người biết bạn đang làm gì (ví dụ: “Đang họp”, “AFK”).
Tạo thói quen kiểm tra Slack:
Để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
PHẦN 2: MICROSOFT TEAMS
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác và giao tiếp hợp nhất, là một phần của bộ Microsoft 365. Nó cung cấp các tính năng sau:
Trò chuyện (Chat):
Giao tiếp theo thời gian thực với đồng nghiệp thông qua tin nhắn văn bản, âm thanh và video.
Cuộc họp (Meetings):
Lên lịch và tham gia các cuộc họp trực tuyến với các tính năng như chia sẻ màn hình, ghi âm và bảng trắng.
Gọi điện (Calling):
Thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại thông qua Teams.
Cộng tác (Collaboration):
Chia sẻ và cộng tác trên các tệp Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) trực tiếp trong Teams.
Ứng dụng (Apps):
Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác để mở rộng chức năng của Teams.
Nhóm (Teams):
Tổ chức các kênh trò chuyện và tài liệu xung quanh các dự án, bộ phận hoặc chủ đề cụ thể.
1. Bắt đầu với Microsoft Teams
Đăng nhập:
Sử dụng tài khoản Microsoft 365 của bạn để đăng nhập vào ứng dụng Teams (desktop hoặc web).
Làm quen với giao diện:
Navigation bar (Thanh điều hướng):
Nằm ở bên trái, chứa các biểu tượng cho các tính năng chính: Hoạt động (Activity), Trò chuyện (Chat), Nhóm (Teams), Lịch (Calendar), Cuộc gọi (Calls), Tệp (Files) và Ứng dụng (Apps).
Main window (Cửa sổ chính):
Hiển thị nội dung của tính năng bạn đã chọn (ví dụ: cuộc trò chuyện, danh sách nhóm, lịch).
Command box (Hộp lệnh):
Nằm ở trên cùng, cho phép bạn tìm kiếm, thực hiện các lệnh nhanh, hoặc truy cập các tính năng khác.
2. Các tính năng chính của Microsoft Teams
Nhóm (Teams) và Kênh (Channels):
Teams:
Là một không gian làm việc tập trung, nơi bạn có thể tổ chức các kênh, tệp và ứng dụng liên quan đến một dự án, bộ phận, hoặc chủ đề cụ thể.
Channels:
Là các kênh trò chuyện chuyên dụng trong một nhóm. Mỗi nhóm có một kênh “General” mặc định. Bạn có thể tạo thêm các kênh để thảo luận các chủ đề cụ thể hơn.
Tạo nhóm:
Nhấp vào “Teams” trên thanh điều hướng, sau đó nhấp vào “Join or create a team”. Chọn “Create a team” và làm theo hướng dẫn.
Tham gia nhóm:
Bạn có thể được mời tham gia một nhóm hoặc tìm kiếm các nhóm công khai.
Tạo kênh:
Trong một nhóm, nhấp vào dấu ba chấm (…) bên cạnh tên nhóm và chọn “Add channel”.
Trò chuyện (Chat):
Tin nhắn trực tiếp:
Gửi tin nhắn riêng tư cho một hoặc nhiều người.
Trò chuyện nhóm:
Trò chuyện trong các kênh của nhóm.
Định dạng văn bản:
Sử dụng các tùy chọn định dạng để làm cho tin nhắn của bạn rõ ràng và dễ đọc hơn (in đậm, in nghiêng, gạch ngang, danh sách, v.v.).
Đề cập (Mentions):
Sử dụng `@tên_người_dùng` để đề cập đến một người cụ thể. Họ sẽ nhận được thông báo. Ví dụ: `@JohnSmith`
Tệp (Files):
Chia sẻ tệp bằng cách kéo và thả vào ô soạn thảo hoặc nhấp vào biểu tượng ghim.
Biểu tượng cảm xúc (Emojis), GIF và nhãn dán (Stickers):
Thêm biểu tượng cảm xúc, GIF và nhãn dán để thể hiện cảm xúc và làm cho cuộc trò chuyện thú vị hơn.
Cuộc họp (Meetings):
Lên lịch cuộc họp:
Nhấp vào “Calendar” trên thanh điều hướng, sau đó nhấp vào “New meeting”. Thêm tiêu đề, người tham gia, thời gian và các chi tiết khác.
Tham gia cuộc họp:
Nhấp vào liên kết cuộc họp trong lịch của bạn hoặc trong một kênh trò chuyện.
Tính năng cuộc họp:
Chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp, sử dụng bảng trắng, trò chuyện trong cuộc họp, giơ tay, làm mờ nền.
Gọi điện (Calls):
Thực hiện cuộc gọi:
Nhấp vào “Calls” trên thanh điều hướng, sau đó nhập số điện thoại hoặc tên người bạn muốn gọi.
Nhận cuộc gọi:
Khi có cuộc gọi đến, bạn sẽ nhận được thông báo. Nhấp vào “Accept” để trả lời cuộc gọi.
Tệp (Files):
Lưu trữ và chia sẻ tệp:
Lưu trữ tệp trong tab “Files” của một nhóm hoặc kênh.
Cộng tác trên tệp:
Mở và chỉnh sửa tệp Microsoft Office trực tiếp trong Teams. Nhiều người có thể làm việc trên cùng một tệp cùng một lúc.
Ứng dụng (Apps):
Tích hợp ứng dụng:
Teams tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác (ví dụ: Microsoft Planner, Trello, Jira, YouTube).
Thêm ứng dụng:
Nhấp vào “Apps” trên thanh điều hướng và tìm kiếm ứng dụng bạn muốn thêm.
3. Mẹo sử dụng Microsoft Teams hiệu quả
Sử dụng Teams và Channels có cấu trúc tốt:
Tạo các nhóm và kênh rõ ràng, có mục đích cụ thể.
Sử dụng tính năng @mentions hợp lý:
Chỉ thông báo cho những người cần thiết.
Sử dụng Replies (Trả lời) để duy trì mạch lạc:
Thay vì bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, hãy trả lời các tin nhắn liên quan.
Sử dụng tab Files để chia sẻ tài liệu:
Giúp mọi người dễ dàng tìm thấy các tài liệu liên quan.
Tận dụng các ứng dụng tích hợp:
Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tích hợp các ứng dụng bạn sử dụng thường xuyên.
Sử dụng lịch để lên lịch cuộc họp và đặt lời nhắc:
Đảm bảo mọi người đều biết về các cuộc họp quan trọng.
Sử dụng tính năng trạng thái (Status):
Cho mọi người biết bạn có sẵn sàng hay không.
Kiểm tra Teams thường xuyên:
Để không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
PHẦN 3: SO SÁNH SLACK VÀ MICROSOFT TEAMS
| Tính năng | Slack | Microsoft Teams |
| :————— | :————————————- | :————————————————- |
|
Giá
| Miễn phí (hạn chế), trả phí | Miễn phí (hạn chế), trả phí (trong Microsoft 365) |
|
Giao diện
| Đơn giản, dễ sử dụng | Phức tạp hơn, nhiều tính năng hơn |
|
Tích hợp
| Rộng rãi, nhiều ứng dụng của bên thứ ba | Tích hợp sâu với các sản phẩm Microsoft |
|
Tìm kiếm
| Mạnh mẽ | Tốt, nhưng có thể cần cải thiện thêm |
|
Cuộc gọi video
| Tốt | Tốt hơn, nhiều tính năng hơn |
|
Tệp
| Đơn giản | Tích hợp sâu với SharePoint, OneDrive |
|
Bảo mật
| Tốt | Mạnh mẽ hơn, tuân thủ nhiều tiêu chuẩn hơn |
Lựa chọn công cụ nào?
Slack:
Phù hợp cho các nhóm nhỏ, các công ty khởi nghiệp, hoặc các tổ chức tập trung vào giao tiếp nhanh chóng và linh hoạt.
Microsoft Teams:
Phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, các tổ chức đã sử dụng Microsoft 365, hoặc các nhóm cần cộng tác chặt chẽ trên các tệp Microsoft Office.
KẾT LUẬN
Cả Slack và Microsoft Teams đều là những công cụ giao tiếp nội bộ mạnh mẽ có thể giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và quy trình làm việc của bạn. Hãy thử nghiệm, tìm hiểu các tính năng và tận dụng tối đa để cải thiện giao tiếp và cộng tác trong nhóm của bạn. Chúc bạn thành công!