Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Chat Nội Bộ [Tên Hệ Thống]
Lời mở đầu:
Chào mừng bạn đến với hướng dẫn sử dụng hệ thống chat nội bộ
[Tên Hệ Thống]
. Hệ thống này được thiết kế để giúp bạn giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp một cách hiệu quả và nhanh chóng. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về cách sử dụng các tính năng chính của hệ thống, từ cơ bản đến nâng cao.
Mục lục:
1. Đăng Nhập và Giao Diện Người Dùng
1.1. Đăng Nhập
1.2. Tổng Quan Giao Diện
1.3. Cài Đặt Profile Cá Nhân
2. Các Kênh Giao Tiếp
2.1. Kênh Chung (Public Channels)
2.2. Kênh Riêng (Private Channels)
2.3. Nhắn Tin Trực Tiếp (Direct Messages – DMs)
3. Sử Dụng Tin Nhắn
3.1. Soạn và Gửi Tin Nhắn
3.2. Định Dạng Tin Nhắn (Markdown, Emojis,…)
3.3. Đính Kèm File
3.4. Trả Lời Tin Nhắn
3.5. Đánh Dấu Tin Nhắn Quan Trọng (Pinning, Starring)
3.6. Tìm Kiếm Tin Nhắn
4. Thông Báo (Notifications)
4.1. Cài Đặt Thông Báo
4.2. Quản Lý Thông Báo
5. Tính Năng Nâng Cao
5.1. Gọi Video/Audio
5.2. Chia Sẻ Màn Hình
5.3. Tích Hợp với Ứng Dụng Khác
5.4. Bot và Tự Động Hóa
6. Khắc Phục Sự Cố và Hỗ Trợ
6.1. Các Vấn Đề Thường Gặp
6.2. Liên Hệ Hỗ Trợ
—
1. Đăng Nhập và Giao Diện Người Dùng
1.1. Đăng Nhập:
Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ:
[Địa chỉ URL của hệ thống chat]
Nhập tên đăng nhập (username) và mật khẩu (password) được cung cấp.
(Tùy chọn) Nếu có tính năng “Ghi nhớ đăng nhập”, bạn có thể đánh dấu chọn để lần sau không cần nhập lại thông tin.
Nhấn nút “Đăng Nhập” (Login).
1.2. Tổng Quan Giao Diện:
Thanh Bên Trái (Sidebar):
Danh sách Kênh (Channels):
Liệt kê các kênh chung, kênh riêng mà bạn tham gia.
Danh sách Tin Nhắn Trực Tiếp (Direct Messages):
Liệt kê các cuộc trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp.
Các biểu tượng/nút chức năng:
(Tùy thuộc vào hệ thống)
Tạo Kênh Mới (+)
Tìm Kiếm (Search)
Cài Đặt (Settings)
Trạng Thái (Status)
Khu Vực Trò Chuyện (Chat Area):
Hiển thị nội dung trò chuyện trong kênh hoặc tin nhắn trực tiếp được chọn.
Thanh Soạn Thảo Tin Nhắn (Message Composer):
Nơi bạn nhập và soạn tin nhắn.
Thanh Trên Cùng (Top Bar):
Tên Kênh/Người Dùng:
Hiển thị tên kênh hoặc người dùng bạn đang trò chuyện.
Thông Tin Kênh/Người Dùng:
Truy cập thông tin chi tiết về kênh hoặc người dùng.
Thông Báo (Notifications):
Xem và quản lý thông báo.
Profile Cá Nhân:
Truy cập cài đặt profile và đăng xuất.
1.3. Cài Đặt Profile Cá Nhân:
Nhấp vào biểu tượng profile của bạn ở góc trên cùng bên phải.
Chọn “Chỉnh Sửa Profile” (Edit Profile) hoặc “Cài Đặt” (Settings).
Các thông tin bạn có thể chỉnh sửa:
Ảnh Đại Diện (Avatar):
Tải lên ảnh đại diện.
Tên Hiển Thị (Display Name):
Tên mà người khác sẽ thấy khi bạn gửi tin nhắn.
Tiêu Đề (Title/Position):
Chức danh công việc của bạn.
Giới Thiệu (About Me/Bio):
Một đoạn mô tả ngắn về bạn.
Trạng Thái (Status):
Đặt trạng thái hiện tại của bạn (ví dụ: “Đang làm việc”, “Tạm vắng”, “Họp”).
Thông tin liên hệ (Contact information):
Email, số điện thoại (nếu được cho phép).
Lưu các thay đổi.
—
2. Các Kênh Giao Tiếp
2.1. Kênh Chung (Public Channels):
Là các kênh mở, mọi người trong tổ chức đều có thể tham gia và xem nội dung.
Thường được sử dụng cho các thông báo chung, thảo luận về các dự án lớn, hoặc chia sẻ thông tin quan trọng.
Cách tham gia kênh:
Tìm kiếm kênh trong danh sách hoặc sử dụng chức năng “Tìm Kênh” (Find Channels).
Nhấp vào tên kênh để xem nội dung.
Nhấp vào nút “Tham Gia” (Join) để tham gia kênh (nếu bạn chưa là thành viên).
2.2. Kênh Riêng (Private Channels):
Là các kênh chỉ dành cho một nhóm người được mời.
Thường được sử dụng cho các dự án nhỏ, thảo luận riêng tư, hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm.
Cách tham gia kênh:
Bạn cần được người quản lý kênh mời vào.
Khi được mời, bạn sẽ nhận được thông báo và có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời.
2.3. Nhắn Tin Trực Tiếp (Direct Messages – DMs):
Cho phép bạn trò chuyện riêng tư với một người cụ thể.
Cách bắt đầu tin nhắn trực tiếp:
Tìm kiếm tên người bạn muốn nhắn tin trong danh sách hoặc sử dụng chức năng “Tìm Kiếm”.
Nhấp vào tên người đó để mở cửa sổ trò chuyện.
—
3. Sử Dụng Tin Nhắn
3.1. Soạn và Gửi Tin Nhắn:
Nhấp vào thanh soạn thảo tin nhắn (Message Composer) ở dưới cùng của khu vực trò chuyện.
Nhập nội dung tin nhắn của bạn.
Nhấn phím Enter (hoặc nút “Gửi”) để gửi tin nhắn.
3.2. Định Dạng Tin Nhắn (Markdown, Emojis,…):
Hệ thống
[Tên Hệ Thống]
hỗ trợ định dạng tin nhắn bằng
Markdown
và
Emojis
để giúp bạn diễn đạt ý tưởng rõ ràng và sinh động hơn.
Ví dụ về Markdown:
`*in nghiêng*`: *in nghiêng*
`
in đậm
`:
in đậm
`
in đậm và nghiêng
*`:
in đậm và nghiêng
*
“ `code` “: `code`
`> trích dẫn`: > trích dẫn
`- danh sách không thứ tự`:
danh sách không thứ tự
`1. danh sách có thứ tự`:
1. danh sách có thứ tự
Emojis:
Sử dụng bàn phím emoji của bạn hoặc nhấp vào biểu tượng emoji (thường là hình mặt cười) trong thanh soạn thảo để chèn emoji.
3.3. Đính Kèm File:
Nhấp vào biểu tượng đính kèm file (thường là hình kẹp giấy) trong thanh soạn thảo.
Chọn file bạn muốn đính kèm từ máy tính của bạn.
File sẽ được tải lên và hiển thị trong tin nhắn.
Bạn có thể thêm mô tả cho file đính kèm trước khi gửi.
3.4. Trả Lời Tin Nhắn:
Trả lời trực tiếp (Reply):
Di chuột qua tin nhắn bạn muốn trả lời và nhấp vào biểu tượng “Trả Lời” (Reply). Tin nhắn của bạn sẽ được hiển thị dưới tin nhắn gốc và thông báo sẽ được gửi đến người gửi tin nhắn gốc.
Đề cập (Mention):
Sử dụng ký tự `@` (ví dụ: `@tennguoidung`) để đề cập đến một người cụ thể trong tin nhắn. Người được đề cập sẽ nhận được thông báo.
3.5. Đánh Dấu Tin Nhắn Quan Trọng (Pinning, Starring):
Ghim tin nhắn (Pinning):
Người quản lý kênh có thể ghim tin nhắn quan trọng lên đầu kênh để mọi người dễ dàng nhìn thấy.
Đánh dấu sao (Starring):
Bạn có thể đánh dấu sao những tin nhắn quan trọng để dễ dàng tìm lại sau này.
Di chuột qua tin nhắn và nhấp vào biểu tượng “Ngôi Sao” (Star).
Để xem các tin nhắn đã đánh dấu sao, tìm kiếm chức năng “Tin Nhắn Đã Đánh Dấu Sao” (Starred Messages) trong hệ thống.
3.6. Tìm Kiếm Tin Nhắn:
Sử dụng thanh tìm kiếm (Search Bar) ở phía trên cùng hoặc bên trái của giao diện.
Nhập từ khóa, cụm từ, tên người dùng, hoặc tên kênh để tìm kiếm.
Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để thu hẹp kết quả tìm kiếm (ví dụ: tìm kiếm trong một kênh cụ thể, tìm kiếm tin nhắn từ một người dùng cụ thể, tìm kiếm trong một khoảng thời gian cụ thể).
—
4. Thông Báo (Notifications)
4.1. Cài Đặt Thông Báo:
Truy cập vào cài đặt profile của bạn (như đã hướng dẫn ở mục 1.3).
Tìm phần “Thông Báo” (Notifications) hoặc “Cài Đặt Thông Báo” (Notification Settings).
Các tùy chọn thông báo bạn có thể chỉnh sửa:
Thông báo cho tất cả tin nhắn:
Nhận thông báo cho mọi tin nhắn trong các kênh bạn tham gia và tin nhắn trực tiếp.
Thông báo khi được đề cập:
Nhận thông báo chỉ khi bạn được đề cập trực tiếp (@tennguoidung).
Tắt thông báo:
Tắt tất cả thông báo.
Thông báo cho từ khóa:
Nhận thông báo khi một từ khóa cụ thể được sử dụng trong một kênh hoặc tin nhắn trực tiếp.
Âm thanh thông báo (Notification sound):
Chọn âm thanh thông báo bạn muốn sử dụng.
Thông báo trên desktop (Desktop notifications):
Cho phép hiển thị thông báo trên màn hình desktop của bạn.
Thông báo qua email (Email notifications):
Nhận thông báo qua email.
4.2. Quản Lý Thông Báo:
Nhấp vào biểu tượng “Thông Báo” (Notifications) ở phía trên cùng của giao diện.
Xem danh sách các thông báo chưa đọc.
Đánh dấu “Đã đọc” (Read) cho các thông báo bạn đã xem.
Xóa các thông báo không cần thiết.
—
5. Tính Năng Nâng Cao
5.1. Gọi Video/Audio:
Nếu hệ thống
[Tên Hệ Thống]
hỗ trợ gọi video/audio, bạn sẽ thấy biểu tượng máy quay phim hoặc điện thoại trong cửa sổ trò chuyện.
Nhấp vào biểu tượng này để bắt đầu cuộc gọi.
Bạn có thể chia sẻ màn hình trong cuộc gọi.
5.2. Chia Sẻ Màn Hình:
Trong cuộc gọi video/audio (nếu được hỗ trợ), bạn sẽ thấy biểu tượng “Chia Sẻ Màn Hình” (Share Screen).
Nhấp vào biểu tượng này để chọn màn hình hoặc ứng dụng bạn muốn chia sẻ.
5.3. Tích Hợp với Ứng Dụng Khác:
Hệ thống
[Tên Hệ Thống]
có thể tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive, Trello, Jira, v.v. để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Xem danh sách các ứng dụng đã được tích hợp trong cài đặt của hệ thống.
Kết nối tài khoản của bạn với các ứng dụng này để sử dụng các tính năng tích hợp.
5.4. Bot và Tự Động Hóa:
Một số hệ thống chat hỗ trợ bot để tự động hóa các tác vụ, ví dụ: gửi thông báo, tạo lịch họp, hoặc trả lời các câu hỏi thường gặp.
Tìm hiểu về các bot có sẵn và cách sử dụng chúng trong tài liệu của hệ thống hoặc liên hệ với bộ phận IT.
—
6. Khắc Phục Sự Cố và Hỗ Trợ
6.1. Các Vấn Đề Thường Gặp:
Không thể đăng nhập:
Kiểm tra lại tên đăng nhập và mật khẩu, đảm bảo Caps Lock không được bật. Liên hệ với bộ phận IT nếu bạn quên mật khẩu.
Không nhận được thông báo:
Kiểm tra cài đặt thông báo của bạn, đảm bảo bạn đã bật thông báo cho các kênh và tin nhắn bạn muốn nhận.
Không thể gửi tin nhắn:
Kiểm tra kết nối internet của bạn.
Không thể đính kèm file:
Kiểm tra kích thước file, đảm bảo nó không vượt quá giới hạn cho phép.
Vấn đề khác:
Tìm kiếm trong tài liệu của hệ thống hoặc liên hệ với bộ phận IT.
6.2. Liên Hệ Hỗ Trợ:
Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào không thể tự giải quyết, hãy liên hệ với bộ phận IT hoặc người quản lý hệ thống theo thông tin sau:
Email:
[Địa chỉ email hỗ trợ]
Số điện thoại:
[Số điện thoại hỗ trợ]
Kênh hỗ trợ:
[Tên kênh hỗ trợ trên hệ thống chat]
—
Kết luận:
Hy vọng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết để sử dụng hệ thống chat nội bộ
[Tên Hệ Thống]
một cách hiệu quả. Hãy khám phá thêm các tính năng khác của hệ thống và sử dụng nó để cải thiện giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp. Chúc bạn thành công!