Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các công cụ tạo và chỉnh sửa tài liệu phổ biến, bao gồm Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides) và Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Tôi sẽ tập trung vào các tính năng cốt lõi và quan trọng nhất.
I. Google Workspace (Miễn phí, dựa trên đám mây)
Google Workspace là một bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu một cách dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
1. Google Docs (Tương tự Microsoft Word):
Tạo Tài Liệu Mới:
Truy cập Google Drive (drive.google.com).
Nhấp vào nút “+ Mới” (New).
Chọn “Google Tài liệu” (Google Docs).
Bạn có thể chọn tạo tài liệu trống hoặc từ mẫu.
Giao Diện Người Dùng:
Thanh Menu:
Chứa các lệnh như “Tệp” (File), “Chỉnh sửa” (Edit), “Xem” (View), “Chèn” (Insert), “Định dạng” (Format), “Công cụ” (Tools), “Tiện ích mở rộng” (Extensions), “Trợ giúp” (Help).
Thanh Công Cụ:
Chứa các biểu tượng truy cập nhanh cho các chức năng phổ biến như phông chữ, kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn lề, danh sách, v.v.
Vùng Soạn Thảo:
Khu vực chính để nhập và chỉnh sửa văn bản.
Các Tính Năng Chính:
Nhập và Định Dạng Văn Bản:
Nhập văn bản trực tiếp vào vùng soạn thảo.
Sử dụng thanh công cụ hoặc menu “Định dạng” để thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ, căn lề, v.v.
Sử dụng các kiểu đoạn văn (heading, paragraph, title) để cấu trúc tài liệu.
Chèn Đối Tượng:
Hình ảnh:
Chèn từ máy tính, web, Google Drive, Google Photos, hoặc chụp ảnh trực tiếp.
Bảng:
Tạo và chỉnh sửa bảng với số lượng hàng và cột tùy chỉnh.
Biểu đồ:
Chèn biểu đồ từ Google Sheets.
Đường kẻ ngang:
Phân chia các phần của tài liệu.
Ký tự đặc biệt:
Chèn các ký tự không có trên bàn phím.
Tiêu đề trang và chân trang:
Thêm thông tin lặp lại ở đầu và cuối mỗi trang.
Số trang:
Tự động đánh số trang.
Liên kết:
Tạo liên kết đến các trang web hoặc các phần khác trong tài liệu.
Kiểm Tra Chính Tả và Ngữ Pháp:
Google Docs tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp khi bạn nhập liệu.
Bạn có thể nhấp chuột phải vào các từ được gạch chân để xem gợi ý sửa lỗi.
Sử dụng “Công cụ” > “Chính tả và ngữ pháp” để kiểm tra toàn bộ tài liệu.
Cộng Tác:
Nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) ở góc trên bên phải.
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu.
Chọn quyền truy cập (Chỉ xem, Nhận xét, Chỉnh sửa).
Gửi lời mời.
Bạn và những người được chia sẻ có thể cùng làm việc trên tài liệu trong thời gian thực.
Sử dụng tính năng nhận xét (comment) để thảo luận và đưa ra phản hồi.
Lịch Sử Phiên Bản:
“Tệp” (File) > “Lịch sử phiên bản” (Version history) > “Xem lịch sử phiên bản” (See version history).
Xem các phiên bản trước đây của tài liệu và khôi phục về một phiên bản cụ thể.
Tải Xuống:
“Tệp” (File) > “Tải xuống” (Download).
Chọn định dạng tệp (ví dụ: Microsoft Word (.docx), PDF, Text (.txt)).
2. Google Sheets (Tương tự Microsoft Excel):
Tạo Bảng Tính Mới:
Truy cập Google Drive (drive.google.com).
Nhấp vào nút “+ Mới” (New).
Chọn “Google Trang tính” (Google Sheets).
Bạn có thể chọn tạo bảng tính trống hoặc từ mẫu.
Giao Diện Người Dùng:
Thanh Menu:
Tương tự như Google Docs, nhưng có thêm các lệnh liên quan đến bảng tính như “Dữ liệu” (Data) và “Công cụ” (Tools).
Thanh Công Cụ:
Các biểu tượng truy cập nhanh cho các chức năng như phông chữ, kích thước chữ, in đậm, căn lề, định dạng số, v.v.
Thanh Công Thức:
Nơi bạn nhập công thức và hàm để tính toán.
Lưới Ô:
Khu vực chính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
Các Tính Năng Chính:
Nhập và Định Dạng Dữ Liệu:
Nhập dữ liệu vào các ô (cells).
Sử dụng thanh công cụ hoặc menu “Định dạng” để thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ, căn lề, định dạng số (ví dụ: tiền tệ, phần trăm, ngày tháng).
Sử dụng tính năng “Định dạng có điều kiện” (Conditional formatting) để làm nổi bật các ô dựa trên các quy tắc cụ thể.
Công Thức và Hàm:
Bắt đầu bằng dấu bằng (=).
Sử dụng các toán tử (+, -, *, /, ^) và các hàm tích hợp sẵn (SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, IF, VLOOKUP, etc.).
Ví dụ: `=SUM(A1:A10)` tính tổng các giá trị trong các ô từ A1 đến A10.
Biểu Đồ:
Chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào biểu đồ.
“Chèn” (Insert) > “Biểu đồ” (Chart).
Chọn loại biểu đồ phù hợp (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn).
Tùy chỉnh biểu đồ (tiêu đề, trục, chú giải, màu sắc).
Bộ Lọc:
Chọn dữ liệu bạn muốn lọc.
“Dữ liệu” (Data) > “Tạo bộ lọc” (Create a filter).
Sử dụng các biểu tượng bộ lọc để lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Sắp Xếp:
Chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
“Dữ liệu” (Data) > “Sắp xếp dải ô” (Sort range).
Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo và thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần).
Cộng Tác:
Tương tự như Google Docs.
Lịch Sử Phiên Bản:
Tương tự như Google Docs.
Tải Xuống:
Tương tự như Google Docs (có thêm các định dạng như .xlsx, .csv).
3. Google Slides (Tương tự Microsoft PowerPoint):
Tạo Bài Thuyết Trình Mới:
Truy cập Google Drive (drive.google.com).
Nhấp vào nút “+ Mới” (New).
Chọn “Google Trang trình bày” (Google Slides).
Bạn có thể chọn tạo bản trình bày trống hoặc từ mẫu.
Giao Diện Người Dùng:
Thanh Menu:
Tương tự như Google Docs, nhưng có thêm các lệnh liên quan đến trình bày như “Trình bày” (Slide).
Thanh Công Cụ:
Các biểu tượng truy cập nhanh cho các chức năng như phông chữ, kích thước chữ, in đậm, căn lề, chèn hình ảnh, v.v.
Khung Xem Trước:
Hiển thị các slide trong bản trình bày.
Vùng Soạn Thảo Slide:
Nơi bạn thiết kế nội dung của từng slide.
Các Tính Năng Chính:
Thêm và Sắp Xếp Slide:
Nhấp vào nút “+” trên thanh công cụ để thêm slide mới.
Kéo và thả các slide trong khung xem trước để thay đổi thứ tự.
Chọn bố cục slide (layout) phù hợp từ menu “Bố cục” (Layout).
Chèn Văn Bản, Hình Ảnh và Đa Phương Tiện:
Sử dụng hộp văn bản (text box) để nhập văn bản.
Chèn hình ảnh từ máy tính, web, Google Drive, Google Photos, hoặc chụp ảnh trực tiếp.
Chèn video từ YouTube hoặc Google Drive.
Chèn âm thanh.
Thiết Kế Slide:
Chọn chủ đề (theme) để áp dụng một bộ màu sắc và phông chữ nhất quán cho toàn bộ bản trình bày.
Tùy chỉnh nền (background) của slide.
Sử dụng các hình dạng và biểu tượng (shapes and icons) để trang trí slide.
Hiệu Ứng Chuyển Động (Transitions) và Hoạt Hình (Animations):
Chuyển động:
Áp dụng hiệu ứng chuyển động giữa các slide. Chọn một slide, sau đó chọn “Trình bày” > “Chuyển đổi”.
Hoạt hình:
Thêm hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trên slide. Chọn một đối tượng, sau đó chọn “Chèn” > “Hoạt ảnh”.
Ghi Chú Diễn Giả (Speaker Notes):
Thêm ghi chú cho mỗi slide để giúp bạn trình bày.
Ghi chú diễn giả chỉ hiển thị cho bạn trong chế độ trình bày.
Trình Bày:
Nhấp vào nút “Trình bày” (Present) ở góc trên bên phải.
Sử dụng các phím mũi tên hoặc chuột để chuyển đổi giữa các slide.
Sử dụng bút laser ảo (virtual laser pointer) để thu hút sự chú ý của khán giả.
Cộng Tác:
Tương tự như Google Docs.
Lịch Sử Phiên Bản:
Tương tự như Google Docs.
Tải Xuống:
Tương tự như Google Docs (có thêm định dạng .pptx).
II. Microsoft Office (Yêu cầu trả phí, cài đặt trên máy tính)
Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng phổ biến, được cài đặt trực tiếp trên máy tính của bạn. Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ và toàn diện cho việc tạo và chỉnh sửa tài liệu.
1. Microsoft Word:
Tạo Tài Liệu Mới:
Khởi động Microsoft Word.
Chọn “Blank document” để tạo tài liệu trống hoặc chọn từ các mẫu có sẵn.
Giao Diện Người Dùng:
Ribbon:
Thay thế cho thanh menu truyền thống, Ribbon chứa các tab (File, Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View) với các nhóm lệnh liên quan.
Thanh Công Cụ Truy Cập Nhanh:
Cho phép bạn thêm các lệnh thường dùng để truy cập nhanh.
Vùng Soạn Thảo:
Khu vực chính để nhập và chỉnh sửa văn bản.
Các Tính Năng Chính:
Nhập và Định Dạng Văn Bản:
Tương tự như Google Docs, nhưng có nhiều tùy chọn định dạng nâng cao hơn.
Chèn Đối Tượng:
Tương tự như Google Docs, với nhiều tùy chọn hơn cho hình ảnh, biểu đồ, và các đối tượng khác.
Kiểm Tra Chính Tả và Ngữ Pháp:
Tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp mạnh mẽ hơn, với nhiều tùy chọn tùy chỉnh.
Định Dạng Trang (Page Layout):
Thiết lập lề trang (margins), kích thước trang (page size), hướng trang (portrait or landscape).
Thêm cột (columns) để tạo bố cục phức tạp.
Sử dụng ngắt trang (page breaks) và ngắt đoạn (section breaks) để kiểm soát bố cục.
Bảng Mục Lục (Table of Contents):
Tạo bảng mục lục tự động dựa trên các kiểu tiêu đề (heading styles).
Tự động cập nhật khi bạn thay đổi nội dung tài liệu.
Chú Thích Cuối Trang và Chú Thích Tham Khảo (Footnotes and Endnotes):
Thêm chú thích ở cuối trang hoặc cuối tài liệu.
Quản lý chú thích tham khảo theo các phong cách trích dẫn khác nhau (ví dụ: APA, MLA).
Trộn Thư (Mail Merge):
Tạo các tài liệu hàng loạt (ví dụ: thư, phong bì, nhãn) bằng cách kết hợp một tài liệu mẫu với một nguồn dữ liệu (ví dụ: danh sách liên hệ trong Excel).
Theo Dõi Thay Đổi (Track Changes):
Theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu.
Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.
So sánh hai phiên bản của một tài liệu.
Bảo Vệ Tài Liệu (Protect Document):
Đặt mật khẩu để hạn chế quyền truy cập hoặc chỉnh sửa.
Hạn chế định dạng và chỉnh sửa.
Lưu và Chia Sẻ:
Lưu tài liệu vào máy tính của bạn hoặc lên OneDrive (dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft).
Chia sẻ tài liệu với người khác qua email hoặc liên kết.
2. Microsoft Excel:
Tạo Bảng Tính Mới:
Khởi động Microsoft Excel.
Chọn “Blank workbook” để tạo bảng tính trống hoặc chọn từ các mẫu có sẵn.
Giao Diện Người Dùng:
Ribbon:
Tương tự như Word, nhưng các tab và lệnh liên quan đến bảng tính.
Thanh Công Thức:
Nơi bạn nhập công thức và hàm để tính toán.
Lưới Ô:
Khu vực chính để nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
Các Tính Năng Chính:
Nhập và Định Dạng Dữ Liệu:
Tương tự như Google Sheets, nhưng có nhiều tùy chọn định dạng nâng cao hơn.
Công Thức và Hàm:
Tương tự như Google Sheets, với một thư viện hàm phong phú hơn.
Biểu Đồ:
Tương tự như Google Sheets, với nhiều loại biểu đồ và tùy chọn tùy chỉnh hơn.
Phân Tích Dữ Liệu (Data Analysis):
Sử dụng các công cụ như PivotTable để tóm tắt và phân tích dữ liệu lớn.
Sử dụng các hàm thống kê để tính toán các giá trị thống kê (ví dụ: trung bình, độ lệch chuẩn, phương sai).
Sử dụng các công cụ dự báo (forecasting) để dự đoán các giá trị tương lai.
Power Query:
Kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (ví dụ: tệp CSV, cơ sở dữ liệu, trang web).
Làm sạch và biến đổi dữ liệu trước khi phân tích.
Tự động hóa quá trình nhập và xử lý dữ liệu.
VBA (Visual Basic for Applications):
Sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Tạo các hàm và macro tùy chỉnh.
Bảo Vệ Bảng Tính (Protect Worksheet):
Đặt mật khẩu để hạn chế quyền truy cập hoặc chỉnh sửa.
Hạn chế định dạng và chỉnh sửa ô.
Lưu và Chia Sẻ:
Tương tự như Word.
3. Microsoft PowerPoint:
Tạo Bài Thuyết Trình Mới:
Khởi động Microsoft PowerPoint.
Chọn “Blank Presentation” để tạo bản trình bày trống hoặc chọn từ các mẫu có sẵn.
Giao Diện Người Dùng:
Ribbon:
Tương tự như Word, nhưng các tab và lệnh liên quan đến trình bày.
Khung Xem Trước:
Hiển thị các slide trong bản trình bày.
Vùng Soạn Thảo Slide:
Nơi bạn thiết kế nội dung của từng slide.
Các Tính Năng Chính:
Thêm và Sắp Xếp Slide:
Tương tự như Google Slides, nhưng có nhiều bố cục slide và tùy chọn tùy chỉnh hơn.
Chèn Văn Bản, Hình Ảnh và Đa Phương Tiện:
Tương tự như Google Slides, với nhiều tùy chọn hơn cho hoạt ảnh và hiệu ứng.
Thiết Kế Slide:
Tương tự như Google Slides, với nhiều chủ đề và tùy chọn tùy chỉnh nền hơn.
Hiệu Ứng Chuyển Động (Transitions) và Hoạt Hình (Animations):
Tương tự như Google Slides, nhưng có nhiều hiệu ứng và tùy chọn tùy chỉnh hơn.
Ghi Chú Diễn Giả (Speaker Notes):
Tương tự như Google Slides.
Chế Độ Trình Bày (Presenter View):
Hiển thị ghi chú diễn giả, thời gian và các công cụ khác trên màn hình của bạn trong khi khán giả chỉ nhìn thấy slide trình bày.
Sử dụng bút laser ảo, bút đánh dấu và các công cụ khác để thu hút sự chú ý của khán giả.
Ghi Âm Trình Bày (Record Slide Show):
Ghi âm giọng nói và video của bạn khi trình bày.
Tạo các bản trình bày tự động phát.
Xuất Video (Export to Video):
Chuyển đổi bản trình bày thành một video.
Chọn độ phân giải và định dạng video.
Lưu và Chia Sẻ:
Tương tự như Word.
III. So Sánh Google Workspace và Microsoft Office:
| Tính Năng | Google Workspace | Microsoft Office |
| ————— | ——————————————————————————————————————————————— | ——————————————————————————————————————————————— |
|
Chi phí
| Miễn phí (bản cơ bản), trả phí cho các tính năng nâng cao và dung lượng lưu trữ lớn hơn. | Trả phí (mua một lần hoặc đăng ký hàng năm). |
|
Nền tảng
| Dựa trên đám mây (truy cập qua trình duyệt web), có ứng dụng di động. | Cài đặt trên máy tính, có ứng dụng web và di động hạn chế. |
|
Cộng tác
| Rất tốt (cộng tác thời gian thực, dễ dàng chia sẻ và nhận xét). | Tốt (cộng tác thông qua OneDrive hoặc SharePoint, nhưng có thể phức tạp hơn Google Workspace). |
|
Tính năng
| Đủ cho nhu cầu sử dụng thông thường, dễ sử dụng. | Mạnh mẽ và toàn diện, nhiều tính năng nâng cao. |
|
Khả năng ngoại tuyến
| Hạn chế (cần có kết nối internet để sử dụng đầy đủ, có thể chỉnh sửa một số tệp ngoại tuyến). | Tốt (có thể sử dụng đầy đủ các tính năng khi không có kết nối internet). |
|
Tích hợp
| Tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Google (Gmail, Drive, Calendar, etc.). | Tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Microsoft (OneDrive, SharePoint, Teams, etc.). |
|
Tính di động
| Cao (truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet). | Trung bình (cần cài đặt ứng dụng trên các thiết bị). |
Lời Khuyên:
Google Workspace:
Phù hợp cho những người cần cộng tác thường xuyên, làm việc trên nhiều thiết bị và không muốn trả phí.
Microsoft Office:
Phù hợp cho những người cần các tính năng nâng cao, làm việc chủ yếu trên máy tính để bàn và không cần cộng tác thường xuyên.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn! Hãy thử nghiệm với các công cụ khác nhau để tìm ra công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Chúc bạn thành công!