Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách tạo và quản lý chữ ký email chuyên nghiệp một cách chi tiết nhất. Bài hướng dẫn này sẽ bao gồm:
1. Tại sao cần có chữ ký email chuyên nghiệp?
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp:
Chữ ký email là một phần của thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉn chu trong giao tiếp.
Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ:
Người nhận dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, địa chỉ, website, mạng xã hội…) mà không cần phải tìm kiếm trong nội dung email.
Tăng cường nhận diện thương hiệu:
Sử dụng logo, màu sắc, font chữ đồng nhất với thương hiệu giúp tăng khả năng nhận diện và ghi nhớ.
Tiết kiệm thời gian:
Bạn không cần phải gõ lại thông tin liên hệ mỗi khi gửi email.
Marketing:
Chữ ký email có thể được sử dụng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, sự kiện hoặc nội dung mới.
2. Các yếu tố cần có trong chữ ký email chuyên nghiệp:
Tên đầy đủ:
Luôn bắt đầu với tên đầy đủ của bạn.
Chức danh/Vị trí:
Cho biết vai trò của bạn trong công ty hoặc tổ chức.
Tên công ty/Tổ chức:
Đề cập đến nơi bạn đang làm việc.
Thông tin liên hệ:
Số điện thoại (di động và/hoặc văn phòng)
Địa chỉ email (mặc dù người nhận đã có, nhưng vẫn nên đưa vào)
Địa chỉ website
Logo công ty (nếu có):
Sử dụng logo có kích thước phù hợp, không quá lớn.
Liên kết mạng xã hội (tùy chọn):
Nếu bạn muốn người nhận kết nối với bạn trên các mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn, Twitter…).
Khuyến mại/Thông báo (tùy chọn):
Có thể thêm một dòng ngắn gọn về chương trình khuyến mại, sự kiện hoặc thông báo quan trọng.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm (Disclaimer) (tùy chọn):
Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, thường bao gồm các điều khoản bảo mật, quyền riêng tư hoặc trách nhiệm pháp lý.
3. Các công cụ tạo và quản lý chữ ký email chuyên nghiệp:
Chúng ta sẽ chia thành hai nhóm:
Công cụ miễn phí (Free):
Thường có các tính năng cơ bản, phù hợp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
Công cụ trả phí (Paid):
Cung cấp nhiều tính năng nâng cao, khả năng tùy biến cao, quản lý tập trung, phù hợp cho doanh nghiệp lớn.
3.1. Công cụ miễn phí:
MySignature (mysignature.io):
Ưu điểm:
Giao diện trực quan, dễ sử dụng, nhiều mẫu chữ ký đẹp mắt, tích hợp sẵn các biểu tượng mạng xã hội.
Nhược điểm:
Phiên bản miễn phí có giới hạn số lượng chữ ký và tính năng.
Cách sử dụng:
1. Truy cập mysignature.io.
2. Chọn một mẫu chữ ký hoặc bắt đầu từ mẫu trống.
3. Điền thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, logo, mạng xã hội.
4. Tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước.
5. Sao chép chữ ký và dán vào cài đặt email của bạn.
HubSpot Email Signature Generator (hubspot.com/email-signature-generator):
Ưu điểm:
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, miễn phí hoàn toàn, không yêu cầu đăng ký.
Nhược điểm:
Ít mẫu hơn so với MySignature, tính năng tùy biến hạn chế.
Cách sử dụng:
1. Truy cập hubspot.com/email-signature-generator.
2. Điền thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, logo, mạng xã hội.
3. Chọn một mẫu chữ ký.
4. Tùy chỉnh màu sắc.
5. Sao chép chữ ký và dán vào cài đặt email của bạn.
WiseStamp Free Email Signature Generator (wisestamp.com/email-signature/free-email-signature-generator/):
Ưu điểm:
Nhiều mẫu đẹp, dễ sử dụng, tích hợp các biểu tượng mạng xã hội và nút kêu gọi hành động (call-to-action).
Nhược điểm:
Phiên bản miễn phí có watermark (logo WiseStamp) ở cuối chữ ký.
Cách sử dụng:
1. Truy cập wisestamp.com/email-signature/free-email-signature-generator/.
2. Chọn một mẫu chữ ký.
3. Điền thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, logo, mạng xã hội.
4. Tùy chỉnh màu sắc, font chữ.
5. Sao chép chữ ký và dán vào cài đặt email của bạn.
Designhill Email Signature Generator (designhill.com/tools/email-signature-generator):
Ưu điểm:
Giao diện trực quan, nhiều mẫu để lựa chọn, tùy chỉnh dễ dàng.
Nhược điểm:
Yêu cầu đăng ký tài khoản.
Cách sử dụng:
1. Truy cập designhill.com/tools/email-signature-generator.
2. Đăng ký tài khoản.
3. Chọn một mẫu chữ ký.
4. Điền thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, logo, mạng xã hội.
5. Tùy chỉnh màu sắc, font chữ.
6. Sao chép chữ ký và dán vào cài đặt email của bạn.
Manually (Sử dụng trình soạn thảo văn bản hoặc HTML):
Ưu điểm:
Hoàn toàn miễn phí, bạn có toàn quyền kiểm soát thiết kế.
Nhược điểm:
Đòi hỏi kiến thức về HTML hoặc kỹ năng thiết kế cơ bản, tốn thời gian.
Cách sử dụng:
1. Sử dụng trình soạn thảo văn bản (Notepad, TextEdit) hoặc trình soạn thảo HTML (Visual Studio Code, Sublime Text).
2. Viết mã HTML cho chữ ký của bạn.
3. Sử dụng CSS để định dạng kiểu chữ, màu sắc, bố cục.
4. Kiểm tra hiển thị trên nhiều trình duyệt và thiết bị khác nhau.
5. Sao chép mã HTML và dán vào cài đặt email của bạn (thường yêu cầu chọn “HTML signature”).
3.2. Công cụ trả phí:
WiseStamp (wisestamp.com):
Ưu điểm:
Nhiều tính năng nâng cao, quản lý tập trung, tích hợp CRM, thống kê hiệu quả, loại bỏ watermark.
Nhược điểm:
Chi phí.
Phù hợp:
Doanh nghiệp vừa và lớn.
Exclaimer (exclaimer.com):
Ưu điểm:
Giải pháp hàng đầu cho quản lý chữ ký email doanh nghiệp, khả năng tùy biến cao, tích hợp Active Directory, tuân thủ pháp luật.
Nhược điểm:
Chi phí cao.
Phù hợp:
Doanh nghiệp lớn, yêu cầu tính bảo mật và tuân thủ cao.
SignatureSatori (signaturesatori.com):
Ưu điểm:
Dễ sử dụng, tích hợp với Google Workspace và Microsoft 365, tạo chữ ký đồng bộ cho toàn công ty.
Nhược điểm:
Chi phí.
Phù hợp:
Doanh nghiệp sử dụng Google Workspace hoặc Microsoft 365.
Stripo.email:
Mặc dù chủ yếu là trình tạo email marketing, Stripo cũng có tính năng tạo chữ ký email đẹp và chuyên nghiệp với khả năng tùy chỉnh cao.
4. Cách thêm chữ ký email vào các ứng dụng email phổ biến:
Gmail:
1. Mở Gmail.
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải.
3. Chọn “Xem tất cả tùy chọn cài đặt”.
4. Cuộn xuống phần “Chữ ký”.
5. Chọn tài khoản email bạn muốn thêm chữ ký (nếu có nhiều tài khoản).
6. Dán chữ ký vào hộp văn bản.
7. Tùy chỉnh các tùy chọn (vị trí chữ ký, sử dụng chữ ký cho email mới và trả lời).
8. Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào “Lưu thay đổi”.
Outlook (Desktop):
1. Mở Outlook.
2. Nhấp vào “Tệp” > “Tùy chọn” > “Thư”.
3. Nhấp vào “Chữ ký…”.
4. Nhấp vào “Mới” để tạo chữ ký mới.
5. Đặt tên cho chữ ký.
6. Dán chữ ký vào hộp văn bản.
7. Tùy chỉnh các tùy chọn (chữ ký mặc định cho email mới và trả lời).
8. Nhấp vào “OK” để lưu.
Outlook (Web):
1. Mở Outlook trên web.
2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải.
3. Chọn “Xem tất cả cài đặt Outlook”.
4. Chọn “Thư” > “Soạn và trả lời”.
5. Dán chữ ký vào hộp văn bản trong phần “Chữ ký email”.
6. Tùy chỉnh các tùy chọn (chữ ký mặc định cho email mới và trả lời).
7. Nhấp vào “Lưu”.
Apple Mail:
1. Mở ứng dụng Mail.
2. Nhấp vào “Mail” > “Tùy chọn”.
3. Chọn tab “Chữ ký”.
4. Nhấp vào biểu tượng “+” để tạo chữ ký mới.
5. Đặt tên cho chữ ký.
6. Dán chữ ký vào hộp văn bản.
7. Chọn tài khoản email bạn muốn sử dụng chữ ký này.
8. Đóng cửa sổ Tùy chọn.
5. Mẹo và lưu ý quan trọng:
Sử dụng hình ảnh có kích thước tối ưu:
Hình ảnh logo hoặc banner nên được nén để giảm kích thước tệp, tránh làm chậm quá trình tải email.
Kiểm tra hiển thị trên nhiều thiết bị và trình duyệt:
Đảm bảo chữ ký hiển thị tốt trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng và các trình duyệt khác nhau.
Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc và font chữ:
Giữ cho chữ ký đơn giản, dễ đọc và chuyên nghiệp.
Đảm bảo các liên kết hoạt động chính xác:
Kiểm tra kỹ các liên kết đến website, mạng xã hội, email…
Cập nhật chữ ký thường xuyên:
Thông tin liên hệ, chức danh, logo, chương trình khuyến mại có thể thay đổi, vì vậy hãy cập nhật chữ ký định kỳ.
Tuân thủ quy định pháp luật:
Nếu bạn sử dụng chữ ký email cho mục đích kinh doanh, hãy đảm bảo tuân thủ các quy định về quảng cáo, bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR…).
Sử dụng dấu gạch ngang hoặc dấu chấm để phân tách các phần:
Giúp chữ ký rõ ràng và dễ đọc hơn.
Sử dụng chữ in thường cho hầu hết nội dung:
Chỉ sử dụng chữ in hoa cho tên, chức danh hoặc các phần quan trọng.
Cân nhắc sử dụng một câu trích dẫn ngắn:
Nếu bạn muốn thêm một câu trích dẫn, hãy chọn một câu ngắn gọn, phù hợp với thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.
Tránh sử dụng hình ảnh động (GIF) hoặc video:
Có thể gây phiền nhiễu cho người nhận và tăng kích thước email.
Hãy nhất quán:
Sử dụng một mẫu chữ ký duy nhất cho tất cả các email để tạo sự chuyên nghiệp.
Xin ý kiến:
Trước khi triển khai chữ ký email cho toàn công ty, hãy xin ý kiến từ một số đồng nghiệp hoặc khách hàng để đảm bảo nó đáp ứng được mong đợi.
Ví dụ về chữ ký email chuyên nghiệp:
“`
[Tên đầy đủ]
[Chức danh] | [Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
Điện thoại: [Số điện thoại] | Email: [Địa chỉ email]
Website: [Địa chỉ website]
[Logo công ty (nếu có)]
Kết nối với tôi:
[Liên kết LinkedIn] | [Liên kết Twitter] | [Liên kết Facebook]
[Tuyên bố từ chối trách nhiệm (nếu có)]
“`
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tạo và quản lý chữ ký email chuyên nghiệp một cách hiệu quả! Chúc bạn thành công! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé.