Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Để giúp bạn tạo một mẫu báo cáo chi phí chuẩn và hướng dẫn điền một cách chi tiết, tôi sẽ cung cấp một cấu trúc toàn diện, bao gồm các phần quan trọng, giải thích rõ ràng và ví dụ minh họa.
I. Mẫu Báo Cáo Chi Phí (Expense Report Template)
Dưới đây là một mẫu báo cáo chi phí có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể tạo nó bằng Excel, Google Sheets, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng.
Tiêu đề:
BÁO CÁO CHI PHÍ
Thông tin chung:
Họ và tên:
[Điền họ và tên đầy đủ của người báo cáo]
Chức vụ:
[Điền chức vụ hiện tại]
Phòng ban:
[Điền phòng ban làm việc]
Mã nhân viên:
[Điền mã nhân viên (nếu có)]
Ngày lập báo cáo:
[Ngày/Tháng/Năm]
Kỳ báo cáo:
(Ví dụ: Tuần 1 tháng 10/2024, Tháng 10/2024) [Ghi rõ khoảng thời gian chi phí phát sinh]
Mục đích chi phí:
(Ví dụ: Công tác, Dự án, Tiếp khách) [Mô tả ngắn gọn mục đích chính của các chi phí]
Bảng kê chi tiết chi phí:
| STT | Ngày phát sinh | Loại chi phí | Địa điểm phát sinh | Mô tả chi tiết | Số tiền (VND) | Chứng từ kèm theo (Có/Không) | Ghi chú |
|—–|—————–|————–|——————–|——————-|—————-|———————————|———|
| 1 | [Ngày/Tháng/Năm] | [Ví dụ: Đi lại] | [Ví dụ: Hà Nội – HCM] | [Ví dụ: Vé máy bay khứ hồi] | [Số tiền] | Có | |
| 2 | [Ngày/Tháng/Năm] | [Ví dụ: Khách sạn] | [Ví dụ: Khách sạn ABC] | [Ví dụ: 2 đêm nghỉ tại KS] | [Số tiền] | Có | |
| 3 | [Ngày/Tháng/Năm] | [Ví dụ: Ăn uống] | [Ví dụ: Nhà hàng XYZ] | [Ví dụ: Ăn trưa với khách hàng] | [Số tiền] | Có | |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Tổng cộng:
Tổng chi phí:
[Tính tổng tất cả các chi phí trong bảng kê]
Xác nhận:
Người lập báo cáo:
[Ký và ghi rõ họ tên]
Người duyệt (Quản lý trực tiếp):
[Ký và ghi rõ họ tên]
Kế toán trưởng:
[Ký và ghi rõ họ tên] (Tùy thuộc vào quy trình của công ty)
II. Hướng Dẫn Điền Báo Cáo Chi Phí Chi Tiết
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền từng mục trong báo cáo chi phí:
1. Thông Tin Chung:
Họ và tên:
Điền đầy đủ họ và tên của bạn. Đảm bảo viết đúng chính tả như trong hồ sơ nhân sự.
Chức vụ:
Ghi rõ chức vụ hiện tại của bạn trong công ty. Ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Marketing, Giám đốc dự án.
Phòng ban:
Điền tên phòng ban nơi bạn đang làm việc. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Kế toán.
Mã nhân viên:
Nếu công ty bạn sử dụng mã nhân viên, hãy điền chính xác mã số của bạn.
Ngày lập báo cáo:
Ghi ngày bạn hoàn thành việc điền báo cáo chi phí.
Kỳ báo cáo:
Xác định rõ khoảng thời gian mà các chi phí trong báo cáo này phát sinh. Ví dụ: Nếu bạn báo cáo chi phí cho một chuyến công tác kéo dài từ ngày 15/10 đến 19/10, kỳ báo cáo sẽ là “15/10/2024 – 19/10/2024”.
Mục đích chi phí:
Tóm tắt ngắn gọn lý do chính của các chi phí bạn liệt kê. Điều này giúp người duyệt hiểu bối cảnh chung. Ví dụ: “Công tác tại Đà Nẵng”, “Tiếp khách hàng tiềm năng”, “Đào tạo nghiệp vụ”.
2. Bảng Kê Chi Tiết Chi Phí:
Đây là phần quan trọng nhất của báo cáo, yêu cầu sự chính xác và đầy đủ.
STT:
Số thứ tự của từng khoản chi phí.
Ngày phát sinh:
Ngày mà chi phí thực tế phát sinh (ví dụ: ngày bạn mua vé máy bay, ngày bạn thanh toán hóa đơn khách sạn).
Loại chi phí:
Phân loại chi phí vào các mục cụ thể. Dưới đây là một số loại chi phí phổ biến và ví dụ:
Đi lại:
Vé máy bay, vé tàu, vé xe, taxi, phí cầu đường, xăng xe (nếu sử dụng xe cá nhân).
Khách sạn:
Chi phí lưu trú tại khách sạn trong quá trình công tác.
Ăn uống:
Chi phí ăn uống (ăn sáng, ăn trưa, ăn tối) trong quá trình công tác hoặc tiếp khách.
Tiếp khách:
Chi phí liên quan đến việc tiếp đãi khách hàng, đối tác (ví dụ: ăn uống, quà tặng).
Văn phòng phẩm:
Chi phí mua các vật dụng văn phòng cần thiết.
Liên lạc:
Chi phí điện thoại, internet phục vụ công việc.
Chi phí khác:
Các chi phí không thuộc các loại trên (ví dụ: phí dịch thuật, phí hội nghị, phí visa).
Địa điểm phát sinh:
Nơi mà chi phí được phát sinh. Ví dụ: Tên nhà hàng, tên khách sạn, địa điểm mua vé, v.v.
Mô tả chi tiết:
Giải thích rõ ràng và cụ thể về từng khoản chi phí. Cung cấp thông tin chi tiết để người duyệt hiểu rõ mục đích và tính hợp lý của chi phí. Ví dụ:
Thay vì viết “Vé máy bay”, hãy viết “Vé máy bay khứ hồi Hà Nội – Đà Nẵng, chuyến bay VN1515, ngày 16/10/2024”.
Thay vì viết “Ăn trưa”, hãy viết “Ăn trưa với ông Nguyễn Văn A (Công ty ABC) tại nhà hàng XYZ để bàn về hợp đồng”.
Số tiền (VND):
Ghi rõ số tiền của từng khoản chi phí. Đảm bảo số tiền này khớp với chứng từ kèm theo.
Chứng từ kèm theo (Có/Không):
Đánh dấu “Có” nếu bạn có hóa đơn, biên lai, hoặc các chứng từ khác để chứng minh chi phí. Đánh dấu “Không” nếu không có chứng từ (trường hợp này cần giải thích rõ ràng trong phần “Ghi chú”).
Ghi chú:
Sử dụng cột này để ghi thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến chi phí. Ví dụ:
Giải thích lý do không có chứng từ (ví dụ: mất hóa đơn).
Ghi chú về tỷ giá hối đoái nếu chi phí phát sinh bằng ngoại tệ.
Thông tin về những người tham gia bữa ăn tiếp khách.
3. Tổng Cộng:
Tổng chi phí:
Tính tổng tất cả các chi phí đã liệt kê trong bảng kê chi tiết. Kiểm tra kỹ để đảm bảo không có sai sót.
4. Xác Nhận:
Người lập báo cáo:
Bạn ký tên và ghi rõ họ tên của mình để xác nhận tính chính xác của báo cáo.
Người duyệt (Quản lý trực tiếp):
Quản lý trực tiếp của bạn sẽ ký tên để xác nhận và duyệt báo cáo.
Kế toán trưởng:
Tùy thuộc vào quy trình của công ty, kế toán trưởng có thể cần ký duyệt báo cáo.
III. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Báo Cáo Chi Phí
Tính trung thực:
Luôn trung thực và chính xác khi báo cáo chi phí.
Tuân thủ chính sách:
Đọc kỹ và tuân thủ chính sách chi phí của công ty.
Chứng từ đầy đủ:
Cung cấp đầy đủ chứng từ gốc cho tất cả các chi phí.
Mô tả chi tiết:
Mô tả rõ ràng và chi tiết từng khoản chi phí.
Thời hạn nộp báo cáo:
Nộp báo cáo đúng thời hạn quy định.
Lưu trữ bản sao:
Giữ lại một bản sao của báo cáo chi phí và các chứng từ liên quan.
Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn là nhân viên kinh doanh của công ty XYZ, bạn có chuyến công tác đến TP.HCM từ ngày 20/10 đến 22/10 để gặp gỡ khách hàng. Dưới đây là một phần của báo cáo chi phí bạn có thể điền:
BÁO CÁO CHI PHÍ
Thông tin chung:
Họ và tên:
Nguyễn Văn An
Chức vụ:
Nhân viên kinh doanh
Phòng ban:
Phòng Kinh doanh
Mã nhân viên:
NV001
Ngày lập báo cáo:
23/10/2024
Kỳ báo cáo:
20/10/2024 – 22/10/2024
Mục đích chi phí:
Công tác tại TP.HCM
Bảng kê chi tiết chi phí:
| STT | Ngày phát sinh | Loại chi phí | Địa điểm phát sinh | Mô tả chi tiết | Số tiền (VND) | Chứng từ kèm theo (Có/Không) | Ghi chú |
|—–|—————–|————–|——————–|——————-|—————-|———————————|———|
| 1 | 20/10/2024 | Đi lại | Hà Nội – TP.HCM | Vé máy bay khứ hồi VN245/VN248 | 2,500,000 | Có | |
| 2 | 20/10/2024 | Khách sạn | Khách sạn A | 2 đêm nghỉ (20-21/10) | 1,200,000 | Có | |
| 3 | 21/10/2024 | Ăn uống | Nhà hàng B | Ăn trưa với khách hàng C | 500,000 | Có | |
Tổng cộng:
Tổng chi phí:
4,200,000
Lưu ý:
Đây chỉ là một ví dụ minh họa. Bạn cần điều chỉnh mẫu báo cáo và hướng dẫn điền sao cho phù hợp với quy định và chính sách của công ty bạn.
Hãy luôn giữ lại bản sao của tất cả các chứng từ liên quan đến chi phí.
Hy vọng mẫu báo cáo chi phí và hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập báo cáo chi phí. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!