Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là quy trình xin nghỉ phép và nghỉ ốm chi tiết, bao gồm các bước, mẫu đơn và lưu ý quan trọng. Quy trình này có thể thay đổi tùy theo quy định của từng công ty, vì vậy bạn nên tham khảo thêm chính sách nhân sự của công ty mình.
I. QUY TRÌNH XIN NGHỈ PHÉP (NGHỈ CÓ KẾ HOẠCH)
1. Chuẩn bị trước khi xin nghỉ:
Kiểm tra số ngày phép còn lại:
Xem lại số ngày phép năm của bạn còn bao nhiêu để đảm bảo đủ số ngày bạn muốn nghỉ.
Lên kế hoạch công việc:
Liệt kê các công việc cần hoàn thành trước khi nghỉ.
Sắp xếp, bàn giao công việc cho đồng nghiệp hoặc người thay thế.
Đảm bảo các công việc quan trọng không bị gián đoạn trong thời gian bạn nghỉ.
Chọn thời điểm thích hợp:
Tránh xin nghỉ vào các thời điểm quan trọng của dự án hoặc khi công ty đang bận rộn.
Thông báo trước càng sớm càng tốt để người quản lý có thời gian sắp xếp.
2. Nộp đơn xin nghỉ phép:
Điền đơn xin nghỉ phép:
Tải mẫu đơn xin nghỉ phép của công ty (thường có trên trang web nội bộ hoặc từ bộ phận Nhân sự).
Điền đầy đủ thông tin:
Họ tên, phòng ban, chức vụ
Thời gian xin nghỉ (từ ngày… đến ngày…)
Tổng số ngày xin nghỉ
Lý do xin nghỉ (ví dụ: đi du lịch, việc gia đình,…)
Người bàn giao công việc (nếu có)
Thông tin liên lạc trong thời gian nghỉ (số điện thoại, email)
Nộp đơn cho người quản lý:
Nộp đơn trực tiếp hoặc qua email, tùy theo quy định của công ty.
Gửi kèm các tài liệu hỗ trợ (nếu cần), ví dụ: vé máy bay, giấy mời,…
Mẫu đơn xin nghỉ phép (tham khảo):
“`
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi: [Tên người quản lý]
[Tên phòng ban/Bộ phận]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Phòng ban: [Phòng ban]
Tôi xin phép được nghỉ phép từ ngày [Ngày/Tháng/Năm] đến ngày [Ngày/Tháng/Năm].
Tổng số ngày nghỉ: [Số ngày] ngày.
Lý do nghỉ phép: [Nêu rõ lý do, ví dụ: Đi du lịch cùng gia đình, giải quyết việc riêng, v.v.]
Trong thời gian tôi nghỉ phép, công việc của tôi sẽ được bàn giao cho: [Tên người nhận bàn giao]
Tôi xin cam kết sẽ hoàn thành các công việc được giao trước khi nghỉ phép và phối hợp với đồng nghiệp để đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ trong thời gian tôi vắng mặt.
Thông tin liên lạc trong thời gian nghỉ phép:
– Số điện thoại: [Số điện thoại]
– Email: [Địa chỉ email]
Kính mong được sự chấp thuận của [Tên người quản lý].
Trân trọng cảm ơn.
[Địa điểm], ngày [Ngày/Tháng/Năm]
Người làm đơn,
[Ký tên]
[Họ và tên]
“`
3. Chờ phê duyệt và nhận thông báo:
Người quản lý sẽ xem xét đơn và đưa ra quyết định (duyệt hoặc không duyệt).
Bạn sẽ nhận được thông báo về kết quả phê duyệt qua email hoặc trực tiếp.
4. Bàn giao công việc:
Sau khi đơn được duyệt, bạn cần bàn giao công việc cho người được chỉ định.
Đảm bảo người nhận bàn giao nắm rõ tình hình công việc, các nhiệm vụ cần thực hiện và các thông tin liên quan.
5. Trong thời gian nghỉ phép:
Hạn chế kiểm tra email công việc hoặc trả lời điện thoại liên quan đến công việc (trừ trường hợp khẩn cấp).
Tận hưởng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn.
6. Sau khi trở lại làm việc:
Nhanh chóng cập nhật tình hình công việc.
Liên hệ với người đã nhận bàn giao để nắm bắt thông tin.
Bắt đầu lại công việc một cách hiệu quả.
II. QUY TRÌNH XIN NGHỈ ỐM (NGHỈ KHÔNG BÁO TRƯỚC)
1. Thông báo cho người quản lý:
Ngay khi cảm thấy không khỏe:
Gọi điện thoại hoặc nhắn tin cho người quản lý để thông báo bạn bị ốm và không thể đến làm việc.
Cung cấp thông tin:
Tình trạng sức khỏe hiện tại.
Thời gian dự kiến nghỉ ốm.
Khả năng trả lời email hoặc điện thoại công việc (nếu có).
2. Nộp đơn xin nghỉ ốm và giấy khám bệnh:
Điền đơn xin nghỉ ốm:
Tương tự như đơn xin nghỉ phép, nhưng lý do sẽ là “ốm bệnh”.
Cung cấp giấy khám bệnh:
Đây là bằng chứng xác nhận bạn bị ốm và cần nghỉ ngơi.
Nộp giấy khám bệnh cho bộ phận Nhân sự hoặc người quản lý ngay khi có thể.
Nếu không thể đến khám bệnh ngay, hãy thông báo cho người quản lý và nộp giấy khám bệnh sau khi đi khám.
Mẫu đơn xin nghỉ ốm (tham khảo):
“`
ĐƠN XIN NGHỈ ỐM
Kính gửi: [Tên người quản lý]
[Tên phòng ban/Bộ phận]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức vụ: [Chức vụ]
Phòng ban: [Phòng ban]
Tôi xin phép được nghỉ ốm từ ngày [Ngày/Tháng/Năm] đến ngày [Ngày/Tháng/Năm].
Tổng số ngày nghỉ: [Số ngày] ngày.
Lý do nghỉ ốm: [Nêu rõ lý do, ví dụ: Bị cảm cúm, đau bụng, sốt, v.v.]
Tôi đã/sẽ đi khám bệnh và sẽ cung cấp giấy khám bệnh ngay khi có thể.
Trong thời gian tôi nghỉ ốm, công việc của tôi sẽ được bàn giao cho: [Tên người nhận bàn giao] (nếu có thể)
Thông tin liên lạc trong thời gian nghỉ ốm:
– Số điện thoại: [Số điện thoại]
– Email: [Địa chỉ email]
Kính mong được sự chấp thuận của [Tên người quản lý].
Trân trọng cảm ơn.
[Địa điểm], ngày [Ngày/Tháng/Năm]
Người làm đơn,
[Ký tên]
[Họ và tên]
“`
3. Trong thời gian nghỉ ốm:
Nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe:
Tuân thủ theo hướng dẫn của bác sĩ.
Hạn chế làm việc:
Tập trung vào việc hồi phục sức khỏe.
Cập nhật tình hình:
Nếu thời gian nghỉ ốm kéo dài hơn dự kiến, hãy thông báo cho người quản lý.
4. Sau khi trở lại làm việc:
Nộp giấy khám bệnh (nếu chưa nộp).
Cập nhật tình hình công việc.
Bắt đầu lại công việc một cách từ từ.
III. LƯU Ý QUAN TRỌNG
Đọc kỹ chính sách của công ty:
Mỗi công ty có quy định riêng về nghỉ phép và nghỉ ốm.
Thông báo sớm nhất có thể:
Giúp người quản lý có thời gian sắp xếp công việc.
Trung thực:
Không khai báo gian dối về lý do nghỉ phép hoặc nghỉ ốm.
Bàn giao công việc cẩn thận:
Đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Giữ liên lạc:
Trong trường hợp khẩn cấp, hãy sẵn sàng trả lời điện thoại hoặc email công việc.
Tôn trọng quyết định của người quản lý:
Không phải lúc nào đơn xin nghỉ của bạn cũng được duyệt.
Hy vọng quy trình này hữu ích cho bạn! Chúc bạn thành công!