Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là quy trình chi tiết để thiết lập và theo dõi KPIs (Key Performance Indicators) hoặc OKRs (Objectives and Key Results) cá nhân, cùng với các ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung:
I. Phân biệt KPIs và OKRs
Trước khi bắt đầu, hãy hiểu sự khác biệt cơ bản:
KPIs:
Các chỉ số đo lường hiệu suất, thường liên quan đến các hoạt động hàng ngày và mục tiêu ngắn hạn. KPIs tập trung vào việc duy trì và cải thiện hiệu suất hiện tại.
OKRs:
Một khung làm việc thiết lập mục tiêu đầy tham vọng và đo lường kết quả then chốt. OKRs tập trung vào việc tạo ra sự thay đổi lớn và đạt được những mục tiêu chiến lược.
II. Quy trình thiết lập KPIs/OKRs cá nhân
Bước 1: Xác định mục tiêu tổng thể (Objective)
Đặt câu hỏi:
Bạn muốn đạt được điều gì trong khoảng thời gian này (ví dụ: quý, năm)?
Điều gì quan trọng nhất đối với sự phát triển cá nhân/nghề nghiệp của bạn?
Bạn muốn cải thiện kỹ năng/lĩnh vực nào?
Tính chất của mục tiêu:
Rõ ràng:
Dễ hiểu, không mơ hồ.
Cụ thể:
Tập trung vào một lĩnh vực nhất định.
Có tính thách thức:
Đủ khó để bạn phải nỗ lực, nhưng vẫn khả thi.
Liên kết:
Gắn liền với mục tiêu của đội nhóm/công ty (nếu có).
Ví dụ:
KPIs:
“Nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân”
OKRs:
“Trở thành chuyên gia về Digital Marketing”
Bước 2: Xác định các chỉ số/kết quả then chốt (Key Results)
Đặt câu hỏi:
Làm thế nào để biết bạn đã đạt được mục tiêu?
Những kết quả cụ thể nào sẽ chứng minh sự thành công?
Tính chất của chỉ số/kết quả:
Đo lường được:
Có thể định lượng hoặc đánh giá bằng con số.
Có thời hạn:
Đặt ra thời gian cụ thể để đạt được.
Thực tế:
Có thể đạt được với nguồn lực hiện có.
Liên quan:
Trực tiếp đóng góp vào việc đạt được mục tiêu.
Ví dụ (KPIs):
Mục tiêu:
Nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân
Chỉ số 1:
Giảm thời gian hoàn thành báo cáo hàng tuần từ 4 giờ xuống 3 giờ.
Chỉ số 2:
Tăng số lượng dự án hoàn thành đúng hạn lên 95%.
Chỉ số 3:
Giảm số lượng lỗi trong công việc xuống dưới 2%.
Ví dụ (OKRs):
Mục tiêu:
Trở thành chuyên gia về Digital Marketing
Kết quả 1:
Hoàn thành 3 khóa học online về Digital Marketing trên Coursera/Udemy với điểm trung bình từ 8.0 trở lên.
Kết quả 2:
Triển khai thành công 2 chiến dịch quảng cáo trên Facebook/Google Ads với tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate) trên 5%.
Kết quả 3:
Viết 5 bài blog chuyên sâu về Digital Marketing, được đăng trên các trang web uy tín trong ngành.
Bước 3: Lập kế hoạch hành động
Xác định các hoạt động cụ thể:
Liệt kê những việc bạn cần làm để đạt được các chỉ số/kết quả then chốt.
Ưu tiên:
Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp.
Phân bổ thời gian:
Lên lịch cụ thể cho từng hoạt động.
Xác định nguồn lực:
Xác định những gì bạn cần (ví dụ: kiến thức, kỹ năng, công cụ, sự hỗ trợ) để thực hiện các hoạt động.
Ví dụ (KPIs):
Chỉ số:
Giảm thời gian hoàn thành báo cáo hàng tuần
Hoạt động:
Học cách sử dụng các phím tắt Excel, tạo template báo cáo, tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu.
Chỉ số:
Tăng số lượng dự án hoàn thành đúng hạn
Hoạt động:
Lập kế hoạch dự án chi tiết, theo dõi tiến độ thường xuyên, giao tiếp rõ ràng với các bên liên quan.
Ví dụ (OKRs):
Kết quả:
Hoàn thành khóa học Digital Marketing
Hoạt động:
Đăng ký khóa học, dành 5 giờ mỗi tuần để học, làm bài tập và ôn tập.
Kết quả:
Triển khai chiến dịch quảng cáo thành công
Hoạt động:
Nghiên cứu thị trường, xác định đối tượng mục tiêu, tạo nội dung quảng cáo hấp dẫn, theo dõi và tối ưu hóa chiến dịch.
Bước 4: Theo dõi và đánh giá
Theo dõi thường xuyên:
Định kỳ kiểm tra tiến độ thực hiện các hoạt động và đánh giá xem bạn đang tiến gần đến mục tiêu như thế nào.
Sử dụng công cụ:
Sử dụng bảng tính, phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana), hoặc các ứng dụng theo dõi hiệu suất để ghi lại và trực quan hóa tiến độ.
Đánh giá định kỳ:
Vào cuối mỗi tuần/tháng/quý, hãy đánh giá lại kết quả và so sánh với mục tiêu ban đầu.
Điều chỉnh:
Nếu cần thiết, hãy điều chỉnh kế hoạch hành động hoặc thậm chí là cả KPIs/OKRs để đảm bảo chúng vẫn phù hợp và khả thi.
Ví dụ:
KPIs:
Theo dõi thời gian hoàn thành báo cáo hàng tuần, số lượng dự án hoàn thành đúng hạn, số lượng lỗi.
OKRs:
Theo dõi tiến độ hoàn thành khóa học, tỷ lệ chuyển đổi của chiến dịch quảng cáo, số lượng bài viết được đăng.
Bước 5: Phản hồi và cải tiến
Tự đánh giá:
Bạn đã làm tốt điều gì?
Bạn có thể cải thiện điều gì?
Bạn đã học được điều gì?
Xin phản hồi từ người khác:
Hỏi ý kiến của đồng nghiệp, quản lý, hoặc mentor.
Lắng nghe và tiếp thu những phản hồi mang tính xây dựng.
Áp dụng những bài học:
Sử dụng những gì bạn đã học được để cải thiện hiệu suất trong tương lai.
Điều chỉnh quy trình làm việc, kỹ năng, hoặc thậm chí là cả mục tiêu nếu cần thiết.
III. Mẹo và lưu ý quan trọng
Bắt đầu từ nhỏ:
Đừng cố gắng đặt quá nhiều KPIs/OKRs cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một vài mục tiêu quan trọng nhất và tập trung vào việc đạt được chúng.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh KPIs/OKRs khi có sự thay đổi trong hoàn cảnh.
Gắn liền với giá trị:
Đảm bảo KPIs/OKRs của bạn phản ánh những giá trị quan trọng đối với bạn và tổ chức.
Giao tiếp:
Chia sẻ KPIs/OKRs của bạn với những người liên quan để nhận được sự hỗ trợ và phản hồi.
Ăn mừng thành công:
Đừng quên ghi nhận và ăn mừng những thành công đã đạt được.
IV. Các công cụ hỗ trợ
Bảng tính (Excel, Google Sheets):
Đơn giản, dễ sử dụng để theo dõi và trực quan hóa dữ liệu.
Phần mềm quản lý dự án (Trello, Asana, Jira):
Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và cộng tác.
Phần mềm quản lý OKRs (Weekdone, Gtmhub, Ally.io):
Chuyên dụng cho việc thiết lập, theo dõi và quản lý OKRs.
Ứng dụng theo dõi thời gian (Toggl Track, RescueTime):
Giúp bạn theo dõi thời gian dành cho các hoạt động khác nhau.
Hy vọng quy trình này sẽ giúp bạn thiết lập và theo dõi KPIs/OKRs cá nhân một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!