Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Để cung cấp một hướng dẫn sử dụng chi tiết cho hệ thống quản lý nhân sự nội bộ (HRM), tôi cần biết thêm một số thông tin cụ thể về hệ thống mà bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, tôi sẽ cung cấp một khung hướng dẫn tổng quát, bao gồm các phần quan trọng nhất và phổ biến nhất trong hầu hết các hệ thống HRM. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh và bổ sung thông tin chi tiết cho phù hợp với hệ thống của bạn.
KHUNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ NỘI BỘ (HRM)
Lời Giới Thiệu
Mục Đích:
Giải thích mục đích của hướng dẫn sử dụng, đối tượng người dùng (nhân viên, quản lý, bộ phận HR), và lợi ích của việc sử dụng hệ thống HRM.
Tổng Quan Về Hệ Thống:
Mô tả ngắn gọn về hệ thống HRM, các chức năng chính, và cách hệ thống hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự.
Liên Hệ Hỗ Trợ:
Cung cấp thông tin liên hệ của bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hoặc người quản lý hệ thống để người dùng có thể liên hệ khi gặp vấn đề.
1. Đăng Nhập và Giao Diện
Đăng Nhập:
Hướng dẫn chi tiết cách đăng nhập vào hệ thống (tên người dùng, mật khẩu, liên kết đến trang đăng nhập).
Hướng dẫn cách lấy lại mật khẩu nếu quên.
Hướng dẫn cách thay đổi mật khẩu.
Giao Diện Người Dùng:
Mô tả tổng quan về giao diện chính, các thành phần (menu, thanh công cụ, bảng điều khiển).
Giải thích ý nghĩa của các biểu tượng và thuật ngữ thường dùng.
Hướng dẫn cách tùy chỉnh giao diện (nếu có).
2. Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên
Truy Cập Hồ Sơ:
Hướng dẫn cách tìm kiếm và truy cập hồ sơ của nhân viên (theo tên, mã nhân viên, bộ phận).
Xem Thông Tin Cá Nhân:
Mô tả các thông tin cá nhân được hiển thị (thông tin liên hệ, thông tin gia đình, thông tin khẩn cấp).
Cập Nhật Thông Tin Cá Nhân:
Hướng dẫn cách cập nhật thông tin cá nhân (địa chỉ, số điện thoại, email).
Lưu ý về các thông tin cần được xác thực bởi bộ phận HR trước khi cập nhật.
Xem Lịch Sử Công Tác:
Hướng dẫn cách xem lịch sử làm việc (vị trí, bộ phận, thời gian).
Xem Thông Tin Đào Tạo:
Hướng dẫn cách xem thông tin về các khóa đào tạo đã tham gia.
Xem Đánh Giá Hiệu Suất:
Hướng dẫn cách xem các đánh giá hiệu suất làm việc.
Tải Lên/Xem Các Tài Liệu:
Hướng dẫn cách tải lên các tài liệu liên quan (hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ).
Hướng dẫn cách xem và tải xuống các tài liệu đã tải lên.
3. Quản Lý Chấm Công và Tính Lương
Chấm Công:
Hướng dẫn cách chấm công (sử dụng máy chấm công, ứng dụng di động, hoặc nhập thủ công).
Hướng dẫn cách khai báo vắng mặt (nghỉ phép, nghỉ ốm, công tác).
Hướng dẫn cách xin làm thêm giờ.
Hướng dẫn cách kiểm tra lịch sử chấm công.
Xem Bảng Lương:
Hướng dẫn cách xem bảng lương chi tiết (các khoản thu nhập, các khoản khấu trừ).
Hướng dẫn cách tải bảng lương.
Yêu Cầu Thay Đổi Thông Tin Lương:
Hướng dẫn cách yêu cầu thay đổi thông tin lương (nếu có sai sót).
4. Quản Lý Nghỉ Phép
Xin Nghỉ Phép:
Hướng dẫn cách tạo yêu cầu nghỉ phép (chọn loại nghỉ, nhập ngày bắt đầu và kết thúc, lý do).
Hướng dẫn cách theo dõi trạng thái yêu cầu nghỉ phép.
Xem Lịch Sử Nghỉ Phép:
Hướng dẫn cách xem lịch sử nghỉ phép đã được duyệt.
Kiểm Tra Số Ngày Nghỉ Phép Còn Lại:
Hướng dẫn cách kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại.
(Dành cho Quản Lý):
Hướng dẫn cách phê duyệt/từ chối yêu cầu nghỉ phép của nhân viên.
5. Quản Lý Đào Tạo
Xem Các Khóa Đào Tạo:
Hướng dẫn cách xem danh sách các khóa đào tạo hiện có.
Mô tả thông tin chi tiết về từng khóa đào tạo (mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm).
Đăng Ký Tham Gia Khóa Đào Tạo:
Hướng dẫn cách đăng ký tham gia khóa đào tạo.
Theo Dõi Tiến Độ Đào Tạo:
Hướng dẫn cách theo dõi tiến độ đào tạo (nếu có).
(Dành cho Quản Lý):
Hướng dẫn cách đề xuất khóa đào tạo cho nhân viên.
Hướng dẫn cách theo dõi kết quả đào tạo của nhân viên.
6. Quản Lý Hiệu Suất
Xem Mục Tiêu:
Hướng dẫn cách xem mục tiêu công việc (KPI) được giao.
Cập Nhật Tiến Độ:
Hướng dẫn cách cập nhật tiến độ thực hiện mục tiêu.
Tự Đánh Giá:
Hướng dẫn cách tự đánh giá hiệu suất công việc.
Xem Đánh Giá Từ Quản Lý:
Hướng dẫn cách xem đánh giá hiệu suất từ quản lý.
Phản Hồi và Trao Đổi:
Hướng dẫn cách phản hồi về đánh giá hiệu suất.
Hướng dẫn cách trao đổi với quản lý về hiệu suất công việc.
7. Báo Cáo
Xem Các Báo Cáo:
Hướng dẫn cách xem các báo cáo nhân sự (ví dụ: báo cáo về số lượng nhân viên, báo cáo về tình hình nghỉ phép, báo cáo về chi phí nhân sự).
Mô tả nội dung của từng loại báo cáo.
Tải Báo Cáo:
Hướng dẫn cách tải báo cáo xuống.
Tùy Chỉnh Báo Cáo:
Hướng dẫn cách tùy chỉnh báo cáo (nếu có).
8. Các Chức Năng Khác (Tùy Thuộc Vào Hệ Thống)
Quản Lý Tuyển Dụng:
(Nếu hệ thống có chức năng này)
Quản Lý Tài Sản:
(Nếu hệ thống có chức năng này)
Quản Lý Quan Hệ Lao Động:
(Nếu hệ thống có chức năng này)
Khảo Sát Nhân Viên:
(Nếu hệ thống có chức năng này)
9. Giải Quyết Vấn Đề Thường Gặp (FAQ)
Liệt kê các câu hỏi thường gặp và cung cấp câu trả lời chi tiết.
Ví dụ:
Tôi quên mật khẩu, phải làm sao?
Tôi không thể đăng nhập vào hệ thống.
Tôi không thấy thông tin lương của mình.
Tôi muốn thay đổi thông tin cá nhân, nhưng không được.
10. Thuật Ngữ
Giải thích các thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong hệ thống HRM.
Lưu Ý Quan Trọng:
Hình Ảnh Minh Họa:
Sử dụng hình ảnh chụp màn hình để minh họa các bước thực hiện.
Ngôn Ngữ Rõ Ràng:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ quá chuyên môn.
Cập Nhật Thường Xuyên:
Cập nhật hướng dẫn sử dụng khi có thay đổi về hệ thống.
Tùy Chỉnh:
Điều chỉnh hướng dẫn sử dụng cho phù hợp với vai trò của từng người dùng (nhân viên, quản lý, bộ phận HR).
Để tôi có thể tạo ra một hướng dẫn sử dụng chi tiết và hữu ích hơn, vui lòng cung cấp thêm thông tin về hệ thống HRM mà bạn đang sử dụng, bao gồm:
Tên của hệ thống HRM:
Các chức năng chính của hệ thống:
Đối tượng người dùng chính:
(Nhân viên, quản lý, bộ phận HR)
Có tài liệu hướng dẫn sử dụng nào đã có sẵn không?
Với thông tin chi tiết hơn, tôi có thể giúp bạn tạo ra một hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh và dễ sử dụng cho hệ thống HRM của bạn. Chúc bạn thành công!