Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các công cụ lưu trữ và chia sẻ tài liệu đám mây phổ biến nhất: Google Drive, OneDrive và Dropbox, bao gồm các tính năng, hướng dẫn cụ thể và so sánh nhỏ để bạn dễ hình dung:
I. Tổng quan về các dịch vụ:
Google Drive:
Tích hợp sâu với hệ sinh thái Google (Gmail, Docs, Sheets, Slides…), lưu trữ miễn phí 15GB (chia sẻ với Gmail và Google Photos).
OneDrive:
Sản phẩm của Microsoft, tích hợp tốt với Windows và Office 365, lưu trữ miễn phí 5GB.
Dropbox:
Dịch vụ tiên phong trong lĩnh vực lưu trữ đám mây, tập trung vào sự đơn giản và chia sẻ file, lưu trữ miễn phí 2GB.
II. Hướng dẫn sử dụng chi tiết:
A. Các thao tác cơ bản (Áp dụng cho cả 3 dịch vụ):
1. Tạo tài khoản:
Truy cập trang web của dịch vụ (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Làm theo hướng dẫn để tạo tài khoản (thường yêu cầu email và mật khẩu).
Xác minh tài khoản (nếu được yêu cầu).
2. Cài đặt ứng dụng (nếu muốn):
Tải ứng dụng dành cho máy tính (Windows, macOS) hoặc thiết bị di động (Android, iOS).
Cài đặt và đăng nhập bằng tài khoản của bạn.
Ứng dụng sẽ tạo một thư mục trên máy tính/thiết bị của bạn, đồng bộ hóa với đám mây.
3. Tải lên (Upload) file/thư mục:
Qua trình duyệt web:
Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên trang web.
Tìm nút “Tải lên” (Upload) hoặc biểu tượng tương tự.
Chọn file/thư mục từ máy tính của bạn.
Qua ứng dụng:
Kéo và thả file/thư mục vào thư mục đồng bộ hóa của dịch vụ trên máy tính của bạn.
Hoặc, sao chép/cắt và dán file/thư mục vào thư mục đồng bộ hóa.
File sẽ tự động được tải lên đám mây.
Từ thiết bị di động:
Mở ứng dụng.
Tìm nút “+” hoặc biểu tượng tải lên.
Chọn “Tải lên” hoặc “Upload”.
Chọn file từ thư viện ảnh/video hoặc bộ nhớ trong của thiết bị.
4. Tạo thư mục mới:
Trên web/ứng dụng:
Tìm nút “Tạo mới” (New) hoặc biểu tượng thư mục.
Chọn “Thư mục” (Folder).
Đặt tên cho thư mục và nhấn “Tạo” (Create).
5. Tải xuống (Download) file/thư mục:
Trên web:
Chọn file/thư mục bạn muốn tải.
Nhấp chuột phải và chọn “Tải xuống” (Download).
Hoặc, tìm biểu tượng tải xuống (thường là mũi tên chỉ xuống).
Trên ứng dụng:
File đã được đồng bộ hóa với máy tính của bạn, bạn có thể truy cập chúng trực tiếp từ thư mục đồng bộ hóa.
Để tải xuống bản sao (copy) của file (ví dụ, để chỉnh sửa ngoại tuyến), bạn có thể nhấp chuột phải và chọn “Tải xuống” (Download) hoặc “Lưu bản sao” (Save a copy).
Trên thiết bị di động:
Mở ứng dụng.
Tìm file bạn muốn tải.
Nhấn vào biểu tượng ba chấm (…) hoặc biểu tượng menu khác.
Chọn “Tải xuống” (Download) hoặc “Lưu vào thiết bị”.
6. Xóa file/thư mục:
Chọn file/thư mục bạn muốn xóa.
Nhấp chuột phải và chọn “Xóa” (Delete) hoặc “Gỡ bỏ” (Remove).
Hoặc, tìm biểu tượng thùng rác.
File/thư mục sẽ được chuyển vào thùng rác/thùng phục hồi. Bạn cần dọn sạch thùng rác để xóa vĩnh viễn.
7. Đổi tên file/thư mục:
Chọn file/thư mục bạn muốn đổi tên.
Nhấp chuột phải và chọn “Đổi tên” (Rename).
Nhập tên mới và nhấn Enter.
B. Chia sẻ file/thư mục:
1. Chia sẻ qua liên kết (link):
Chọn file/thư mục bạn muốn chia sẻ.
Nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ” (Share) hoặc “Lấy liên kết có thể chia sẻ” (Get a shareable link).
Quyền truy cập:
“Bất kỳ ai có liên kết” (Anyone with the link):
Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem (hoặc chỉnh sửa, tùy thuộc vào cài đặt).
“Chỉ những người được chỉ định” (Only people with access):
Chỉ những người bạn thêm địa chỉ email của họ mới có thể truy cập.
Quyền hạn:
“Người xem” (Viewer):
Chỉ có thể xem file.
“Người nhận xét” (Commenter – Google Drive):
Có thể xem và để lại nhận xét.
“Người chỉnh sửa” (Editor):
Có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ lại file.
Sao chép liên kết và chia sẻ nó qua email, tin nhắn hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.
2. Chia sẻ trực tiếp với người khác (yêu cầu email):
Chọn file/thư mục bạn muốn chia sẻ.
Nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ” (Share).
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.
Chọn quyền truy cập (Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa).
Thêm tin nhắn (tùy chọn).
Nhấn “Gửi” (Send). Người nhận sẽ nhận được email thông báo.
C. Các tính năng nâng cao (khác nhau giữa các dịch vụ):
Google Drive:
Google Docs, Sheets, Slides:
Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trực tiếp trong Drive.
Google Forms:
Tạo khảo sát và thu thập dữ liệu.
Chia sẻ thư mục cộng tác:
Nhiều người có thể thêm và chỉnh sửa file trong cùng một thư mục.
Lịch sử phiên bản:
Xem và khôi phục các phiên bản cũ của file.
Tìm kiếm nâng cao:
Tìm kiếm file theo từ khóa, loại file, người sở hữu, v.v.
Drive cho máy tính:
Ứng dụng đồng bộ hóa cải tiến, cho phép chọn thư mục để đồng bộ và chỉ tải xuống khi cần.
Làm việc offline:
chỉnh sửa các tài liệu Google Docs, Sheets, Slides ngoại tuyến.
OneDrive:
Tích hợp Microsoft Office:
Mở và chỉnh sửa tài liệu Word, Excel, PowerPoint trực tuyến hoặc trong ứng dụng desktop.
Personal Vault:
Thư mục được bảo vệ bằng xác thực hai yếu tố để lưu trữ tài liệu nhạy cảm.
Chia sẻ gia đình:
Dễ dàng chia sẻ file và thư mục với các thành viên trong gia đình.
Lịch sử phiên bản:
Xem và khôi phục các phiên bản cũ của file.
Tính năng cộng tác thời gian thực:
Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa tài liệu Office đồng thời.
Files On-Demand:
Chỉ tải file xuống khi bạn cần, tiết kiệm dung lượng ổ cứng.
Dropbox:
Dropbox Paper:
Công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến.
Dropbox Rewind:
Khôi phục toàn bộ thư mục về trạng thái trước đó.
Smart Sync:
Tương tự như Files On-Demand của OneDrive, giúp tiết kiệm dung lượng ổ cứng.
Request files:
Cho phép người khác tải file lên Dropbox của bạn, ngay cả khi họ không có tài khoản Dropbox.
Chữ ký điện tử:
Ký tài liệu trực tiếp trong Dropbox.
Dropbox Spaces:
Tổ chức dự án và tài liệu liên quan trong một không gian làm việc chung.
III. So sánh nhanh:
| Tính năng | Google Drive | OneDrive | Dropbox |
| —————- | —————————– | ——————————– | ——————————– |
| Dung lượng miễn phí | 15 GB (chia sẻ) | 5 GB | 2 GB |
| Tích hợp | Google Workspace | Microsoft Office | Nhiều ứng dụng bên thứ ba |
| Giá cả | Rẻ (nếu cần thêm dung lượng) | Trung bình | Đắt hơn cho cùng dung lượng |
| Tính năng cộng tác | Mạnh mẽ | Tốt | Tốt |
| Tính năng đặc biệt| Google Docs, Sheets, Slides | Personal Vault, Files On-Demand | Rewind, Smart Sync, Request files |
IV. Mẹo và thủ thuật:
Sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai yếu tố
để bảo vệ tài khoản của bạn.
Tổ chức file và thư mục
một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm sau này.
Sử dụng tính năng tìm kiếm
để nhanh chóng tìm thấy file bạn cần.
Kiểm tra dung lượng lưu trữ
của bạn thường xuyên và xóa những file không cần thiết.
Tìm hiểu các phím tắt
để thao tác nhanh hơn.
Tận dụng các tính năng cộng tác
để làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Luôn cập nhật ứng dụng
để có được những tính năng mới nhất và bản vá bảo mật.
V. Lựa chọn dịch vụ nào?
Google Drive:
Nếu bạn sử dụng nhiều sản phẩm của Google (Gmail, Docs, Sheets…) và cần dung lượng lưu trữ lớn.
OneDrive:
Nếu bạn sử dụng Windows và Microsoft Office thường xuyên và muốn tích hợp liền mạch.
Dropbox:
Nếu bạn cần một dịch vụ đơn giản, dễ sử dụng và tập trung vào chia sẻ file.
Hy vọng hướng dẫn này chi tiết và hữu ích! Chúc bạn thành công trong việc sử dụng các công cụ lưu trữ và chia sẻ tài liệu đám mây!