Để tìm kiếm phản hồi một cách chủ động, bạn cần một kế hoạch chi tiết và chiến lược. Dưới đây là mô tả chi tiết về cách thực hiện, bao gồm các bước cụ thể và ví dụ minh họa:
I. Tại Sao Cần Tìm Kiếm Phản Hồi Một Cách Chủ Động?
Trước khi đi vào chi tiết, hãy hiểu rõ lý do tại sao việc chủ động tìm kiếm phản hồi lại quan trọng:
*
Cải thiện hiệu suất:
Phản hồi giúp bạn nhận diện điểm mạnh và điểm yếu, từ đó tập trung vào việc cải thiện.
*
Phát triển kỹ năng:
Phản hồi giúp bạn học hỏi và phát triển những kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp.
*
Xây dựng mối quan hệ:
Chủ động tìm kiếm phản hồi thể hiện sự khiêm tốn, cởi mở và mong muốn học hỏi, giúp củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên.
*
Định hướng sự nghiệp:
Phản hồi giúp bạn hiểu rõ hơn về con đường sự nghiệp của mình và đưa ra những quyết định sáng suốt.
*
Tránh mắc sai lầm lặp lại:
Phản hồi giúp bạn nhận ra những sai lầm và điều chỉnh hành vi để tránh lặp lại chúng.
II. Các Bước Tìm Kiếm Phản Hồi Một Cách Chủ Động:
1. Xác Định Mục Tiêu và Phạm Vi:
*
Mục tiêu:
Xác định rõ bạn muốn cải thiện điều gì. Ví dụ:
* Cải thiện kỹ năng thuyết trình.
* Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
* Phát triển kỹ năng lãnh đạo.
*
Phạm vi:
Xác định cụ thể những hành động hoặc dự án mà bạn muốn nhận phản hồi. Ví dụ:
* Phản hồi về bài thuyết trình gần đây.
* Phản hồi về đóng góp của bạn trong dự án X.
* Phản hồi về cách bạn quản lý một nhóm nhỏ.
Ví dụ:
*
Mục tiêu:
Cải thiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp.
*
Phạm vi:
Phản hồi về 5 email gần đây bạn đã gửi cho khách hàng.
2. Chọn Đúng Người Để Xin Phản Hồi:
*
Người có kinh nghiệm:
Chọn những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan đến mục tiêu của bạn.
*
Người quan sát trực tiếp:
Chọn những người đã trực tiếp quan sát hành động hoặc dự án mà bạn muốn nhận phản hồi.
*
Người có quan điểm đa dạng:
Chọn những người có quan điểm khác nhau để bạn có thể nhận được những góc nhìn toàn diện hơn.
*
Người sẵn sàng chia sẻ:
Chọn những người mà bạn tin tưởng sẽ đưa ra phản hồi trung thực và xây dựng.
Ví dụ:
* Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng thuyết trình, hãy xin phản hồi từ:
* Đồng nghiệp đã xem bài thuyết trình của bạn.
* Sếp của bạn, người có kinh nghiệm thuyết trình trước đám đông.
* Một người bạn trong câu lạc bộ diễn thuyết.
3. Lựa Chọn Phương Pháp Thu Thập Phản Hồi:
*
Trực tiếp (Face-to-face):
Gặp gỡ trực tiếp để thảo luận về phản hồi. Phương pháp này cho phép bạn đặt câu hỏi và làm rõ những điểm chưa hiểu.
*
Email:
Gửi email với những câu hỏi cụ thể. Phương pháp này phù hợp khi bạn muốn thu thập phản hồi từ nhiều người cùng lúc hoặc khi không thể gặp mặt trực tiếp.
*
Khảo sát (Survey):
Sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến để thu thập phản hồi ẩn danh. Phương pháp này phù hợp khi bạn muốn thu thập phản hồi từ một nhóm lớn người và đảm bảo tính khách quan.
*
Phản hồi 360 độ:
Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau (cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng) để có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất của bạn.
*
Hộp thư góp ý:
Tạo một hộp thư (thực tế hoặc ảo) để mọi người có thể dễ dàng gửi phản hồi ẩn danh.
Ví dụ:
*
Trực tiếp:
“Chào [Tên đồng nghiệp], tôi đang cố gắng cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình. Bạn có thể dành chút thời gian để cho tôi xin phản hồi về bài thuyết trình tôi đã trình bày tuần trước không? Đặc biệt, tôi muốn biết bạn nghĩ gì về cách tôi tổ chức nội dung và tương tác với khán giả.”
*
Email:
“Chào [Tên đồng nghiệp], tôi hy vọng bạn khỏe. Tôi đang thực hiện một dự án mới và muốn xin phản hồi từ bạn về cách tôi đã giao tiếp với bạn trong quá trình này. Bạn có thể cho tôi biết tôi có thể cải thiện điều gì trong cách truyền đạt thông tin và phối hợp công việc không? Cảm ơn bạn rất nhiều.”
4. Đặt Câu Hỏi Đúng Cách:
*
Câu hỏi cụ thể:
Đặt những câu hỏi cụ thể để nhận được những phản hồi hữu ích. Tránh những câu hỏi chung chung như “Bạn nghĩ gì về tôi?”. Thay vào đó, hãy hỏi:
* “Bạn nghĩ gì về cách tôi xử lý tình huống X?”
* “Bạn có gợi ý nào để tôi cải thiện kỹ năng Y không?”
* “Bạn thấy tôi có thể đóng góp gì thêm cho dự án Z?”
*
Câu hỏi mở:
Sử dụng những câu hỏi mở để khuyến khích người phản hồi chia sẻ ý kiến của họ một cách tự do. Ví dụ:
* “Bạn có nhận xét gì về…?”
* “Bạn có đề xuất gì để…?”
*
Tập trung vào hành vi:
Hỏi về những hành vi cụ thể thay vì những phẩm chất chung chung. Ví dụ:
* Thay vì hỏi “Bạn có thấy tôi là một người làm việc nhóm tốt không?”, hãy hỏi “Bạn có thấy tôi đã đóng góp hiệu quả vào các cuộc thảo luận của nhóm không?”.
Ví dụ:
*
Câu hỏi kém hiệu quả:
“Bạn thấy bài viết của tôi thế nào?”
*
Câu hỏi hiệu quả hơn:
“Bạn nghĩ gì về cách tôi tổ chức thông tin trong bài viết này? Bạn có thấy phần nào cần được làm rõ hơn không?”
5. Lắng Nghe Chủ Động:
*
Tập trung:
Nghe một cách cẩn thận những gì người khác nói mà không ngắt lời hoặc phán xét.
*
Đặt câu hỏi làm rõ:
Hỏi thêm câu hỏi để đảm bảo bạn hiểu rõ ý của người phản hồi.
*
Ghi chú:
Ghi lại những điểm quan trọng để bạn có thể tham khảo sau này.
*
Thể hiện sự cảm kích:
Cảm ơn người phản hồi vì thời gian và sự đóng góp của họ.
Ví dụ:
* Khi nhận được phản hồi, hãy nói: “Cảm ơn bạn đã chia sẻ điều này. Tôi hiểu rằng bạn đang nói rằng tôi cần cải thiện kỹ năng lắng nghe trong các cuộc họp. Bạn có thể cho tôi một ví dụ cụ thể về tình huống mà bạn thấy tôi chưa lắng nghe tốt được không?”
6. Xử Lý Phản Hồi Một Cách Chuyên Nghiệp:
*
Không phòng thủ:
Tránh phản ứng phòng thủ hoặc cố gắng biện minh cho hành động của mình. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là học hỏi và cải thiện.
*
Chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng:
Đừng ngại chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng, ngay cả khi chúng khó nghe.
*
Tìm kiếm điểm chung:
Cố gắng tìm kiếm những điểm chung giữa phản hồi của nhiều người khác nhau. Điều này có thể giúp bạn xác định những lĩnh vực mà bạn cần tập trung vào.
*
Xác định hành động cụ thể:
Lên kế hoạch cho những hành động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để cải thiện dựa trên phản hồi bạn nhận được.
Ví dụ:
* Thay vì nói “Tôi không nghĩ đó là lỗi của tôi”, hãy nói “Cảm ơn bạn đã chỉ ra điều này. Tôi hiểu rằng tôi cần chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Tôi sẽ xem xét lại quy trình làm việc của mình và tìm cách để quản lý thời gian hiệu quả hơn.”
7. Theo Dõi và Đánh Giá:
*
Thực hiện theo kế hoạch:
Thực hiện theo kế hoạch hành động mà bạn đã đề ra.
*
Theo dõi tiến độ:
Theo dõi tiến độ của bạn và đánh giá xem bạn đã cải thiện được bao nhiêu.
*
Tiếp tục tìm kiếm phản hồi:
Tiếp tục tìm kiếm phản hồi để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.
*
Đánh giá định kỳ:
Đánh giá lại mục tiêu và phạm vi của bạn để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ví dụ:
* Sau khi đã thực hiện những thay đổi dựa trên phản hồi, hãy nói với người đã cho bạn phản hồi trước đó: “Tôi đã áp dụng một số gợi ý của bạn và tôi cảm thấy nó đã giúp tôi cải thiện đáng kể. Bạn có thể cho tôi biết bạn thấy sự khác biệt nào không?”
III. Những Lưu Ý Quan Trọng:
*
Thời điểm:
Chọn thời điểm thích hợp để xin phản hồi. Tránh làm phiền người khác khi họ đang bận rộn hoặc căng thẳng.
*
Tần suất:
Tìm kiếm phản hồi thường xuyên nhưng không quá thường xuyên để tránh làm phiền người khác.
*
Sự chân thành:
Thể hiện sự chân thành và cởi mở khi xin phản hồi.
*
Sự biết ơn:
Luôn bày tỏ sự biết ơn đối với những người đã dành thời gian để cho bạn phản hồi.
*
Tự phản ánh:
Dành thời gian để tự phản ánh về hành động của mình và xác định những lĩnh vực mà bạn cần cải thiện.
IV. Ví Dụ Tổng Quan:
Giả sử bạn muốn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình.
1.
Xác định mục tiêu và phạm vi:
Cải thiện khả năng giao tiếp và truyền cảm hứng cho nhóm của bạn trong dự án X.
2.
Chọn đúng người:
Xin phản hồi từ các thành viên trong nhóm, người quản lý trực tiếp và một đồng nghiệp có kinh nghiệm lãnh đạo.
3.
Lựa chọn phương pháp:
Gặp gỡ trực tiếp các thành viên trong nhóm và người quản lý, gửi email cho đồng nghiệp có kinh nghiệm.
4.
Đặt câu hỏi đúng cách:
* “Bạn có thấy tôi đã giao tiếp rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng của dự án không?”
* “Bạn có cảm thấy được truyền cảm hứng và động lực để hoàn thành công việc không?”
* “Bạn có đề xuất gì để tôi cải thiện khả năng lãnh đạo của mình trong tương lai không?”
5.
Lắng nghe chủ động:
Lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói, đặt câu hỏi làm rõ và ghi chú.
6.
Xử lý phản hồi chuyên nghiệp:
Không phòng thủ, chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng và lên kế hoạch cho những hành động cụ thể.
7.
Theo dõi và đánh giá:
Thực hiện theo kế hoạch, theo dõi tiến độ và tiếp tục tìm kiếm phản hồi.
Bằng cách tuân theo những bước này, bạn có thể tìm kiếm phản hồi một cách chủ động và hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất, phát triển kỹ năng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên. Chúc bạn thành công!