Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Việc lập bản đồ tài khoản (Account Mapping) là một công cụ vô cùng quan trọng trong việc xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả, đặc biệt là đối với các khách hàng lớn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể lập bản đồ tài khoản một cách bài bản:
1. Tại Sao Cần Lập Bản Đồ Tài Khoản?
Hiểu Rõ “Địa Hình” Khách Hàng:
Bản đồ tài khoản giúp bạn hình dung rõ ràng cấu trúc tổ chức, các phòng ban, vai trò, và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty khách hàng.
Xác Định Người Ra Quyết Định và Người Ảnh Hưởng:
Biết ai là người có quyền quyết định cuối cùng, ai là người có tiếng nói quan trọng, ai là người có thể ủng hộ hoặc phản đối giải pháp của bạn.
Tìm Kiếm “Nhà Vô Địch” (Champions):
Xác định những người có thể trở thành đồng minh của bạn bên trong công ty khách hàng, giúp bạn tiếp cận và thuyết phục những người khác.
Phát Hiện “Điểm Mù”:
Nhận diện những khu vực hoặc phòng ban mà bạn chưa có kết nối, từ đó tìm cách tiếp cận.
Xây Dựng Chiến Lược Tiếp Cận Cá Nhân Hóa:
Dựa trên thông tin thu thập được, bạn có thể điều chỉnh thông điệp và phương pháp tiếp cận phù hợp với từng cá nhân và nhóm.
Tối Ưu Hóa Nguồn Lực:
Tập trung vào những người và khu vực có khả năng mang lại giá trị cao nhất.
Tăng Cơ Hội Thành Công:
Bản đồ tài khoản giúp bạn dự đoán các rào cản tiềm năng và chuẩn bị trước các giải pháp.
2. Các Bước Lập Bản Đồ Tài Khoản:
Bước 1: Xác Định Mục Tiêu
Mục tiêu của bạn là gì?
(Ví dụ: Chốt một hợp đồng lớn, mở rộng sang một phòng ban mới, giải quyết một vấn đề cụ thể của khách hàng,…)
Bạn cần thông tin gì để đạt được mục tiêu đó?
(Ví dụ: Ai là người đưa ra quyết định về ngân sách, ai là người chịu trách nhiệm về việc triển khai giải pháp,…)
Bước 2: Thu Thập Thông Tin
Nguồn thông tin nội bộ:
CRM (Customer Relationship Management):
Kiểm tra lịch sử liên lạc, ghi chú cuộc gọi, thông tin về các giao dịch trước đây.
Đồng nghiệp:
Trao đổi với những người đã từng làm việc với khách hàng này để thu thập thông tin và kinh nghiệm của họ.
Báo cáo bán hàng:
Xem lại các báo cáo bán hàng để nắm bắt bức tranh tổng quan về tài khoản.
Nguồn thông tin bên ngoài:
LinkedIn:
Nghiên cứu hồ sơ của các cá nhân trong công ty khách hàng. Tìm kiếm thông tin về chức danh, kinh nghiệm làm việc, các mối quan hệ chung.
Website công ty khách hàng:
Tìm hiểu về cấu trúc tổ chức, các phòng ban, ban lãnh đạo, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
Báo chí, tạp chí chuyên ngành:
Tìm kiếm các bài viết, phỏng vấn, thông cáo báo chí liên quan đến công ty khách hàng.
Sự kiện, hội thảo:
Tham gia các sự kiện mà khách hàng có thể tham gia để mở rộng mạng lưới quan hệ.
Google:
Tìm kiếm thông tin về công ty khách hàng và các cá nhân chủ chốt.
Bước 3: Vẽ Bản Đồ Tài Khoản
Chọn công cụ:
Bạn có thể sử dụng bảng tính (Excel, Google Sheets), phần mềm vẽ sơ đồ (Lucidchart, Visio), hoặc các công cụ CRM có tính năng Account Mapping.
Xác định các thành phần chính:
Người (People):
Liệt kê tất cả các cá nhân có liên quan đến mục tiêu của bạn. Bao gồm:
Người ra quyết định (Decision Makers):
Người có quyền phê duyệt ngân sách và quyết định cuối cùng.
Người ảnh hưởng (Influencers):
Người có tiếng nói quan trọng và có thể tác động đến quyết định của người ra quyết định.
Người sử dụng (Users):
Người trực tiếp sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Nhà vô địch (Champions):
Người ủng hộ mạnh mẽ giải pháp của bạn và sẵn sàng giúp bạn tiếp cận những người khác.
Người cản trở (Blockers):
Người có thể phản đối hoặc gây khó khăn cho việc triển khai giải pháp của bạn.
Phòng ban/Đơn vị (Departments/Units):
Liệt kê các phòng ban hoặc đơn vị có liên quan đến mục tiêu của bạn.
Mối quan hệ (Relationships):
Thể hiện mối quan hệ giữa các cá nhân và phòng ban. Sử dụng các đường kẻ, màu sắc, hoặc biểu tượng để biểu thị mức độ ảnh hưởng, sự hợp tác, hoặc mâu thuẫn.
Thông tin quan trọng (Key Information):
Ghi chú các thông tin quan trọng về từng cá nhân, phòng ban, hoặc mối quan hệ. Ví dụ:
Nhu cầu, mong muốn:
Họ đang tìm kiếm điều gì? Họ muốn giải quyết vấn đề gì?
Mối quan tâm:
Điều gì khiến họ lo lắng? Họ có những rủi ro nào?
Mục tiêu cá nhân/phòng ban:
Họ đang hướng tới điều gì?
Ưu tiên:
Điều gì quan trọng nhất đối với họ?
Phong cách làm việc:
Họ thích giao tiếp như thế nào? Họ có xu hướng ra quyết định như thế nào?
Cách bố trí bản đồ:
Sơ đồ tổ chức (Organizational Chart):
Thể hiện cấu trúc tổ chức của công ty khách hàng.
Sơ đồ mạng lưới (Network Diagram):
Tập trung vào các mối quan hệ giữa các cá nhân và phòng ban.
Kết hợp:
Bạn có thể kết hợp cả hai loại sơ đồ để có được cái nhìn toàn diện.
Ví dụ về cách thể hiện thông tin trên bản đồ:
Hình dạng:
Sử dụng các hình dạng khác nhau để biểu thị vai trò (ví dụ: hình tròn cho người ra quyết định, hình vuông cho người ảnh hưởng).
Màu sắc:
Sử dụng màu sắc để biểu thị mức độ ủng hộ (ví dụ: màu xanh lá cây cho người ủng hộ, màu đỏ cho người cản trở).
Đường kẻ:
Sử dụng các đường kẻ để biểu thị mối quan hệ (ví dụ: đường liền nét cho mối quan hệ thân thiết, đường đứt nét cho mối quan hệ không chắc chắn).
Kích thước:
Sử dụng kích thước lớn hơn cho những người có ảnh hưởng lớn hơn.
Bước 4: Phân Tích Bản Đồ và Xây Dựng Chiến Lược
Xác định cơ hội:
Tìm kiếm những khu vực hoặc cá nhân mà bạn có thể tiếp cận để tạo ra giá trị.
Xác định rủi ro:
Nhận diện những người cản trở hoặc những khu vực có thể gây khó khăn cho việc triển khai giải pháp của bạn.
Xây dựng chiến lược tiếp cận:
Đối với người ra quyết định:
Tập trung vào việc trình bày giá trị và lợi ích mà giải pháp của bạn mang lại cho công ty khách hàng.
Đối với người ảnh hưởng:
Xây dựng mối quan hệ và tìm kiếm sự ủng hộ của họ.
Đối với nhà vô địch:
Hợp tác với họ để tiếp cận những người khác và vượt qua các rào cản.
Đối với người cản trở:
Tìm hiểu lý do họ phản đối và tìm cách giải quyết những lo ngại của họ.
Phân bổ nguồn lực:
Tập trung nguồn lực vào những người và khu vực có khả năng mang lại giá trị cao nhất.
Bước 5: Cập Nhật và Duy Trì Bản Đồ
Bản đồ tài khoản không phải là một tài liệu tĩnh.
Nó cần được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi về nhân sự, cấu trúc tổ chức, hoặc mối quan hệ.
Ghi lại mọi tương tác:
Sau mỗi cuộc gặp gỡ hoặc trao đổi thông tin, hãy ghi lại những thông tin mới vào bản đồ.
Chia sẻ thông tin:
Chia sẻ bản đồ tài khoản với các thành viên trong nhóm bán hàng và khuyến khích họ đóng góp thông tin.
3. Mẹo và Thủ Thuật:
Bắt đầu từ những gì bạn đã biết:
Đừng cố gắng thu thập tất cả thông tin cùng một lúc. Bắt đầu với những gì bạn đã biết và dần dần bổ sung thêm thông tin.
Đặt câu hỏi thông minh:
Khi nói chuyện với khách hàng, hãy đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu rõ hơn về cấu trúc tổ chức, vai trò, và mối quan hệ.
Lắng nghe cẩn thận:
Lắng nghe những gì khách hàng nói và những gì họ không nói.
Kiên nhẫn:
Xây dựng mối quan hệ cần thời gian. Đừng mong đợi có được tất cả thông tin bạn cần ngay lập tức.
Sử dụng công nghệ:
Các công cụ CRM và phần mềm Account Mapping có thể giúp bạn quản lý và trực quan hóa thông tin một cách hiệu quả.
Cá nhân hóa:
Điều chỉnh bản đồ tài khoản cho phù hợp với từng khách hàng cụ thể.
Đừng bỏ qua chi tiết nhỏ:
Đôi khi những chi tiết nhỏ có thể mang lại những hiểu biết quan trọng.
Ví dụ về Bản Đồ Tài Khoản Đơn Giản:
(Giả sử bạn đang bán phần mềm quản lý dự án cho công ty ABC)
“`
[Ban Giám Đốc]
|
—————————————————
| |
[Phòng CNTT] [Phòng Marketing]
| |
[Trưởng phòng CNTT – Ông A (QĐ)] [Trưởng phòng Marketing – Bà B (Ảnh hưởng lớn)]
| |
[Nhân viên CNTT 1 – Ông C (Người dùng chính)] [Nhân viên Marketing 1 – Bà D (Cản trở)]
[Nhân viên CNTT 2 – Ông E (Nhà vô địch)] [Nhân viên Marketing 2 – Ông F (Tìm hiểu phần mềm)]
*Thông tin thêm về Ông A: Quan tâm đến bảo mật và tích hợp dễ dàng với hệ thống hiện tại.
*Thông tin thêm về Bà B: Quan tâm đến khả năng cải thiện hiệu quả làm việc và giảm chi phí.
*Thông tin thêm về Ông C: Thích giao diện đơn giản và dễ sử dụng.
*Thông tin thêm về Bà D: Không thích thay đổi và lo ngại về việc học phần mềm mới.
*Thông tin thêm về Ông E: Đã từng sử dụng phần mềm của bạn ở công ty trước đây và rất hài lòng.
*Thông tin thêm về Ông F: Đang tích cực tìm kiếm giải pháp quản lý dự án cho phòng Marketing.
“`
Tóm Lại:
Lập bản đồ tài khoản là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại là vô cùng lớn, giúp bạn hiểu rõ khách hàng, xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả, và tăng cơ hội thành công. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và bạn sẽ thấy sự khác biệt! Chúc bạn thành công!