Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách sử dụng hai công cụ quản lý dự án/công việc phổ biến là Trello và Asana. Tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, kèm theo ví dụ và các mẹo để bạn có thể bắt đầu sử dụng chúng một cách hiệu quả.
I. Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án dựa trên bảng (Kanban). Nó nổi tiếng với giao diện trực quan, dễ sử dụng và tính linh hoạt cao.
1. Tổng quan về giao diện Trello:
Boards (Bảng):
Đại diện cho một dự án, một quy trình hoặc một mục tiêu lớn.
Lists (Danh sách):
Các cột trên bảng, đại diện cho các giai đoạn khác nhau của công việc (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”).
Cards (Thẻ):
Đại diện cho một công việc, nhiệm vụ cụ thể. Các thẻ được di chuyển giữa các danh sách để theo dõi tiến độ.
2. Các bước cơ bản để bắt đầu với Trello:
Bước 1: Tạo tài khoản Trello:
Truy cập [trello.com](https://trello.com) và đăng ký tài khoản miễn phí.
Bước 2: Tạo Board:
Nhấp vào nút “Create” (Tạo) ở góc trên bên phải và chọn “Create board” (Tạo bảng).
Đặt tên cho bảng (ví dụ: “Dự án Phát triển Ứng dụng Di động”).
Chọn Background (hình nền) cho bảng.
Chọn Workspace (không gian làm việc) mà bạn muốn bảng thuộc về (nếu bạn làm việc nhóm).
Bước 3: Tạo Lists:
Nhấp vào “Add a list” (Thêm danh sách) ở bên phải của bảng.
Đặt tên cho danh sách (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”, “Đã kiểm tra”).
Lặp lại để tạo các danh sách cần thiết cho quy trình làm việc của bạn.
Bước 4: Tạo Cards:
Trong một danh sách, nhấp vào “Add a card” (Thêm thẻ).
Đặt tên cho thẻ (ví dụ: “Thiết kế giao diện người dùng”).
Nhấn Enter để tạo thẻ.
3. Chi tiết về Card (Thẻ):
Khi bạn nhấp vào một thẻ, bạn sẽ thấy một cửa sổ chi tiết với nhiều tùy chọn:
Description (Mô tả):
Thêm mô tả chi tiết về công việc cần thực hiện.
Comments (Bình luận):
Trao đổi thông tin, thảo luận về công việc với các thành viên khác.
Activity (Hoạt động):
Nhật ký các thay đổi đã được thực hiện trên thẻ.
Members (Thành viên):
Gán thẻ cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm.
Labels (Nhãn):
Sử dụng nhãn để phân loại, ưu tiên hoặc đánh dấu trạng thái của công việc.
Checklists (Danh sách kiểm tra):
Tạo danh sách các bước nhỏ cần hoàn thành để hoàn thành công việc lớn.
Due Date (Ngày đến hạn):
Đặt thời hạn hoàn thành công việc.
Attachments (Tệp đính kèm):
Tải lên các tài liệu, hình ảnh, video liên quan đến công việc.
Cover (Ảnh bìa):
Chọn ảnh bìa cho thẻ để dễ nhận biết.
Power-Ups:
Tích hợp các ứng dụng khác vào Trello để mở rộng chức năng (ví dụ: Google Drive, Slack, Jira).
4. Các tính năng nâng cao của Trello:
Power-Ups:
Calendar:
Hiển thị các thẻ có ngày đến hạn trên lịch.
Custom Fields:
Tạo các trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin bổ sung trên thẻ.
Automations (Butler):
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại (ví dụ: tự động di chuyển thẻ khi đến hạn).
Templates (Mẫu):
Sử dụng các mẫu bảng có sẵn để nhanh chóng bắt đầu một dự án mới.
Trello Mobile App:
Sử dụng ứng dụng Trello trên điện thoại để quản lý công việc mọi lúc mọi nơi.
5. Ví dụ sử dụng Trello:
Quản lý dự án phần mềm:
Board: “Phát triển Ứng dụng XYZ”
Lists: “Backlog”, “Sprint Backlog”, “Đang phát triển”, “Đang kiểm thử”, “Đã triển khai”
Cards: “Thiết kế giao diện đăng nhập”, “Xây dựng API xác thực”, “Kiểm thử chức năng thanh toán”
Quản lý nội dung:
Board: “Lịch Nội dung”
Lists: “Ý tưởng”, “Nghiên cứu”, “Viết”, “Biên tập”, “Đăng bài”
Cards: “Bài viết về SEO”, “Video hướng dẫn Trello”, “Infographic về Marketing”
Quản lý công việc cá nhân:
Board: “Việc Cần Làm”
Lists: “Hôm nay”, “Tuần này”, “Tháng này”, “Việc lặt vặt”, “Đợi”
Cards: “Trả lời email”, “Mua sắm”, “Tập thể dục”, “Đọc sách”
II. Asana
Asana là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, phù hợp cho các dự án phức tạp và đòi hỏi sự cộng tác chặt chẽ.
1. Tổng quan về giao diện Asana:
Organizations (Tổ chức):
Cấp cao nhất, đại diện cho toàn bộ công ty hoặc tổ chức.
Workspaces (Không gian làm việc) / Teams (Nhóm):
Các khu vực làm việc riêng biệt trong tổ chức, dành cho các phòng ban hoặc nhóm khác nhau.
Projects (Dự án):
Tập hợp các tasks (công việc) liên quan đến một mục tiêu cụ thể.
Tasks (Công việc):
Các đơn vị công việc nhỏ nhất cần hoàn thành.
Subtasks (Công việc con):
Các công việc nhỏ hơn bên trong một task.
2. Các bước cơ bản để bắt đầu với Asana:
Bước 1: Tạo tài khoản Asana:
Truy cập [asana.com](https://asana.com) và đăng ký tài khoản miễn phí (hoặc trả phí nếu bạn cần nhiều tính năng hơn).
Bước 2: Tạo Organization (nếu cần):
Asana sẽ hướng dẫn bạn tạo Organization khi bạn đăng ký.
Bước 3: Tạo Workspace/Team:
Trong sidebar bên trái, nhấp vào dấu cộng “+” bên cạnh “Teams”.
Đặt tên cho Workspace/Team (ví dụ: “Marketing”, “Phát triển Sản phẩm”).
Mời các thành viên vào Workspace/Team.
Bước 4: Tạo Project:
Trong Workspace/Team, nhấp vào nút “New Project” (Dự án mới).
Chọn một template (mẫu) hoặc tạo dự án trống.
Đặt tên cho dự án (ví dụ: “Chiến dịch Ra mắt Sản phẩm Mới”).
Chọn giao diện (List, Board, Timeline, Calendar).
Bước 5: Tạo Tasks:
Trong Project, nhấp vào “Add task” (Thêm công việc).
Đặt tên cho task (ví dụ: “Viết bài đăng trên blog”).
Nhấn Enter để tạo task.
3. Chi tiết về Task (Công việc):
Khi bạn nhấp vào một task, bạn sẽ thấy một cửa sổ chi tiết với nhiều tùy chọn:
Assignee (Người được giao):
Chọn người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc.
Due Date (Ngày đến hạn):
Đặt thời hạn hoàn thành công việc.
Description (Mô tả):
Thêm mô tả chi tiết về công việc cần thực hiện.
Subtasks (Công việc con):
Chia nhỏ task thành các công việc nhỏ hơn.
Attachments (Tệp đính kèm):
Tải lên các tài liệu, hình ảnh, video liên quan đến công việc.
Comments (Bình luận):
Trao đổi thông tin, thảo luận về công việc với các thành viên khác.
Tags (Thẻ):
Sử dụng thẻ để phân loại hoặc đánh dấu công việc.
Dependencies (Phụ thuộc):
Xác định các task phụ thuộc vào task này (ví dụ: task này không thể bắt đầu cho đến khi task kia hoàn thành).
Custom Fields:
Tạo các trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin bổ sung trên task.
Collaborators:
Thêm những người cần theo dõi tiến độ của task.
4. Các tính năng nâng cao của Asana:
Timeline View:
Xem dự án dưới dạng biểu đồ Gantt, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý thời gian.
Calendar View:
Xem các task có ngày đến hạn trên lịch.
Reporting (Báo cáo):
Tạo báo cáo về tiến độ dự án, workload của các thành viên, v.v.
Goals (Mục tiêu):
Đặt và theo dõi các mục tiêu của dự án.
Rules (Quy tắc):
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại (tương tự như Automations trong Trello).
Integrations:
Tích hợp Asana với các ứng dụng khác (ví dụ: Google Drive, Slack, Microsoft Teams).
5. Ví dụ sử dụng Asana:
Quản lý chiến dịch marketing:
Project: “Chiến dịch Marketing Quý 4”
Tasks: “Nghiên cứu từ khóa”, “Viết bài đăng trên blog”, “Thiết kế banner quảng cáo”, “Chạy quảng cáo Facebook”
Subtasks: (Ví dụ, cho task “Viết bài đăng trên blog”): “Tìm hiểu chủ đề”, “Lập dàn ý”, “Viết bản nháp”, “Biên tập”, “Đăng bài”
Phát triển sản phẩm:
Project: “Phát triển Tính năng Mới”
Tasks: “Nghiên cứu thị trường”, “Thiết kế giao diện”, “Phát triển backend”, “Kiểm thử”, “Triển khai”
Quản lý sự kiện:
Project: “Tổ chức Hội nghị”
Tasks: “Chọn địa điểm”, “Mời diễn giả”, “Bán vé”, “Marketing”, “Hậu cần”
III. So sánh Trello và Asana:
| Tính năng | Trello | Asana |
| ————– | ————————————- | ————————————— |
| Giao diện | Kanban (bảng) | List, Board, Timeline, Calendar |
| Độ phức tạp | Dễ sử dụng, trực quan | Mạnh mẽ, nhiều tính năng |
| Tính linh hoạt | Rất linh hoạt, dễ tùy chỉnh | Linh hoạt, nhưng cấu trúc chặt chẽ hơn |
| Phù hợp | Dự án nhỏ, quy trình đơn giản, cá nhân | Dự án phức tạp, làm việc nhóm |
| Giá cả | Miễn phí cho nhu cầu cơ bản, trả phí cho nhiều tính năng hơn | Miễn phí cho nhu cầu cơ bản, trả phí cho nhiều tính năng hơn |
IV. Lời khuyên:
Bắt đầu từ những điều cơ bản:
Đừng cố gắng sử dụng tất cả các tính năng ngay lập tức. Hãy bắt đầu với những tính năng cơ bản nhất và dần dần khám phá những tính năng nâng cao hơn.
Tùy chỉnh theo nhu cầu:
Cả Trello và Asana đều có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Hãy thử nghiệm và tìm ra cách sử dụng tốt nhất cho bạn.
Sử dụng các mẫu:
Trello và Asana đều cung cấp các mẫu bảng/dự án có sẵn. Sử dụng chúng để tiết kiệm thời gian và công sức.
Tìm hiểu các Power-Ups/Integrations:
Các Power-Ups của Trello và Integrations của Asana có thể giúp bạn mở rộng chức năng của công cụ và kết nối chúng với các ứng dụng khác mà bạn đang sử dụng.
Làm việc nhóm hiệu quả:
Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm sử dụng công cụ một cách nhất quán.
Thực hành thường xuyên:
Cách tốt nhất để làm chủ một công cụ là sử dụng nó thường xuyên.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu sử dụng Trello và Asana một cách hiệu quả! Chúc bạn thành công trong việc quản lý dự án và công việc của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!