Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng SurveyMonkey và Google Forms, hai công cụ tạo khảo sát khách hàng phổ biến nhất hiện nay. Tôi sẽ cố gắng cung cấp thông tin đầy đủ, dễ hiểu, kèm theo hình ảnh minh họa (nếu cần thiết) và các mẹo hữu ích.
I. SurveyMonkey
SurveyMonkey là một nền tảng khảo sát trực tuyến mạnh mẽ với nhiều tính năng nâng cao, phù hợp cho cả nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.
1. Tạo tài khoản và đăng nhập:
Truy cập: [https://www.surveymonkey.com/](https://www.surveymonkey.com/)
Chọn “Sign Up Free” (Đăng ký miễn phí) hoặc các gói trả phí nếu bạn cần tính năng nâng cao.
Điền thông tin hoặc đăng nhập bằng tài khoản Google/Facebook.
2. Tạo khảo sát mới:
Trên trang chủ, nhấp vào “Create Survey” (Tạo khảo sát).
Bạn có thể chọn:
Start from scratch:
Tạo khảo sát hoàn toàn mới.
Copy an existing survey:
Sao chép khảo sát bạn đã tạo trước đó.
Use a template:
Sử dụng các mẫu khảo sát có sẵn của SurveyMonkey (ví dụ: Phản hồi khách hàng, Nghiên cứu thị trường,…)
3. Thiết kế khảo sát:
Giao diện:
Giao diện của SurveyMonkey trực quan, dễ kéo thả và chỉnh sửa.
Thêm câu hỏi:
Nhấp vào “Add New Question” (Thêm câu hỏi mới).
Chọn loại câu hỏi phù hợp:
Multiple Choice:
Trắc nghiệm (một hoặc nhiều lựa chọn).
Textbox:
Nhập văn bản (ngắn hoặc dài).
Rating Scale:
Thang đánh giá (ví dụ: từ 1 đến 5 sao).
Matrix/Rating Scale:
Ma trận đánh giá (nhiều mục được đánh giá trên cùng một thang).
Ranking:
Xếp hạng các lựa chọn.
Dropdown:
Menu thả xuống.
Comment Box:
Hộp bình luận.
Demographic:
Thông tin nhân khẩu học (tên, tuổi, giới tính,…)
Image Choice:
Trắc nghiệm với hình ảnh.
File Upload:
Tải lên tập tin.
Nhập nội dung câu hỏi và các tùy chọn trả lời.
Bắt buộc trả lời (Required):
Bật/tắt để yêu cầu người tham gia phải trả lời câu hỏi này.
Tùy chỉnh câu hỏi:
Sử dụng các tùy chọn để thay đổi kích thước, màu sắc, font chữ.
Thêm mô tả chi tiết cho câu hỏi (Question Description).
Sử dụng logic nhảy trang (Skip Logic) để điều hướng người tham gia dựa trên câu trả lời của họ.
Thêm trang (Page):
Chia khảo sát thành nhiều trang để dễ theo dõi và giảm tải cho người tham gia. Nhấp vào “Add Page” ở cuối trang.
4. Tùy chỉnh giao diện:
Theme:
Chọn giao diện có sẵn hoặc tùy chỉnh màu sắc, logo, hình nền.
Logo:
Thêm logo của bạn để tăng tính chuyên nghiệp.
URL tùy chỉnh:
Nếu bạn có gói trả phí, bạn có thể tạo URL khảo sát riêng.
5. Phân phối khảo sát:
Nhấp vào “Collect Responses” (Thu thập phản hồi).
Chọn phương pháp phân phối:
Web Link:
Tạo liên kết để chia sẻ qua email, mạng xã hội, hoặc nhúng vào trang web.
Email Invitation:
Gửi email trực tiếp từ SurveyMonkey.
Social Media:
Chia sẻ trên Facebook, Twitter, LinkedIn.
Embed on Website:
Nhúng khảo sát vào trang web của bạn.
QR Code:
Tạo mã QR để quét bằng điện thoại.
Tùy chỉnh:
Set Collector Options:
Đặt giới hạn thời gian, số lượng người tham gia, bảo mật,…
6. Phân tích kết quả:
Nhấp vào “Analyze Results” (Phân tích kết quả).
Summary:
Xem tổng quan kết quả (số lượng người tham gia, tỷ lệ hoàn thành).
Individual Responses:
Xem chi tiết từng câu trả lời của mỗi người tham gia.
Data Trends:
Xem xu hướng dữ liệu theo thời gian.
Download Data:
Tải dữ liệu xuống dưới dạng Excel, CSV, PDF để phân tích sâu hơn.
Create Charts and Graphs:
Tạo biểu đồ trực quan để trình bày kết quả.
Mẹo sử dụng SurveyMonkey:
Sử dụng logic nhảy trang:
Điều này giúp tạo ra một khảo sát cá nhân hóa, chỉ hiển thị các câu hỏi phù hợp với người tham gia.
Kiểm tra kỹ khảo sát trước khi gửi:
Đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, và tất cả các câu hỏi đều hoạt động chính xác.
Tối ưu hóa cho thiết bị di động:
Đảm bảo khảo sát hiển thị tốt trên điện thoại và máy tính bảng.
Sử dụng các tính năng nâng cao:
Nếu bạn có gói trả phí, hãy tận dụng các tính năng như A/B testing, phân tích văn bản, và tích hợp với các ứng dụng khác.
II. Google Forms
Google Forms là một công cụ tạo khảo sát miễn phí và dễ sử dụng, tích hợp sẵn trong bộ ứng dụng Google Workspace.
1. Truy cập Google Forms:
Truy cập: [https://docs.google.com/forms](https://docs.google.com/forms)
Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
2. Tạo khảo sát mới:
Chọn “Blank” (Trống) để tạo khảo sát từ đầu, hoặc chọn một trong các mẫu có sẵn (Contact Information, RSVP, Event Feedback,…).
Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu trực tiếp từ Google Drive: Nhấp chuột phải > Google Forms > Blank Form.
3. Thiết kế khảo sát:
Giao diện:
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Tiêu đề và mô tả:
Đặt tiêu đề cho khảo sát và thêm mô tả ngắn gọn.
Thêm câu hỏi:
Nhấp vào dấu “+” ở bên phải để thêm câu hỏi mới.
Chọn loại câu hỏi:
Multiple Choice:
Trắc nghiệm (một lựa chọn).
Checkboxes:
Hộp kiểm (nhiều lựa chọn).
Short Answer:
Trả lời ngắn.
Paragraph:
Đoạn văn.
Dropdown:
Menu thả xuống.
Linear Scale:
Thang tuyến tính (ví dụ: từ 1 đến 5).
Multiple Choice Grid:
Ma trận trắc nghiệm.
Checkbox Grid:
Ma trận hộp kiểm.
Date:
Ngày tháng.
Time:
Thời gian.
Nhập nội dung câu hỏi và các tùy chọn trả lời.
Required:
Bật/tắt để yêu cầu người tham gia phải trả lời câu hỏi này.
Tùy chỉnh câu hỏi:
Thêm mô tả (Description) cho câu hỏi.
Sử dụng logic nhảy trang (Go to section based on answer) bằng cách tạo các “Section” (Phần) và điều hướng người tham gia dựa trên câu trả lời.
Xáo trộn thứ tự các tùy chọn (Shuffle option order).
Thêm phần (Section):
Chia khảo sát thành nhiều phần để dễ theo dõi. Nhấp vào biểu tượng “Add section” (hai hình chữ nhật).
4. Tùy chỉnh giao diện:
Theme:
Nhấp vào biểu tượng “Customize theme” (bảng màu) để thay đổi màu sắc, font chữ, và thêm hình ảnh tiêu đề.
5. Cài đặt khảo sát (Settings):
Nhấp vào biểu tượng “Settings” (bánh răng) để:
Collect email addresses:
Thu thập địa chỉ email của người tham gia.
Limit to 1 response:
Giới hạn mỗi người tham gia chỉ được trả lời một lần.
Edit after submit:
Cho phép người tham gia chỉnh sửa câu trả lời sau khi gửi.
See summary charts and text responses:
Cho phép người tham gia xem tóm tắt kết quả.
Presentation:
Hiển thị thanh tiến trình, xáo trộn thứ tự câu hỏi, hiển thị liên kết gửi phản hồi khác.
Quizzes:
Biến khảo sát thành bài kiểm tra.
6. Phân phối khảo sát:
Nhấp vào nút “Send” (Gửi).
Chọn phương pháp phân phối:
Email:
Gửi email trực tiếp từ Google Forms.
Link:
Tạo liên kết để chia sẻ qua email, mạng xã hội, hoặc nhúng vào trang web.
Embed:
Nhúng khảo sát vào trang web của bạn.
Tùy chỉnh:
Rút ngắn URL (Shorten URL) để tạo liên kết ngắn gọn hơn.
7. Phân tích kết quả:
Nhấp vào tab “Responses” (Phản hồi).
Summary:
Xem tổng quan kết quả (số lượng người tham gia, biểu đồ).
Question:
Xem chi tiết kết quả cho từng câu hỏi.
Individual:
Xem chi tiết từng câu trả lời của mỗi người tham gia.
Create Spreadsheet:
Tạo bảng tính Google Sheets để phân tích dữ liệu sâu hơn.
Download responses (.csv):
Tải dữ liệu xuống dưới dạng CSV.
Mẹo sử dụng Google Forms:
Sử dụng logic nhảy trang:
Tạo ra một khảo sát cá nhân hóa.
Sử dụng các phần (Sections):
Giúp khảo sát dễ đọc và dễ theo dõi hơn.
Kiểm tra kỹ khảo sát trước khi gửi:
Đảm bảo không có lỗi.
Tích hợp với Google Sheets:
Dễ dàng phân tích và trực quan hóa dữ liệu.
Sử dụng các add-on:
Có nhiều add-on hữu ích để mở rộng chức năng của Google Forms (ví dụ: tạo thông báo email, hẹn giờ làm bài,…)
So sánh SurveyMonkey và Google Forms:
| Tính năng | SurveyMonkey | Google Forms |
| ————– | ——————————————— | ————————————————– |
| Chi phí | Có gói miễn phí giới hạn, gói trả phí nhiều tính năng | Miễn phí hoàn toàn (với tài khoản Google) |
| Tính năng | Nhiều tính năng nâng cao, logic phức tạp | Tính năng cơ bản, dễ sử dụng |
| Giao diện | Chuyên nghiệp, nhiều tùy chỉnh | Đơn giản, trực quan |
| Phân tích | Phân tích sâu, nhiều loại báo cáo | Phân tích cơ bản, tích hợp tốt với Google Sheets |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp, nhu cầu khảo sát phức tạp | Cá nhân, tổ chức nhỏ, nhu cầu khảo sát đơn giản |
Lời khuyên chung khi tạo khảo sát khách hàng:
Xác định mục tiêu rõ ràng:
Bạn muốn tìm hiểu điều gì từ khảo sát?
Giữ khảo sát ngắn gọn:
Người tham gia có xu hướng bỏ ngang nếu khảo sát quá dài.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu:
Tránh thuật ngữ chuyên môn.
Đặt câu hỏi khách quan, không dẫn dắt:
Tránh ảnh hưởng đến câu trả lời của người tham gia.
Cảm ơn người tham gia:
Thể hiện sự trân trọng thời gian và đóng góp của họ.
Bảo mật thông tin cá nhân:
Đảm bảo thông tin của người tham gia được bảo vệ.
Phân tích kết quả và đưa ra hành động:
Sử dụng thông tin thu thập được để cải thiện sản phẩm, dịch vụ, hoặc trải nghiệm khách hàng.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn tạo ra những khảo sát khách hàng hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé.