Chào bạn,
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng chi tiết cho cả Zoom và Google Meet, hai phần mềm họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay.
PHẦN 1: ZOOM
I. Cài đặt và Đăng nhập:
1. Tải và cài đặt:
Trên máy tính:
Truy cập trang web chính thức của Zoom: [https://zoom.us/download](https://zoom.us/download). Tải xuống bản Zoom Client for Meetings phù hợp với hệ điều hành của bạn (Windows hoặc macOS). Chạy file vừa tải về để cài đặt.
Trên điện thoại/máy tính bảng:
Vào App Store (iOS) hoặc Google Play Store (Android), tìm kiếm “Zoom Cloud Meetings” và cài đặt.
2. Đăng ký/Đăng nhập:
Mở ứng dụng Zoom:
Sau khi cài đặt, mở ứng dụng.
Đăng ký (nếu chưa có tài khoản):
Chọn “Sign Up Free”.
Nhập ngày tháng năm sinh của bạn.
Nhập địa chỉ email của bạn và làm theo hướng dẫn để tạo tài khoản (xác nhận email).
Đăng nhập (nếu đã có tài khoản):
Chọn “Sign In”.
Nhập địa chỉ email và mật khẩu tài khoản Zoom của bạn.
Bạn cũng có thể đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc Facebook của mình.
II. Giao diện chính:
Home:
Hiển thị các tùy chọn chính:
New Meeting:
Bắt đầu một cuộc họp mới ngay lập tức.
Join:
Tham gia một cuộc họp đã có bằng Meeting ID.
Schedule:
Lên lịch một cuộc họp trong tương lai.
Share Screen:
Chia sẻ màn hình của bạn trực tiếp (không cần vào cuộc họp).
Meetings:
Quản lý các cuộc họp đã lên lịch, xem ID cuộc họp cá nhân (Personal Meeting ID – PMI).
Contacts:
Quản lý danh bạ của bạn.
Chat:
Trò chuyện với các liên hệ của bạn.
III. Bắt đầu cuộc họp mới (New Meeting):
1. Nhấn “New Meeting”:
Một cửa sổ cuộc họp sẽ mở ra.
2. Tham gia âm thanh:
Zoom sẽ hỏi bạn cách tham gia âm thanh.
Chọn “Join with Computer Audio” (sử dụng micro và loa của máy tính).
Nếu bạn muốn dùng điện thoại để gọi vào cuộc họp, chọn “Phone Audio” và làm theo hướng dẫn.
Đánh dấu vào “Automatically join audio by computer when joining a meeting” để lần sau Zoom tự động kết nối âm thanh.
3. Quản lý cuộc họp:
Microphone (Mute/Unmute):
Bật/tắt micro của bạn.
Video (Start/Stop Video):
Bật/tắt webcam của bạn.
Security:
Quản lý các cài đặt bảo mật của cuộc họp (ví dụ: khóa cuộc họp, bật phòng chờ, cho phép chia sẻ màn hình…).
Participants:
Xem danh sách những người tham gia cuộc họp, mời thêm người, tắt tiếng/bật tiếng người khác (chỉ host mới có quyền này).
Chat:
Mở cửa sổ trò chuyện để gửi tin nhắn cho mọi người hoặc cho riêng một người.
Share Screen:
Chia sẻ màn hình của bạn (toàn bộ màn hình, một cửa sổ ứng dụng cụ thể, bảng trắng…).
Record:
Ghi lại cuộc họp.
Reactions:
Gửi biểu tượng cảm xúc.
Apps:
(Tùy chọn) Sử dụng các ứng dụng tích hợp trong Zoom.
End:
Kết thúc cuộc họp.
IV. Tham gia cuộc họp (Join):
1. Nhấn “Join”:
Một cửa sổ sẽ hiện ra.
2. Nhập Meeting ID:
Nhập Meeting ID (9-11 số) do người tổ chức cung cấp.
3. Nhập tên của bạn:
Đặt tên hiển thị của bạn.
4. Chọn các tùy chọn:
“Do not connect to audio”: Không kết nối âm thanh khi tham gia.
“Turn off my video”: Tắt webcam khi tham gia.
5. Nhấn “Join”:
Bạn sẽ được đưa vào cuộc họp (có thể cần chờ người tổ chức chấp nhận nếu có phòng chờ).
V. Lên lịch cuộc họp (Schedule):
1. Nhấn “Schedule”:
Một cửa sổ sẽ mở ra.
2. Nhập các thông tin:
Topic:
Chủ đề của cuộc họp.
When:
Ngày và giờ bắt đầu cuộc họp.
Duration:
Thời lượng cuộc họp (lưu ý, với tài khoản Zoom miễn phí, cuộc họp nhóm có giới hạn 40 phút).
Time Zone:
Múi giờ.
Recurring Meeting:
Lặp lại cuộc họp theo lịch trình.
Meeting ID:
Generate Automatically:
Zoom sẽ tự động tạo một Meeting ID ngẫu nhiên.
Personal Meeting ID:
Sử dụng Meeting ID cá nhân của bạn (PMI). PMI thường không được khuyến khích cho các cuộc họp quan trọng vì nó cố định và có thể bị lạm dụng.
Security:
Passcode:
Yêu cầu người tham gia nhập mật khẩu để tham gia cuộc họp.
Waiting Room:
Bật phòng chờ, người tham gia phải được host chấp nhận mới vào được cuộc họp.
Video:
Cài đặt video cho host và participants khi tham gia.
Audio:
Chọn loại âm thanh (Computer Audio, Telephone, Both).
Calendar:
Thêm cuộc họp vào lịch (Google Calendar, Outlook…).
3. Nhấn “Save”:
Cuộc họp sẽ được lên lịch.
VI. Chia sẻ màn hình (Share Screen):
1. Nhấn “Share Screen”:
Một cửa sổ sẽ hiện ra.
2. Chọn màn hình/ứng dụng bạn muốn chia sẻ:
Screen:
Chia sẻ toàn bộ màn hình của bạn.
Whiteboard:
Chia sẻ một bảng trắng để vẽ và viết.
[Cửa sổ ứng dụng]:
Chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể (ví dụ: trình duyệt web, PowerPoint).
iPhone/iPad via AirPlay/Cable:
Chia sẻ màn hình iPhone/iPad.
Advanced:
Chia sẻ một phần màn hình, âm thanh máy tính hoặc nội dung từ camera thứ hai.
3. Chọn “Share Sound” (nếu bạn muốn chia sẻ âm thanh từ máy tính).
4. Chọn “Optimize for video clip” (nếu bạn chia sẻ video).
5. Nhấn “Share”:
Màn hình/ứng dụng bạn chọn sẽ được chia sẻ với những người tham gia cuộc họp.
6. Để dừng chia sẻ, nhấn “Stop Share” ở phía trên màn hình.
VII. Các tính năng khác:
Breakout Rooms:
Chia người tham gia thành các nhóm nhỏ để thảo luận riêng (chỉ host mới có quyền này).
Polling:
Tạo các câu hỏi thăm dò ý kiến trong cuộc họp (chỉ host mới có quyền này).
Live Transcription:
Tự động tạo phụ đề cho cuộc họp (có thể yêu cầu gói trả phí).
Backgrounds & Filters:
Thay đổi hình nền hoặc thêm bộ lọc cho video của bạn.
PHẦN 2: GOOGLE MEET
I. Truy cập và Đăng nhập:
1. Truy cập:
Trên máy tính:
Mở trình duyệt web (Chrome, Firefox, Safari, Edge…) và truy cập: [https://meet.google.com/](https://meet.google.com/)
Trên điện thoại/máy tính bảng:
Tải ứng dụng Google Meet từ App Store (iOS) hoặc Google Play Store (Android).
2. Đăng nhập:
Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn (Gmail, Google Workspace…). Nếu bạn đã đăng nhập vào một dịch vụ Google khác (ví dụ: Gmail), bạn sẽ tự động được đăng nhập vào Meet.
II. Giao diện chính:
New meeting:
Bắt đầu một cuộc họp mới ngay lập tức hoặc lên lịch.
Enter a code or link:
Tham gia một cuộc họp đã có bằng mã cuộc họp hoặc đường link.
Upcoming Meetings:
Hiển thị các cuộc họp đã lên lịch trên Google Calendar của bạn.
III. Bắt đầu cuộc họp mới (New meeting):
1. Nhấn “New meeting”:
Create a meeting for later:
Tạo một đường link cuộc họp để chia sẻ và sử dụng sau.
Start an instant meeting:
Bắt đầu một cuộc họp ngay lập tức.
Schedule in Google Calendar:
Lên lịch cuộc họp trên Google Calendar.
2. Nếu chọn “Start an instant meeting”:
Một cửa sổ cuộc họp sẽ mở ra.
Trước khi tham gia:
Bạn có thể bật/tắt micro và webcam.
Nhấn “Join now”:
Bạn sẽ vào cuộc họp.
3. Quản lý cuộc họp:
Microphone (Turn on/off microphone):
Bật/tắt micro của bạn.
Video (Turn on/off camera):
Bật/tắt webcam của bạn.
Turn on captions:
Bật phụ đề trực tiếp.
Present now:
Chia sẻ màn hình của bạn.
More options (ba dấu chấm dọc):
Change layout:
Thay đổi bố cục hiển thị của cuộc họp (ví dụ: Spotlight, Tiled, Sidebar).
Full screen:
Xem toàn màn hình.
Change background:
Thay đổi hình nền.
Turn on visual effects:
Thêm hiệu ứng hình ảnh.
Report a problem:
Báo cáo sự cố.
Troubleshooting and help:
Tìm trợ giúp.
Settings:
Cài đặt âm thanh, video, phụ đề.
Use a phone for audio:
Sử dụng điện thoại để gọi vào cuộc họp.
Report abuse:
Báo cáo hành vi lạm dụng.
IV. Tham gia cuộc họp (Enter a code or link):
1. Nhấn “Enter a code or link”:
Một ô nhập liệu sẽ hiện ra.
2. Nhập mã cuộc họp hoặc dán đường link:
Mã cuộc họp:
Là một chuỗi ký tự (ví dụ: abc-defg-hij). Thường nằm sau `meet.google.com/` trong đường link cuộc họp.
Đường link:
Dán toàn bộ đường link cuộc họp.
3. Nhấn “Join”:
Bạn sẽ được đưa vào cuộc họp. Có thể cần chờ người tổ chức chấp nhận.
V. Lên lịch cuộc họp (Schedule in Google Calendar):
1. Nhấn “New meeting” và chọn “Schedule in Google Calendar”:
Google Calendar sẽ mở ra.
2. Nhập các thông tin:
Add title:
Tiêu đề của cuộc họp.
Date and time:
Ngày và giờ bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
Add guests:
Thêm địa chỉ email của những người bạn muốn mời.
Add Google Meet video conferencing:
Đảm bảo tính năng này được bật để tạo link Google Meet.
Notifications:
Cài đặt thông báo nhắc nhở.
Description:
Mô tả cuộc họp.
Attachments:
Thêm tài liệu đính kèm.
3. Nhấn “Save”:
Cuộc họp sẽ được lên lịch và người được mời sẽ nhận được email thông báo.
VI. Chia sẻ màn hình (Present now):
1. Nhấn “Present now”:
Your entire screen:
Chia sẻ toàn bộ màn hình của bạn.
A window:
Chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể.
A tab:
Chia sẻ một tab trình duyệt cụ thể (tối ưu cho việc chia sẻ video và âm thanh).
2. Chọn màn hình/ứng dụng/tab bạn muốn chia sẻ.
3. Nhấn “Share”:
Màn hình/ứng dụng/tab bạn chọn sẽ được chia sẻ.
4. Để dừng chia sẻ, nhấn “Stop sharing” ở phía dưới màn hình.
VII. Các tính năng khác:
Chat:
Gửi tin nhắn cho mọi người trong cuộc họp. (Biểu tượng hình bong bóng chat)
Activities:
Whiteboarding:
Mở bảng trắng để cộng tác (chỉ khả dụng trong một số phiên bản Google Workspace).
Polling:
Tạo các câu hỏi thăm dò ý kiến.
Q&A:
Cho phép người tham gia đặt câu hỏi.
Participants:
Xem danh sách người tham gia, thêm người (biểu tượng hình người).
Host Controls:
Quản lý các cài đặt cuộc họp (ví dụ: ai có thể chia sẻ màn hình, ai có thể gửi tin nhắn chat – chỉ host mới có quyền này).
LƯU Ý CHUNG:
Kiểm tra micro và webcam:
Trước khi tham gia cuộc họp, hãy kiểm tra kỹ micro và webcam của bạn để đảm bảo chúng hoạt động bình thường.
Đảm bảo kết nối internet ổn định:
Kết nối internet không ổn định có thể gây ra gián đoạn trong cuộc họp.
Tắt tiếng khi không nói:
Để tránh tiếng ồn không cần thiết, hãy tắt tiếng micro khi bạn không nói.
Làm quen với các phím tắt:
Sử dụng các phím tắt có thể giúp bạn thao tác nhanh hơn trong cuộc họp. Tìm kiếm “Zoom shortcuts” hoặc “Google Meet shortcuts” trên Google để xem danh sách các phím tắt.
Tìm hiểu thêm về các tính năng nâng cao:
Zoom và Google Meet có rất nhiều tính năng nâng cao, hãy dành thời gian để khám phá chúng.
Chúc bạn có những cuộc họp trực tuyến hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!