Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Xây dựng mối quan hệ với người ra quyết định (Decision Makers) là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ bán hàng, marketing, gây quỹ, đến phát triển sự nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể xây dựng mối quan hệ hiệu quả với họ:
I. Hiểu Rõ Về Người Ra Quyết Định
Trước khi tiếp cận, bạn cần phải làm bài tập về nhà của mình.
1. Nghiên cứu kỹ lưỡng:
Thông tin cá nhân:
Tìm hiểu về họ trên LinkedIn, website công ty, các bài báo, diễn đàn, mạng xã hội. Quan tâm đến kinh nghiệm làm việc, học vấn, sở thích, mối quan tâm cá nhân (nếu có thể).
Vai trò và trách nhiệm:
Hiểu rõ vai trò của họ trong tổ chức, lĩnh vực mà họ phụ trách, mục tiêu công việc của họ, và những vấn đề họ đang phải đối mặt.
Phong cách giao tiếp:
Quan sát cách họ giao tiếp trên mạng xã hội, trong các bài phỏng vấn hoặc sự kiện. Họ thích giao tiếp trực tiếp, qua email, hay qua điện thoại? Họ có phong cách cởi mở, thân thiện, hay nghiêm túc, chuyên nghiệp?
2. Xác định nhu cầu và ưu tiên:
Nhu cầu kinh doanh:
Điều gì là quan trọng nhất đối với công ty của họ? Họ đang tìm kiếm giải pháp cho vấn đề gì?
Ưu tiên cá nhân:
Điều gì quan trọng đối với người ra quyết định này trong công việc của họ? Thành công trong dự án, sự công nhận từ cấp trên, sự hài lòng của khách hàng, hay cải thiện hiệu quả công việc của đội nhóm?
Điểm đau (Pain Points):
Xác định những khó khăn, thách thức mà họ đang gặp phải trong công việc hàng ngày.
3. Tìm kiếm điểm chung:
Sở thích:
Tìm kiếm sở thích, hoạt động ngoại khóa, hoặc các tổ chức mà cả hai bạn cùng quan tâm.
Mối quan hệ chung:
Xem xét liệu bạn có người quen chung nào có thể giới thiệu bạn hoặc cung cấp thông tin hữu ích.
Kinh nghiệm:
Tìm kiếm những kinh nghiệm làm việc hoặc học tập tương đồng để tạo sự kết nối ban đầu.
II. Tiếp Cận Ban Đầu
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Hãy tiếp cận một cách chuyên nghiệp và có mục đích.
1. Lựa chọn kênh tiếp cận phù hợp:
Email:
Sử dụng email nếu bạn muốn trình bày thông tin chi tiết và có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng.
LinkedIn:
Sử dụng LinkedIn để kết nối, chia sẻ nội dung giá trị, và tham gia vào các cuộc thảo luận liên quan đến lĩnh vực của họ.
Điện thoại:
Gọi điện thoại nếu bạn muốn tạo sự kết nối cá nhân và có thể trả lời các câu hỏi ngay lập tức. Tuy nhiên, hãy chắc chắn bạn đã có sự chuẩn bị tốt và biết rõ mục đích cuộc gọi.
Sự kiện:
Tham gia các sự kiện, hội thảo, triển lãm liên quan đến lĩnh vực của họ để gặp gỡ trực tiếp.
2. Tạo ấn tượng tốt ban đầu:
Tiêu đề email hấp dẫn:
Viết tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng, và gây sự chú ý. Ví dụ: “Ý tưởng giúp [tên công ty] tăng trưởng doanh thu 20%”.
Giới thiệu bản thân ngắn gọn:
Nêu rõ bạn là ai, bạn làm gì, và tại sao bạn liên hệ với họ.
Nêu bật giá trị:
Tập trung vào việc bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề gì, đạt được mục tiêu gì.
Cá nhân hóa:
Tránh sử dụng các mẫu email chung chung. Hãy thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu về họ và công ty của họ.
3. Đề nghị một cuộc gặp ngắn:
Thời gian linh hoạt:
Đề xuất một vài khung thời gian để họ lựa chọn.
Mục đích rõ ràng:
Nêu rõ mục đích của cuộc gặp và những gì bạn muốn thảo luận.
Thời lượng ngắn:
Đề nghị một cuộc gặp ngắn (15-30 phút) để tôn trọng thời gian của họ.
III. Xây Dựng Mối Quan Hệ
Đây là giai đoạn quan trọng nhất để tạo dựng lòng tin và sự gắn kết.
1. Lắng nghe chủ động:
Tập trung:
Dành sự tập trung hoàn toàn cho người ra quyết định.
Đặt câu hỏi mở:
Khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn về nhu cầu, thách thức, và quan điểm của họ.
Tóm tắt và xác nhận:
Tóm tắt những gì bạn đã nghe để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của họ.
Thể hiện sự đồng cảm:
Thể hiện sự thông cảm với những khó khăn mà họ đang gặp phải.
2. Cung cấp giá trị liên tục:
Chia sẻ thông tin hữu ích:
Gửi cho họ các bài viết, nghiên cứu, hoặc thông tin liên quan đến lĩnh vực của họ.
Kết nối họ với người phù hợp:
Giới thiệu họ với những người có thể giúp họ giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu.
Cung cấp giải pháp sáng tạo:
Đề xuất các giải pháp mới, sáng tạo để giúp họ cải thiện hiệu quả công việc.
3. Tạo sự tin tưởng:
Giữ lời hứa:
Luôn thực hiện những gì bạn đã hứa.
Trung thực và minh bạch:
Luôn trung thực và minh bạch trong mọi giao tiếp.
Chuyên nghiệp:
Thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi hành động và lời nói.
Tôn trọng:
Tôn trọng thời gian, ý kiến, và quyết định của họ.
4. Duy trì liên lạc thường xuyên:
Gửi email định kỳ:
Gửi email cập nhật về những thành tựu mới, thông tin hữu ích, hoặc lời chúc mừng vào những dịp đặc biệt.
Kết nối trên mạng xã hội:
Tương tác với họ trên mạng xã hội bằng cách like, comment, hoặc chia sẻ bài viết của họ.
Mời tham gia sự kiện:
Mời họ tham gia các sự kiện, hội thảo, hoặc webinar mà bạn tổ chức hoặc tham gia.
Gọi điện thoại:
Gọi điện thoại để hỏi thăm và cập nhật tình hình.
5. Tìm kiếm cơ hội hợp tác:
Dự án chung:
Đề xuất các dự án hợp tác mà cả hai bên cùng có lợi.
Tham gia vào các hoạt động của họ:
Tham gia vào các hoạt động từ thiện, sự kiện cộng đồng, hoặc các hoạt động khác mà họ quan tâm.
IV. Lưu Ý Quan Trọng
Kiên nhẫn:
Xây dựng mối quan hệ là một quá trình dài hơi, đòi hỏi sự kiên nhẫn và nỗ lực.
Tập trung vào lợi ích của họ:
Luôn đặt lợi ích của người ra quyết định lên hàng đầu.
Chân thành:
Hãy là chính mình và thể hiện sự chân thành trong mọi giao tiếp.
Linh hoạt:
Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn tùy thuộc vào từng người ra quyết định và tình huống cụ thể.
Không ngừng học hỏi:
Luôn tìm kiếm cơ hội để học hỏi và cải thiện kỹ năng xây dựng mối quan hệ của bạn.
Ví dụ cụ thể:
Giả sử bạn là một nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý dự án và bạn muốn xây dựng mối quan hệ với Giám đốc dự án của một công ty xây dựng lớn.
1. Nghiên cứu:
Tìm hiểu về công ty xây dựng, các dự án họ đang thực hiện, và những khó khăn họ có thể gặp phải trong việc quản lý dự án. Tìm hiểu về Giám đốc dự án trên LinkedIn, xem họ có kinh nghiệm gì, quan tâm đến điều gì, và có mối quan hệ chung nào với bạn không.
2. Tiếp cận:
Gửi email giới thiệu bản thân, nêu rõ bạn là nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý dự án và bạn đã giúp các công ty xây dựng khác cải thiện hiệu quả quản lý dự án như thế nào. Đề xuất một cuộc gặp ngắn để thảo luận về những thách thức mà họ đang gặp phải và cách bạn có thể giúp họ giải quyết.
3. Xây dựng mối quan hệ:
Trong cuộc gặp, lắng nghe cẩn thận những khó khăn của họ trong việc quản lý dự án (ví dụ: trễ tiến độ, vượt ngân sách, khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận).
Chia sẻ thông tin hữu ích về các phương pháp quản lý dự án hiệu quả và các công cụ hỗ trợ.
Cung cấp một bản dùng thử phần mềm của bạn để họ trải nghiệm.
Duy trì liên lạc thường xuyên bằng cách gửi email cập nhật về các tính năng mới của phần mềm, các bài viết về quản lý dự án, hoặc lời chúc mừng vào những dịp đặc biệt.
Mời họ tham gia các webinar hoặc hội thảo về quản lý dự án.
Chúc bạn thành công trong việc xây dựng mối quan hệ với người ra quyết định!