Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Kỹ năng chuẩn bị cho các buổi đánh giá hiệu suất là vô cùng quan trọng để có một buổi đánh giá hiệu quả, mang tính xây dựng và giúp bạn phát triển sự nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết các kỹ năng cần thiết và cách thực hiện chúng:
I. Kỹ năng tự đánh giá (Self-Assessment):
Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần phải tự đánh giá một cách trung thực và khách quan về hiệu suất làm việc của mình trong suốt kỳ đánh giá.
Thu thập thông tin:
Xem lại mục tiêu công việc:
So sánh hiệu suất thực tế với các mục tiêu đã đề ra vào đầu kỳ đánh giá. Xác định những mục tiêu nào đã đạt được, những mục tiêu nào chưa đạt được và lý do.
Tập hợp bằng chứng:
Thu thập các bằng chứng cụ thể cho thấy thành tích của bạn, ví dụ:
Dự án đã hoàn thành thành công (báo cáo dự án, bản trình bày, phản hồi của khách hàng)
Email khen ngợi từ đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng
Số liệu thống kê về hiệu suất (ví dụ: doanh số bán hàng, số lượng khách hàng hỗ trợ)
Giải thưởng hoặc chứng nhận (nếu có)
Xem lại phản hồi trước đây:
Xem lại các đánh giá hiệu suất trước đây, phản hồi từ đồng nghiệp, và bất kỳ ghi chú nào bạn đã thực hiện trong suốt kỳ đánh giá. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và những tiến bộ bạn đã đạt được.
Phân tích và đánh giá:
Liệt kê thành tích:
Viết ra danh sách chi tiết về những thành tích bạn đã đạt được, tập trung vào những thành tích có tác động lớn đến công ty.
Xác định điểm mạnh:
Xác định những kỹ năng và phẩm chất giúp bạn thành công trong công việc.
Xác định điểm cần cải thiện:
Nhận diện những lĩnh vực mà bạn cần cải thiện để nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy trung thực và cụ thể.
Phân tích nguyên nhân:
Tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những điểm chưa đạt được. Có phải do thiếu kỹ năng, thiếu nguồn lực, hoặc do các yếu tố bên ngoài?
Đề xuất giải pháp:
Đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Ví dụ: tham gia khóa đào tạo, tìm kiếm sự hướng dẫn từ người cố vấn, hoặc thay đổi quy trình làm việc.
Chuẩn bị tài liệu:
Bản tự đánh giá:
Viết một bản tự đánh giá chi tiết, tóm tắt những thành tích, điểm mạnh, điểm cần cải thiện và kế hoạch phát triển của bạn.
Danh sách các câu hỏi:
Chuẩn bị danh sách các câu hỏi bạn muốn hỏi người quản lý của mình để làm rõ các vấn đề hoặc nhận thêm phản hồi.
II. Kỹ năng giao tiếp:
Khả năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả và chuyên nghiệp là rất quan trọng trong buổi đánh giá.
Lắng nghe chủ động:
Tập trung:
Tập trung hoàn toàn vào những gì người quản lý của bạn đang nói. Tránh ngắt lời hoặc suy nghĩ về phản ứng của bạn.
Đặt câu hỏi làm rõ:
Nếu bạn không hiểu điều gì đó, hãy đặt câu hỏi để làm rõ.
Tóm tắt:
Tóm tắt lại những gì bạn đã nghe để đảm bảo bạn hiểu đúng.
Diễn đạt rõ ràng và tự tin:
Sử dụng ngôn ngữ tích cực:
Tập trung vào những gì bạn đã đạt được và những gì bạn có thể làm để cải thiện.
Nói một cách tự tin và chuyên nghiệp:
Tránh nói quá nhanh hoặc quá chậm. Duy trì giao tiếp bằng mắt.
Sử dụng ví dụ cụ thể:
Sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa cho những điểm bạn đang trình bày.
Tiếp nhận phản hồi:
Giữ thái độ cởi mở:
Đừng phòng thủ hoặc phản ứng thái quá khi nhận được phản hồi tiêu cực.
Lắng nghe một cách khách quan:
Cố gắng hiểu quan điểm của người quản lý của bạn.
Đặt câu hỏi làm rõ:
Nếu bạn không hiểu phản hồi, hãy đặt câu hỏi để làm rõ.
Ghi lại phản hồi:
Ghi lại những phản hồi quan trọng để bạn có thể tham khảo sau này.
Đàm phán (nếu cần):
Xác định mục tiêu:
Xác định những gì bạn muốn đạt được từ buổi đánh giá, ví dụ: tăng lương, thăng chức, hoặc cơ hội phát triển.
Trình bày lý do:
Trình bày lý do tại sao bạn xứng đáng với những gì bạn đang yêu cầu.
Lắng nghe quan điểm của người quản lý:
Cố gắng hiểu quan điểm của người quản lý và tìm kiếm giải pháp phù hợp cho cả hai bên.
III. Kỹ năng lập kế hoạch phát triển (Development Planning):
Buổi đánh giá hiệu suất là cơ hội tuyệt vời để lập kế hoạch phát triển sự nghiệp của bạn.
Xác định mục tiêu phát triển:
Ngắn hạn:
Xác định những mục tiêu bạn muốn đạt được trong vòng 6-12 tháng tới.
Dài hạn:
Xác định những mục tiêu bạn muốn đạt được trong vòng 3-5 năm tới.
Phù hợp với mục tiêu của công ty:
Đảm bảo rằng mục tiêu phát triển của bạn phù hợp với mục tiêu của công ty.
Xây dựng kế hoạch hành động:
Xác định các bước cụ thể:
Xác định các bước cụ thể bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình.
Đặt thời hạn:
Đặt thời hạn cho từng bước.
Xác định nguồn lực cần thiết:
Xác định những nguồn lực bạn cần, ví dụ: đào tạo, hướng dẫn, hoặc sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.
Trao đổi với người quản lý:
Chia sẻ mục tiêu và kế hoạch:
Chia sẻ mục tiêu phát triển và kế hoạch hành động của bạn với người quản lý.
Xin phản hồi và hỗ trợ:
Xin phản hồi và hỗ trợ từ người quản lý.
Thỏa thuận về kế hoạch phát triển:
Thỏa thuận về kế hoạch phát triển và các bước tiếp theo.
IV. Kỹ năng quản lý cảm xúc:
Buổi đánh giá hiệu suất có thể gây ra nhiều cảm xúc khác nhau, từ lo lắng đến thất vọng.
Nhận diện cảm xúc:
Nhận diện những cảm xúc bạn đang trải qua.
Kiểm soát cảm xúc:
Kiểm soát cảm xúc của bạn để tránh phản ứng thái quá.
Giữ thái độ tích cực:
Cố gắng giữ thái độ tích cực và tập trung vào những điều bạn có thể học hỏi và cải thiện.
V. Những điều cần lưu ý khác:
Chuẩn bị trước:
Dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi đánh giá.
Đến đúng giờ:
Đến đúng giờ cho buổi đánh giá.
Ăn mặc chuyên nghiệp:
Ăn mặc chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng.
Theo dõi sau buổi đánh giá:
Gửi email cảm ơn người quản lý của bạn và tóm tắt những điểm chính đã được thảo luận.
Ví dụ cụ thể:
Giả sử bạn là một nhân viên kinh doanh và bạn đang chuẩn bị cho buổi đánh giá hiệu suất.
Tự đánh giá:
Bạn xem lại mục tiêu doanh số của mình và thấy rằng bạn đã vượt mục tiêu 10%. Bạn thu thập các email khen ngợi từ khách hàng và báo cáo bán hàng để chứng minh thành tích của mình. Bạn cũng nhận thấy rằng bạn cần cải thiện kỹ năng đàm phán để chốt được nhiều hợp đồng hơn.
Giao tiếp:
Trong buổi đánh giá, bạn trình bày thành tích của mình một cách tự tin và sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa. Bạn lắng nghe phản hồi của người quản lý một cách cởi mở và đặt câu hỏi làm rõ.
Lập kế hoạch phát triển:
Bạn đề xuất tham gia một khóa đào tạo về kỹ năng đàm phán và xin người quản lý hỗ trợ. Bạn cũng đặt mục tiêu tăng doanh số thêm 15% trong quý tới.
Bằng cách rèn luyện những kỹ năng này và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể biến buổi đánh giá hiệu suất trở thành một cơ hội để phát triển sự nghiệp và đạt được thành công trong công việc. Chúc bạn thành công!