Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng đặt câu hỏi mở và câu hỏi đóng, bao gồm định nghĩa, mục đích, cách sử dụng và ví dụ cụ thể:
I. Tổng Quan
Câu Hỏi Đóng:
Là loại câu hỏi có câu trả lời giới hạn, thường là “có” hoặc “không”, hoặc một lựa chọn cụ thể từ các đáp án được đưa ra.
Câu Hỏi Mở:
Là loại câu hỏi khuyến khích người trả lời cung cấp thông tin chi tiết, bày tỏ quan điểm, suy nghĩ, cảm xúc và kinh nghiệm của họ.
II. Câu Hỏi Đóng
Định Nghĩa:
Câu hỏi đóng giới hạn phạm vi câu trả lời của người được hỏi.
Mục Đích:
Thu thập thông tin cụ thể, chính xác:
Ví dụ: tên, tuổi, địa chỉ, số liệu thống kê.
Xác nhận thông tin:
Đảm bảo rằng bạn hiểu đúng những gì đã được nói.
Tiết kiệm thời gian:
Khi bạn chỉ cần một câu trả lời ngắn gọn.
Kiểm tra sự hiểu biết:
Xem người khác có nắm bắt được thông tin bạn cung cấp hay không.
Dẫn dắt cuộc trò chuyện:
Để chuyển từ một chủ đề rộng sang một vấn đề cụ thể hơn.
Đặc Điểm Nhận Dạng:
Câu trả lời thường ngắn gọn (một hoặc hai từ).
Bắt đầu bằng các từ như: “Có phải…?”, “Đúng không…?”, “Bạn có…?”, “Bạn đã…?”, “Cái nào…?”, “Ai…?”, “Ở đâu…?”, “Khi nào…?” (khi các câu hỏi này chỉ yêu cầu một thông tin cụ thể).
Ví Dụ:
“Bạn có thích bộ phim đó không?”
“Hôm nay là thứ mấy?”
“Bạn đã ăn tối chưa?”
“Bạn sống ở Hà Nội phải không?”
“Bạn muốn trà hay cà phê?”
“Số điện thoại của bạn là bao nhiêu?”
Cách Sử Dụng Hiệu Quả:
Sử dụng khi bạn cần thông tin nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ, trong một cuộc khảo sát, bạn có thể sử dụng câu hỏi đóng để thu thập dữ liệu nhân khẩu học.
Kết hợp với câu hỏi mở để đào sâu thông tin.
Ví dụ, sau khi hỏi “Bạn có hài lòng với sản phẩm này không?”, bạn có thể hỏi thêm “Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy?”.
Tránh sử dụng quá nhiều câu hỏi đóng liên tiếp,
vì nó có thể khiến cuộc trò chuyện trở nên khô khan và thiếu sự tương tác.
III. Câu Hỏi Mở
Định Nghĩa:
Câu hỏi mở khuyến khích người trả lời đưa ra câu trả lời chi tiết, diễn giải, chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ.
Mục Đích:
Thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc:
Tìm hiểu lý do, động cơ, quan điểm của người khác.
Khuyến khích sự chia sẻ và khám phá:
Tạo không gian để người khác bày tỏ ý kiến và suy nghĩ một cách tự do.
Xây dựng mối quan hệ:
Thể hiện sự quan tâm và lắng nghe, tạo sự kết nối với người khác.
Tìm kiếm giải pháp sáng tạo:
Khuyến khích tư duy sáng tạo và khám phá những ý tưởng mới.
Đánh giá sự hiểu biết:
Đánh giá mức độ hiểu biết và khả năng phân tích của người khác.
Đặc Điểm Nhận Dạng:
Câu trả lời thường dài hơn và chi tiết hơn.
Bắt đầu bằng các từ như: “Tại sao…?”, “Như thế nào…?”, “Bạn nghĩ gì về…?”, “Bạn cảm thấy thế nào…?”, “Hãy mô tả…?”, “Điều gì…?”, “Bạn có thể cho tôi biết thêm về…?”
Ví Dụ:
“Bạn nghĩ gì về dự án này?”
“Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được tin này?”
“Tại sao bạn lại đưa ra quyết định đó?”
“Bạn có thể mô tả trải nghiệm của bạn về sản phẩm này không?”
“Điều gì là quan trọng nhất đối với bạn trong công việc?”
“Bạn có thể chia sẻ thêm về những thách thức mà bạn đang gặp phải không?”
Cách Sử Dụng Hiệu Quả:
Sử dụng khi bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề.
Ví dụ, trong một cuộc phỏng vấn, bạn có thể sử dụng câu hỏi mở để tìm hiểu về kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.
Sử dụng để khuyến khích sự sáng tạo và tư duy phản biện.
Ví dụ, trong một buổi brainstorming, bạn có thể sử dụng câu hỏi mở để khơi gợi những ý tưởng mới.
Sử dụng để xây dựng mối quan hệ và tạo sự tin tưởng.
Ví dụ, trong một cuộc trò chuyện với bạn bè, bạn có thể sử dụng câu hỏi mở để thể hiện sự quan tâm và lắng nghe.
Lắng nghe cẩn thận câu trả lời và đặt câu hỏi tiếp theo dựa trên những gì bạn nghe được.
Điều này sẽ giúp bạn đào sâu hơn vào chủ đề và hiểu rõ hơn về quan điểm của người khác.
Tránh sử dụng câu hỏi mở quá chung chung hoặc mơ hồ,
vì nó có thể khiến người trả lời cảm thấy bối rối và không biết bắt đầu từ đâu.
IV. So Sánh Câu Hỏi Mở và Câu Hỏi Đóng
| Đặc Điểm | Câu Hỏi Đóng | Câu Hỏi Mở |
| —————- | —————————————— | ——————————————– |
| Mục Đích | Thu thập thông tin cụ thể, xác nhận | Thu thập thông tin chi tiết, khám phá |
| Câu Trả Lời | Ngắn gọn, giới hạn | Dài, chi tiết, tự do diễn đạt |
| Từ Bắt Đầu | Có, không, là, phải không, ai, cái gì, ở đâu | Tại sao, như thế nào, bạn nghĩ gì, điều gì |
| Tính Tương Tác | Ít tương tác, có thể khô khan | Tăng tương tác, khuyến khích chia sẻ |
V. Mẹo và Lưu Ý
Sử Dụng Linh Hoạt:
Không có quy tắc cứng nhắc nào về việc sử dụng câu hỏi mở hay đóng. Hãy linh hoạt điều chỉnh tùy theo mục đích và ngữ cảnh của cuộc trò chuyện.
Tránh Câu Hỏi Gợi Ý:
Đặt câu hỏi một cách trung lập, tránh gợi ý câu trả lời mà bạn muốn nghe.
Lắng Nghe Chủ Động:
Dù là câu hỏi mở hay đóng, hãy lắng nghe cẩn thận câu trả lời và thể hiện sự quan tâm của bạn.
Sử Dụng Ngôn Ngữ Cơ Thể:
Giao tiếp bằng mắt, gật đầu và sử dụng các cử chỉ khuyến khích để tạo không khí thoải mái.
Tôn Trọng Người Trả Lời:
Không ngắt lời, không phán xét và không ép buộc người khác phải trả lời nếu họ không muốn.
Thực Hành:
Càng thực hành nhiều, bạn càng trở nên thành thạo trong việc đặt câu hỏi hiệu quả.
VI. Ứng Dụng Thực Tế
Trong Công Việc:
Phỏng vấn:
Sử dụng câu hỏi mở để đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên.
Đàm phán:
Sử dụng câu hỏi mở để hiểu nhu cầu và mong muốn của đối tác.
Quản lý:
Sử dụng câu hỏi mở để lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết vấn đề.
Bán hàng:
Sử dụng câu hỏi mở để tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và giới thiệu sản phẩm phù hợp.
Trong Cuộc Sống Cá Nhân:
Giao tiếp với gia đình và bạn bè:
Sử dụng câu hỏi mở để thể hiện sự quan tâm và chia sẻ cảm xúc.
Giải quyết mâu thuẫn:
Sử dụng câu hỏi mở để hiểu quan điểm của người khác và tìm kiếm giải pháp.
Học hỏi và phát triển bản thân:
Sử dụng câu hỏi mở để khám phá những điều mới và mở rộng kiến thức.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng đặt câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Hãy thực hành thường xuyên để trở thành một người giao tiếp hiệu quả hơn!