Kỹ năng ghi chú hiệu quả trong cuộc họp – Kênh tuyển dụng chia sẻ kinh nghiệm làm việc hiêu quả

Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng ghi chú hiệu quả trong cuộc họp, bao gồm các bước chuẩn bị, kỹ thuật ghi chú, và cách xử lý sau cuộc họp.

Hướng dẫn Chi Tiết: Kỹ Năng Ghi Chú Hiệu Quả Trong Cuộc Họp

Mục tiêu:

Nắm bắt thông tin quan trọng, hành động cần thực hiện và quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
Tạo ra một bản ghi chú có cấu trúc, dễ hiểu để tham khảo sau này.
Góp phần vào sự thành công của cuộc họp bằng cách ghi lại và theo dõi các hành động.

I. Chuẩn Bị Trước Cuộc Họp (Preparation is Key)

1. Tìm hiểu về cuộc họp:

Mục tiêu:

Xác định mục tiêu chính của cuộc họp. Cuộc họp này nhằm mục đích gì? (Ví dụ: Ra quyết định, cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề).

Chương trình:

Xem trước chương trình nghị sự (agenda) nếu có. Điều này giúp bạn biết những chủ đề nào sẽ được thảo luận và chuẩn bị trước.

Người tham gia:

Tìm hiểu về những người sẽ tham gia cuộc họp và vai trò của họ. Ai là người chủ trì? Ai là người đưa ra quyết định?

Tài liệu:

Đọc trước các tài liệu liên quan (báo cáo, slide trình bày, v.v.). Điều này giúp bạn hiểu rõ bối cảnh và thuật ngữ chuyên môn.

2. Chọn phương pháp ghi chú phù hợp:

Ghi chú viết tay:

Phù hợp với những người thích viết nhanh và có tính linh hoạt cao. Chuẩn bị sổ tay, bút viết tốt (nhiều màu nếu cần).

Ghi chú trên máy tính/máy tính bảng:

Phù hợp với những người thích gõ nhanh và dễ dàng chỉnh sửa. Chọn phần mềm ghi chú phù hợp (ví dụ: Microsoft OneNote, Evernote, Google Docs).

Ghi âm:

Chỉ nên sử dụng khi được sự đồng ý của tất cả người tham gia. Ghi âm chỉ nên dùng để bổ trợ, không nên thay thế việc ghi chú.

3. Chuẩn bị dụng cụ:

Sổ tay/Giấy:

Chọn loại giấy phù hợp với bút bạn dùng.

Bút:

Chuẩn bị bút viết tốt, có thể dùng nhiều màu để phân loại thông tin.

Máy tính/Máy tính bảng:

Đảm bảo pin đầy và phần mềm ghi chú đã sẵn sàng.

Tai nghe (nếu cần):

Để nghe rõ hơn trong môi trường ồn ào.

II. Kỹ Thuật Ghi Chú Hiệu Quả Trong Cuộc Họp (During the Meeting)

1. Tập trung và lắng nghe chủ động:

Hạn chế các yếu tố gây xao nhãng (điện thoại, email, v.v.).
Lắng nghe một cách chủ động, không ngắt lời người nói.
Đặt câu hỏi khi cần thiết để làm rõ thông tin.

2. Sử dụng các phương pháp ghi chú:

Phương pháp Cornell:

Chia trang giấy thành ba phần:

Cột Ghi Chú (Notes):

Ghi lại các ý chính, chi tiết quan trọng trong cuộc họp.

Cột Từ Khóa (Cues):

Sau cuộc họp, điền vào các từ khóa, câu hỏi gợi ý để tóm tắt nội dung.

Phần Tóm Tắt (Summary):

Viết một đoạn tóm tắt ngắn gọn về toàn bộ trang.

Mind Mapping (Sơ đồ tư duy):

Vẽ sơ đồ với chủ đề chính ở trung tâm, các nhánh thể hiện các chủ đề phụ và ý tưởng liên quan.

Outline (Dàn ý):

Sử dụng hệ thống số và chữ để phân cấp thông tin (ví dụ: I. Chủ đề chính, A. Ý chính 1, 1. Chi tiết 1).

Sketchnoting (Ghi chú bằng hình ảnh):

Kết hợp chữ viết, hình vẽ, biểu tượng để ghi lại thông tin một cách trực quan.

3. Các mẹo ghi chú nhanh và hiệu quả:

Viết tắt:

Sử dụng các từ viết tắt thông dụng hoặc tự tạo ra các ký hiệu viết tắt riêng.

Sử dụng ký hiệu:

Sử dụng các ký hiệu để biểu thị các ý tưởng, mối quan hệ (ví dụ: → cho “dẫn đến”, ! cho “quan trọng”).

Ghi lại các từ khóa, cụm từ quan trọng:

Không cần viết lại toàn bộ câu, chỉ cần ghi lại những từ khóa chính.

Tập trung vào hành động, quyết định:

Ghi lại rõ ràng ai sẽ làm gì và khi nào.

Phân biệt rõ người nói:

Ghi lại tên người nói khi họ đưa ra ý kiến, đề xuất hoặc quyết định quan trọng.

4. Cấu trúc ghi chú:

Tiêu đề:

Ghi lại tên cuộc họp, ngày giờ, địa điểm.

Mục tiêu:

Ghi lại mục tiêu chính của cuộc họp.

Người tham gia:

Ghi lại danh sách những người tham gia.

Nội dung thảo luận:

Ghi lại các chủ đề chính được thảo luận, ý kiến đóng góp, quyết định được đưa ra.

Hành động cần thực hiện:

Ghi lại rõ ràng các hành động cần thực hiện, người chịu trách nhiệm và thời hạn.

Vấn đề chưa được giải quyết:

Ghi lại các vấn đề cần được thảo luận thêm trong tương lai.

III. Sau Cuộc Họp (After the Meeting)

1. Xem lại và chỉnh sửa:

Ngay sau cuộc họp:

Dành thời gian xem lại ghi chú của bạn càng sớm càng tốt.

Điền vào chỗ trống:

Bổ sung các thông tin còn thiếu, làm rõ các ý chưa hiểu.

Chỉnh sửa và tổ chức lại:

Sắp xếp lại ghi chú theo cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu.

Tóm tắt:

Viết một bản tóm tắt ngắn gọn về những điểm chính của cuộc họp.

2. Chia sẻ và lưu trữ:

Chia sẻ:

Chia sẻ ghi chú của bạn với những người tham gia khác (nếu cần).

Lưu trữ:

Lưu trữ ghi chú ở một nơi dễ tìm kiếm (ví dụ: thư mục dự án, phần mềm quản lý tài liệu).

3. Thực hiện hành động:

Theo dõi:

Theo dõi các hành động cần thực hiện để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng thời hạn.

Liên hệ:

Liên hệ với những người chịu trách nhiệm nếu cần thiết.

Báo cáo:

Báo cáo tiến độ thực hiện các hành động (nếu được yêu cầu).

Ví dụ về Ghi Chú (Sử Dụng Phương Pháp Cornell):

Tiêu đề:

Cuộc Họp Dự Án Alpha – 15/05/2024

Cột Ghi Chú (Notes)

Cột Từ Khóa (Cues)

Phần Tóm Tắt (Summary):

Cuộc họp tập trung vào vấn đề tiến độ dự án bị chậm do thiếu nhân lực và phát sinh yêu cầu mới. Quyết định được đưa ra là tuyển thêm nhân viên và đánh giá lại yêu cầu mới.

Lời khuyên bổ sung:

Thực hành thường xuyên:

Càng thực hành nhiều, bạn càng ghi chú nhanh và hiệu quả hơn.

Tìm phong cách phù hợp:

Thử nghiệm các phương pháp ghi chú khác nhau để tìm ra phong cách phù hợp nhất với bạn.

Đừng ngại hỏi:

Nếu bạn không hiểu điều gì, đừng ngại hỏi người nói để làm rõ.

Tận dụng công nghệ:

Sử dụng các ứng dụng và công cụ hỗ trợ ghi chú để tăng hiệu quả.

Chúc bạn thành công với việc ghi chú trong các cuộc họp!

Hướng dẫn Chi Tiết: Kỹ Năng Ghi Chú Hiệu Quả Trong Cuộc Họp

Mục tiêu:

I. Chuẩn Bị Trước Cuộc Họp (Preparation is Key)

1. Tìm hiểu về cuộc họp:

Mục tiêu:

Chương trình:

Người tham gia:

Tài liệu:

2. Chọn phương pháp ghi chú phù hợp:

Ghi chú viết tay:

Ghi chú trên máy tính/máy tính bảng:

Ghi âm:

3. Chuẩn bị dụng cụ:

Sổ tay/Giấy:

Bút:

Máy tính/Máy tính bảng:

Tai nghe (nếu cần):

II. Kỹ Thuật Ghi Chú Hiệu Quả Trong Cuộc Họp (During the Meeting)

1. Tập trung và lắng nghe chủ động:

2. Sử dụng các phương pháp ghi chú:

Phương pháp Cornell:

Cột Ghi Chú (Notes):

Cột Từ Khóa (Cues):

Phần Tóm Tắt (Summary):

Mind Mapping (Sơ đồ tư duy):

Outline (Dàn ý):

Sketchnoting (Ghi chú bằng hình ảnh):

3. Các mẹo ghi chú nhanh và hiệu quả:

Viết tắt:

Sử dụng ký hiệu:

Ghi lại các từ khóa, cụm từ quan trọng:

Tập trung vào hành động, quyết định:

Phân biệt rõ người nói:

4. Cấu trúc ghi chú:

Tiêu đề:

Mục tiêu:

Người tham gia:

Nội dung thảo luận:

Hành động cần thực hiện:

Vấn đề chưa được giải quyết:

III. Sau Cuộc Họp (After the Meeting)

1. Xem lại và chỉnh sửa:

Ngay sau cuộc họp:

Điền vào chỗ trống:

Chỉnh sửa và tổ chức lại:

Tóm tắt:

2. Chia sẻ và lưu trữ:

Chia sẻ:

Lưu trữ:

3. Thực hiện hành động:

Theo dõi:

Liên hệ:

Báo cáo:

Ví dụ về Ghi Chú (Sử Dụng Phương Pháp Cornell):

Tiêu đề:

Cột Ghi Chú (Notes)

Cột Từ Khóa (Cues)

Phần Tóm Tắt (Summary):

Lời khuyên bổ sung:

Thực hành thường xuyên:

Tìm phong cách phù hợp:

Đừng ngại hỏi:

Tận dụng công nghệ:

Viết một bình luận Hủy