Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách kết thúc cuộc gọi hoặc cuộc họp một cách chuyên nghiệp, giúp bạn tạo ấn tượng tốt, duy trì mối quan hệ và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các bước tiếp theo:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Kết Thúc
Theo dõi thời gian:
Luôn để ý thời gian và bắt đầu quá trình kết thúc khi bạn còn khoảng 5-10 phút trước thời điểm dự kiến.
Xem lại chương trình:
Nhanh chóng xem lại các điểm chính trong chương trình cuộc gọi/cuộc họp để đảm bảo không bỏ sót nội dung quan trọng nào.
Chuẩn bị lời kết:
Suy nghĩ trước một vài câu kết thúc phù hợp với tình huống.
II. Các Bước Chi Tiết Khi Kết Thúc
1. Báo Hiệu Thời Điểm Kết Thúc:
Sử dụng tín hiệu ngôn ngữ:
“Chúng ta còn khoảng 5 phút nữa, vậy hãy tóm tắt lại những gì đã thảo luận…”
“Để đảm bảo chúng ta kết thúc đúng giờ, chúng ta hãy chuyển sang phần tổng kết…”
“Tôi muốn đảm bảo chúng ta có thời gian để thống nhất các bước tiếp theo trước khi kết thúc cuộc gọi.”
Sử dụng tín hiệu phi ngôn ngữ (nếu gặp mặt trực tiếp):
Bắt đầu thu dọn tài liệu một cách từ tốn.
Đứng dậy (nếu phù hợp).
Giảm tốc độ nói.
2. Tóm Tắt và Xác Nhận Các Quyết Định/Hành Động:
Tóm tắt ngắn gọn:
Đưa ra bản tóm tắt ngắn gọn về những điểm chính đã thảo luận, các quyết định đã được đưa ra và các hành động cần thực hiện.
“Vậy, để tóm tắt, chúng ta đã quyết định [nêu quyết định 1], [nêu quyết định 2], và [nêu quyết định 3].”
“Như vậy, chúng ta đã thống nhất rằng [tên người] sẽ [hành động] trước [thời hạn], và [tên người khác] sẽ [hành động khác] trước [thời hạn khác].”
Xác nhận với người tham gia:
Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và đồng ý với bản tóm tắt.
“Mọi người có đồng ý với bản tóm tắt này không?”
“Có ai có câu hỏi hoặc chỉnh sửa gì không?”
“Chúng ta có cần làm rõ điều gì trước khi kết thúc không?”
Ghi lại các hành động (Action Items) một cách rõ ràng:
Sử dụng bảng trắng, màn hình chia sẻ hoặc công cụ quản lý dự án để ghi lại các hành động.
Chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng hành động và thời hạn hoàn thành.
Gửi lại bản ghi này sau cuộc gọi/cuộc họp để mọi người cùng tham khảo.
3. Đặt Lịch Hẹn Tiếp Theo (Nếu Cần):
Đề xuất thời gian:
Nếu cần một cuộc họp tiếp theo, hãy đề xuất một vài khung thời gian phù hợp.
“Chúng ta có thể gặp lại vào tuần tới để đánh giá tiến độ. Thứ Ba hoặc Thứ Năm tuần sau có phù hợp với mọi người không?”
Sử dụng công cụ lên lịch:
Sử dụng các công cụ như Calendly hoặc Google Calendar để tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người.
Xác nhận và gửi lời mời:
Sau khi thống nhất thời gian, hãy xác nhận lại và gửi lời mời họp ngay lập tức.
4. Cảm Ơn và Thể Hiện Sự Trân Trọng:
Cảm ơn sự tham gia:
Thể hiện sự biết ơn đối với thời gian và sự đóng góp của mọi người.
“Cảm ơn mọi người đã dành thời gian tham gia cuộc gọi này.”
“Tôi thực sự đánh giá cao những đóng góp của tất cả mọi người.”
“Cảm ơn vì những ý kiến đóng góp hữu ích của các bạn.”
Nhấn mạnh giá trị của cuộc gọi/cuộc họp:
“Tôi tin rằng cuộc thảo luận này rất hữu ích và sẽ giúp chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.”
“Đây là một cuộc họp hiệu quả và tôi rất vui vì chúng ta đã đạt được nhiều tiến bộ.”
5. Kết Thúc Cuộc Gọi/Cuộc Họp:
Lời kết thúc rõ ràng:
“Vậy, nếu không còn câu hỏi nào, chúng ta sẽ kết thúc cuộc gọi/cuộc họp tại đây.”
“Cảm ơn mọi người một lần nữa. Chúc mọi người một ngày tốt lành!”
“Tôi sẽ gửi bản tóm tắt và các hành động cần thực hiện qua email ngay sau đây. Cảm ơn và hẹn gặp lại!”
Chờ đợi phản hồi:
Dừng lại một chút để xem có ai có câu hỏi hoặc ý kiến cuối cùng không.
Kết thúc dứt khoát:
Sau khi chắc chắn không còn ai có ý kiến gì, hãy kết thúc cuộc gọi/cuộc họp một cách dứt khoát.
III. Sau Khi Kết Thúc
Gửi email tóm tắt:
Gửi email tóm tắt các điểm chính, quyết định và hành động cần thực hiện cho tất cả người tham gia (nếu cần).
Theo dõi tiến độ:
Theo dõi tiến độ thực hiện các hành động đã thống nhất.
Ghi chép và đánh giá:
Ghi lại những bài học kinh nghiệm từ cuộc gọi/cuộc họp để cải thiện cho những lần sau.
IV. Mẹo Bổ Sung
Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp:
Luôn giữ thái độ tích cực, tôn trọng và chuyên nghiệp trong suốt cuộc gọi/cuộc họp, đặc biệt là khi kết thúc.
Linh hoạt:
Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn tùy thuộc vào tình huống và những người tham gia.
Luyện tập:
Luyện tập các kỹ năng này để bạn cảm thấy tự tin và thoải mái hơn khi kết thúc cuộc gọi/cuộc họp.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp (nếu gặp mặt trực tiếp):
Duy trì giao tiếp bằng mắt, gật đầu và sử dụng các cử chỉ khuyến khích để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng.
Tắt chia sẻ màn hình:
Nếu bạn đang chia sẻ màn hình, hãy nhớ tắt nó trước khi kết thúc cuộc gọi.
V. Ví Dụ Cụ Thể:
Ví dụ 1: Kết thúc cuộc họp nhóm về dự án:
“Chúng ta còn khoảng 5 phút nữa. Để tóm tắt, chúng ta đã quyết định [tên người] sẽ hoàn thành bản phác thảo thiết kế trước thứ Sáu, và [tên người khác] sẽ bắt đầu nghiên cứu thị trường vào tuần tới. Mọi người đồng ý với bản tóm tắt này chứ? Tuyệt vời. Cảm ơn mọi người đã đóng góp ý kiến. Tôi tin rằng chúng ta đang đi đúng hướng. Tôi sẽ gửi email tóm tắt và các hành động cần thực hiện ngay sau đây. Chúc mọi người một ngày làm việc hiệu quả!”
Ví dụ 2: Kết thúc cuộc gọi với khách hàng:
“Cảm ơn ông/bà [tên khách hàng] đã dành thời gian cho cuộc gọi hôm nay. Tôi rất vui vì chúng ta đã tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của ông/bà. Tôi sẽ gửi bản đề xuất chi tiết trong vòng 24 giờ tới. Nếu ông/bà có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với tôi. Chúc ông/bà một ngày tốt lành!”
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn kết thúc cuộc gọi/cuộc họp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả! Chúc bạn thành công!