Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về kỹ năng sử dụng các công cụ trình chiếu phổ biến như PowerPoint và Google Slides. Hướng dẫn này bao gồm các kiến thức cơ bản, nâng cao và mẹo hữu ích để bạn tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng.
MỤC LỤC
1. GIAO DIỆN VÀ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2. TẠO VÀ CHỈNH SỬA SLIDE
3. THÊM NỘI DUNG (VĂN BẢN, HÌNH ẢNH, ĐA PHƯƠNG TIỆN)
4. THIẾT KẾ VÀ ĐỊNH DẠNG
5. HIỆU ỨNG CHUYỂN ĐỘNG VÀ HOẠT HỌA
6. TRÌNH CHIẾU VÀ QUẢN LÝ THUYẾT TRÌNH
7. MẸO VÀ THỦ THUẬT NÂNG CAO
8. SO SÁNH POWERPOINT VÀ GOOGLE SLIDES
—
1. GIAO DIỆN VÀ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
PowerPoint:
Ribbon:
Thanh công cụ chứa các tab (File, Home, Insert, Design, Transitions, Animations, Slide Show, Review, View) với các lệnh được nhóm theo chức năng.
Slide Pane:
Khu vực hiển thị các slide dưới dạng hình thu nhỏ, giúp bạn dễ dàng quản lý và sắp xếp.
Slide View:
Khu vực chính để bạn chỉnh sửa nội dung của slide hiện tại.
Notes Pane:
Khu vực để bạn thêm ghi chú cho từng slide, hữu ích khi trình bày.
Status Bar:
Hiển thị thông tin về slide hiện tại, ngôn ngữ, và các tùy chọn xem.
Google Slides:
Menu Bar:
Thanh menu chứa các lệnh (File, Edit, View, Insert, Format, Slide, Arrange, Tools, Add-ons, Help).
Toolbar:
Thanh công cụ chứa các biểu tượng cho các lệnh thường dùng (New slide, Undo, Redo, Text box, Image, Shape, Line, Fill color, Border color, etc.).
Slide Pane:
Tương tự PowerPoint, hiển thị các slide dưới dạng hình thu nhỏ.
Slide View:
Khu vực chính để chỉnh sửa nội dung slide.
Notes Pane:
Khu vực thêm ghi chú cho slide.
2. TẠO VÀ CHỈNH SỬA SLIDE
Tạo Slide Mới:
PowerPoint:
Home > New Slide. Chọn bố cục slide (Title Slide, Title and Content, Section Header, Two Content, etc.).
Google Slides:
Slide > New Slide. Chọn bố cục slide từ menu thả xuống.
Xóa Slide:
PowerPoint:
Chọn slide trong Slide Pane, nhấn Delete hoặc chuột phải và chọn Delete Slide.
Google Slides:
Chọn slide trong Slide Pane, nhấn Delete hoặc chuột phải và chọn Delete Slide.
Sao Chép/Nhân Bản Slide:
PowerPoint:
Chọn slide, nhấn Ctrl+C (Copy), sau đó Ctrl+V (Paste) hoặc chuột phải và chọn Duplicate Slide.
Google Slides:
Chọn slide, nhấn Ctrl+C (Copy), sau đó Ctrl+V (Paste) hoặc chuột phải và chọn Duplicate Slide.
Sắp Xếp Slide:
Kéo và thả các slide trong Slide Pane để thay đổi thứ tự.
Thay Đổi Bố Cục Slide:
PowerPoint:
Chọn slide, Home > Layout.
Google Slides:
Slide > Apply layout.
3. THÊM NỘI DUNG (VĂN BẢN, HÌNH ẢNH, ĐA PHƯƠNG TIỆN)
Văn Bản:
PowerPoint/Google Slides:
Sử dụng Text Box (Insert > Text Box) hoặc nhấp vào placeholder (vùng giữ chỗ) có sẵn trên slide.
Định dạng văn bản:
Chọn văn bản, sử dụng các công cụ trên thanh công cụ hoặc ribbon để thay đổi font chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh, in đậm, in nghiêng, gạch chân, tạo danh sách (bullets, numbering).
Hình Ảnh:
PowerPoint:
Insert > Pictures > This Device (chèn từ máy tính), Online Pictures (chèn từ internet).
Google Slides:
Insert > Image > Upload from computer, Search the web, Drive, Photos, By URL, Camera.
Điều chỉnh hình ảnh:
Thay đổi kích thước, vị trí, xoay, cắt, thêm viền, hiệu ứng (corrections, color, artistic effects).
Hình Dạng (Shapes):
PowerPoint/Google Slides:
Insert > Shapes. Chọn hình dạng, vẽ lên slide.
Định dạng hình dạng:
Thay đổi màu nền, màu viền, độ dày viền, hiệu ứng đổ bóng, hiệu ứng 3D.
Biểu Đồ (Charts):
PowerPoint:
Insert > Chart. Chọn loại biểu đồ (cột, tròn, đường, thanh, etc.). PowerPoint sẽ mở Excel để bạn nhập dữ liệu.
Google Slides:
Insert > Chart > From Sheets (liên kết với Google Sheets) hoặc Chart > (loại biểu đồ).
Video và Âm Thanh:
PowerPoint:
Insert > Video > This Device (chèn video từ máy tính), Online Videos (chèn video từ YouTube hoặc Vimeo). Insert > Audio > Audio on My PC (chèn âm thanh từ máy tính).
Google Slides:
Insert > Video (chèn từ YouTube hoặc Google Drive). Google Slides không hỗ trợ chèn trực tiếp file âm thanh từ máy tính, bạn cần tải lên Google Drive trước.
Tùy chỉnh video/âm thanh:
Điều chỉnh âm lượng, tự động phát, lặp lại, ẩn khi không phát.
4. THIẾT KẾ VÀ ĐỊNH DẠNG
Themes (Chủ Đề):
PowerPoint:
Design > Chọn theme. PowerPoint có nhiều theme được thiết kế sẵn, bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng.
Google Slides:
Slide > Change theme.
Tùy chỉnh theme:
Thay đổi màu sắc, font chữ, hiệu ứng của theme hiện tại.
Background (Nền):
PowerPoint:
Design > Format Background. Chọn màu đơn sắc, gradient, hình ảnh, hoặc pattern làm nền.
Google Slides:
Slide > Change background.
Slide Size (Kích Thước Slide):
PowerPoint:
Design > Slide Size > Standard (4:3), Widescreen (16:9), Custom Slide Size.
Google Slides:
File > Page setup > Widescreen (16:9), Standard (4:3), Custom.
Slide Master (Mẫu Slide):
PowerPoint:
View > Slide Master. Slide Master cho phép bạn chỉnh sửa bố cục, font chữ, màu sắc, vị trí của các thành phần trên tất cả các slide một cách đồng nhất.
Google Slides:
View > Master. Tương tự PowerPoint, Master cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các mẫu slide.
Guides và Gridlines (Đường Kẻ và Lưới):
PowerPoint/Google Slides:
View > Guides/Gridlines. Giúp bạn căn chỉnh các đối tượng trên slide một cách chính xác.
5. HIỆU ỨNG CHUYỂN ĐỘNG VÀ HOẠT HỌA
Transitions (Hiệu Ứng Chuyển Slide):
PowerPoint:
Transitions > Chọn hiệu ứng. Áp dụng hiệu ứng khi chuyển từ slide này sang slide khác (Fade, Wipe, Push, etc.).
Google Slides:
Transition > Chọn hiệu ứng.
Tùy chỉnh transition:
Thay đổi thời lượng, âm thanh, hướng chuyển.
Animations (Hoạt Họa):
PowerPoint:
Animations > Chọn đối tượng > Add Animation. Áp dụng hiệu ứng cho các đối tượng trên slide (Appear, Fade, Fly In, Zoom, etc.).
Google Slides:
Animate > Chọn đối tượng > Add animation.
Tùy chỉnh animation:
Thay đổi thời gian bắt đầu (On Click, With Previous, After Previous), thời lượng, độ trễ, hướng chuyển động.
Animation Pane (PowerPoint) / Animation (Google Slides):
Quản lý thứ tự và thời gian của các hiệu ứng hoạt họa.
Lưu ý khi sử dụng hiệu ứng:
Sử dụng hiệu ứng một cách nhất quán và có mục đích. Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng gây rối mắt.
Sử dụng hiệu ứng để nhấn mạnh thông tin quan trọng hoặc tạo sự chú ý.
6. TRÌNH CHIẾU VÀ QUẢN LÝ THUYẾT TRÌNH
Bắt Đầu Trình Chiếu:
PowerPoint:
Slide Show > From Beginning (bắt đầu từ slide đầu tiên), From Current Slide (bắt đầu từ slide hiện tại).
Google Slides:
Present > From beginning, Present from current slide.
Điều Khiển Trình Chiếu:
Sử dụng phím mũi tên (trái/phải, lên/xuống), phím Page Up/Page Down, hoặc chuột để chuyển slide.
Nhấn phím B (Black) hoặc W (White) để tạm thời tắt màn hình.
Nhấn phím Esc để thoát chế độ trình chiếu.
Presenter View (Chế Độ Người Trình Bày):
PowerPoint:
Khi trình chiếu trên hai màn hình, PowerPoint sẽ tự động hiển thị Presenter View trên màn hình của bạn.
Google Slides:
Present > Presenter view.
Presenter View hiển thị:
Slide hiện tại
Slide tiếp theo
Ghi chú
Thời gian
Công cụ bút vẽ, laser pointer
Rehearse Timings (Luyện Tập Thời Gian):
PowerPoint:
Slide Show > Rehearse Timings. PowerPoint sẽ ghi lại thời gian bạn dành cho mỗi slide.
Google Slides:
Không có tính năng này trực tiếp, nhưng bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ để luyện tập.
Custom Slide Show (Trình Chiếu Tùy Chỉnh):
PowerPoint:
Slide Show > Custom Slide Show > Custom Shows. Tạo một trình chiếu chỉ bao gồm một số slide nhất định.
Ẩn Slide (Hide Slide):
PowerPoint:
Chọn slide, chuột phải > Hide Slide.
Google Slides:
Chọn slide, Slide > Skip slide. Slide bị ẩn sẽ không hiển thị trong trình chiếu.
In Ấn:
PowerPoint/Google Slides:
File > Print. Bạn có thể in slide dưới dạng handouts (nhiều slide trên một trang), notes pages (slide kèm ghi chú), hoặc outline.
7. MẸO VÀ THỦ THUẬT NÂNG CAO
Sử Dụng Phím Tắt:
Học và sử dụng các phím tắt để làm việc nhanh hơn.
Ctrl+N: Tạo bài thuyết trình mới
Ctrl+O: Mở bài thuyết trình
Ctrl+S: Lưu bài thuyết trình
Ctrl+C: Sao chép
Ctrl+V: Dán
Ctrl+Z: Hoàn tác
Ctrl+Y: Làm lại
F5: Bắt đầu trình chiếu từ slide đầu tiên
Shift+F5: Bắt đầu trình chiếu từ slide hiện tại
Sử Dụng Icons:
Sử dụng icons để minh họa cho các ý tưởng, làm cho slide trực quan hơn. Bạn có thể tìm icons miễn phí trên các trang web như Flaticon, The Noun Project.
Font chữ:
Chọn font chữ dễ đọc, kích thước phù hợp.
Sử dụng không quá 2-3 font chữ trong một bài thuyết trình.
Đảm bảo font chữ hiển thị đúng trên các máy tính khác nhau (sử dụng font chữ phổ biến hoặc nhúng font chữ vào file).
Màu Sắc:
Chọn màu sắc hài hòa, tương phản tốt.
Sử dụng màu sắc nhất quán trong toàn bộ bài thuyết trình.
Sử dụng màu sắc để nhấn mạnh thông tin quan trọng.
Hình Ảnh Chất Lượng Cao:
Sử dụng hình ảnh có độ phân giải cao để tránh bị vỡ ảnh khi trình chiếu.
Keep It Simple (Giữ Cho Đơn Giản):
Tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin lên một slide. Sử dụng các gạch đầu dòng ngắn gọn, hình ảnh minh họa, biểu đồ.
Storytelling (Kể Chuyện):
Xây dựng bài thuyết trình như một câu chuyện hấp dẫn.
Practice, Practice, Practice (Luyện Tập):
Luyện tập bài thuyết trình nhiều lần trước khi trình bày chính thức.
8. SO SÁNH POWERPOINT VÀ GOOGLE SLIDES
| Tính năng | PowerPoint | Google Slides |
| —————- | —————————————————————————— | —————————————————————————— |
| Giá cả | Trả phí (mua bản quyền hoặc thuê bao Microsoft 365) | Miễn phí (với tài khoản Google) |
| Khả năng cộng tác | Cộng tác có giới hạn, cần gửi file qua lại. | Cộng tác trực tuyến dễ dàng, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc. |
| Lưu trữ | Lưu trữ trên máy tính hoặc OneDrive. | Lưu trữ trên Google Drive. |
| Tính năng | Nhiều tính năng nâng cao hơn, đặc biệt về hiệu ứng hoạt họa và biểu đồ. | Tính năng cơ bản đáp ứng nhu cầu thông thường. |
| Khả năng ngoại tuyến | Có thể sử dụng ngoại tuyến sau khi cài đặt. | Cần kết nối internet để sử dụng đầy đủ tính năng. |
| Tính tương thích | Tương thích tốt với nhiều định dạng file. | Tương thích tốt với các ứng dụng của Google (Docs, Sheets, etc.). |
| Nền tảng | Windows, macOS, Web. | Web, Android, iOS. |
KẾT LUẬN
PowerPoint và Google Slides là những công cụ trình chiếu mạnh mẽ, giúp bạn truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Bằng cách nắm vững các kỹ năng cơ bản và áp dụng các mẹo nâng cao, bạn có thể tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và thu hút. Chúc bạn thành công!