Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Kỹ năng xác định và tiếp cận đúng người ra quyết định (Decision Maker) là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ bán hàng, marketing, đến quản lý dự án và thậm chí là trong cuộc sống cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể nắm vững kỹ năng này:
I. TẠI SAO KỸ NĂNG NÀY LẠI QUAN TRỌNG?
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực:
Thay vì lãng phí thời gian thuyết phục những người không có quyền quyết định, bạn tập trung vào người có khả năng thông qua quyết định.
Tăng cơ hội thành công:
Tiếp cận đúng người giúp bạn truyền tải thông điệp hiệu quả hơn, giải quyết đúng vấn đề và nhận được sự đồng ý nhanh chóng.
Xây dựng mối quan hệ chất lượng:
Giao tiếp với người ra quyết định giúp bạn xây dựng mối quan hệ có giá trị lâu dài.
Đạt được mục tiêu nhanh hơn:
Quyết định được thông qua nhanh chóng giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.
II. CÁC BƯỚC XÁC ĐỊNH NGƯỜI RA QUYẾT ĐỊNH
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của bạn
Bạn muốn đạt được điều gì?
(Ví dụ: Bán sản phẩm, được phê duyệt dự án, nhận được tài trợ, vv.)
Quyết định nào cần được đưa ra để đạt được mục tiêu đó?
(Ví dụ: Quyết định mua sản phẩm, phê duyệt ngân sách, đồng ý hợp tác, vv.)
Bước 2: Nghiên cứu cấu trúc tổ chức
Tìm hiểu về tổ chức/công ty mục tiêu:
Website công ty:
Tìm kiếm sơ đồ tổ chức (organization chart), giới thiệu về ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan.
LinkedIn:
Tìm kiếm nhân viên trong công ty, xem chức danh và kinh nghiệm của họ.
Báo chí, truyền thông:
Tìm kiếm thông tin về các dự án, hoạt động, và những người có liên quan đến các quyết định quan trọng.
Xác định các phòng ban/bộ phận liên quan:
Bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm chính cho quyết định bạn cần?
Tìm hiểu về quy trình ra quyết định:
Quyết định thường được đưa ra bởi ai? Có hội đồng, ủy ban nào tham gia không?
Bước 3: Xác định các vai trò liên quan đến quyết định
Người ra quyết định chính (Decision Maker):
Người có quyền lực cuối cùng để phê duyệt hoặc từ chối.
Người ảnh hưởng (Influencer):
Người có ý kiến được người ra quyết định chính coi trọng. Họ có thể là chuyên gia, đồng nghiệp, hoặc người có kinh nghiệm.
Người sử dụng (User):
Người sẽ trực tiếp sử dụng sản phẩm/dịch vụ hoặc chịu ảnh hưởng bởi quyết định. Họ có thể cung cấp thông tin quan trọng.
Người gác cổng (Gatekeeper):
Thường là thư ký, trợ lý, hoặc người quản lý cấp dưới. Họ có thể kiểm soát quyền truy cập vào người ra quyết định chính.
Bước 4: Thu thập thông tin về các cá nhân
Tên, chức danh, phòng ban:
Xác định chính xác thông tin này.
Trách nhiệm chính:
Họ chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực nào?
Ưu tiên và mối quan tâm:
Điều gì quan trọng đối với họ? Họ đang tìm kiếm giải pháp cho vấn đề gì?
Phong cách giao tiếp:
Họ thích giao tiếp qua email, điện thoại, hay gặp mặt trực tiếp?
Mối quan hệ:
Họ có mối quan hệ với ai trong mạng lưới của bạn không?
Bước 5: Xác nhận thông tin
Hỏi những người bạn biết:
Nếu bạn có mối quan hệ với ai đó trong tổ chức, hãy hỏi họ để xác nhận thông tin và có thêm thông tin chi tiết.
Sử dụng các công cụ tìm kiếm nâng cao:
Tìm kiếm trên Google, LinkedIn với các từ khóa liên quan đến người bạn đang tìm kiếm.
Gọi điện thoại đến công ty:
Hỏi bộ phận lễ tân hoặc các phòng ban liên quan để xác nhận thông tin về người bạn cần tìm.
III. CÁC BƯỚC TIẾP CẬN NGƯỜI RA QUYẾT ĐỊNH
Bước 1: Lập kế hoạch tiếp cận
Chọn phương thức tiếp cận phù hợp:
Email:
Phù hợp để giới thiệu, cung cấp thông tin chi tiết, và đặt lịch hẹn.
Điện thoại:
Phù hợp để xây dựng mối quan hệ, đặt câu hỏi nhanh, và tạo ấn tượng ban đầu.
Gặp mặt trực tiếp:
Phù hợp để trình bày chi tiết, xây dựng lòng tin, và chốt thỏa thuận.
LinkedIn:
Phù hợp để kết nối, chia sẻ thông tin, và tham gia vào các cuộc thảo luận.
Xác định thông điệp chính:
Tập trung vào lợi ích:
Giải thích rõ ràng sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ giúp họ giải quyết vấn đề gì, đạt được mục tiêu gì.
Điều chỉnh thông điệp:
Cá nhân hóa thông điệp cho phù hợp với nhu cầu và mối quan tâm của từng người.
Ngắn gọn, súc tích:
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn khó hiểu.
Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ:
Brochure, slide trình bày:
Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ.
Nghiên cứu trường hợp (case study):
Chứng minh hiệu quả của sản phẩm/dịch vụ trong thực tế.
Báo giá:
Cung cấp thông tin về giá cả và các điều khoản.
Bước 2: Thực hiện tiếp cận
Tạo ấn tượng ban đầu tốt:
Email:
Tiêu đề hấp dẫn, nội dung chuyên nghiệp, giọng văn lịch sự.
Điện thoại:
Giới thiệu rõ ràng, nói chuyện tự tin, lắng nghe cẩn thận.
Gặp mặt trực tiếp:
Ăn mặc lịch sự, đến đúng giờ, chuẩn bị kỹ lưỡng.
Xây dựng mối quan hệ:
Tìm điểm chung:
Tìm hiểu về sở thích, mối quan tâm của họ để tạo sự kết nối.
Đặt câu hỏi:
Thể hiện sự quan tâm đến vấn đề của họ và lắng nghe câu trả lời.
Thể hiện sự tôn trọng:
Giao tiếp lịch sự, tôn trọng ý kiến của họ.
Trình bày thông điệp:
Tập trung vào lợi ích:
Nhấn mạnh những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại cho họ.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu:
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn khó hiểu.
Sử dụng hình ảnh, ví dụ minh họa:
Giúp họ dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn.
Xử lý phản đối:
Lắng nghe cẩn thận:
Tìm hiểu nguyên nhân của sự phản đối.
Trả lời trung thực, rõ ràng:
Cung cấp thông tin chính xác để giải đáp thắc mắc.
Tìm kiếm giải pháp:
Đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề của họ.
Bước 3: Theo dõi và duy trì mối quan hệ
Gửi email cảm ơn:
Sau khi gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại, hãy gửi email cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Cung cấp thông tin hữu ích:
Chia sẻ các bài viết, báo cáo, hoặc thông tin liên quan đến lĩnh vực của họ.
Giữ liên lạc thường xuyên:
Duy trì mối quan hệ bằng cách gọi điện thoại, gửi email, hoặc gặp mặt định kỳ.
Xin giới thiệu:
Nếu bạn không thể trực tiếp giúp đỡ họ, hãy xin giới thiệu họ với những người khác trong mạng lưới của bạn.
IV. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
Tính kiên nhẫn:
Quá trình xác định và tiếp cận người ra quyết định có thể mất thời gian.
Tính linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch tiếp cận nếu cần thiết.
Đạo đức nghề nghiệp:
Luôn trung thực, minh bạch, và tôn trọng đối tác.
Xây dựng mạng lưới quan hệ:
Mở rộng mạng lưới quan hệ để có thêm cơ hội tiếp cận người ra quyết định.
V. VÍ DỤ MINH HỌA
Tình huống:
Bạn là một nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý nhân sự (HRM) và muốn bán sản phẩm cho một công ty lớn.
Các bước thực hiện:
1. Mục tiêu:
Bán phần mềm HRM cho công ty.
2. Nghiên cứu:
Tìm hiểu về cấu trúc tổ chức của công ty, các phòng ban liên quan đến quản lý nhân sự (HR, IT, Tài chính).
3. Vai trò:
Người ra quyết định:
Giám đốc nhân sự (CHRO), Giám đốc tài chính (CFO), hoặc Tổng giám đốc (CEO).
Người ảnh hưởng:
Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng IT, các chuyên gia nhân sự.
Người sử dụng:
Nhân viên phòng nhân sự, nhân viên các phòng ban khác.
4. Thông tin:
Tìm kiếm thông tin về những người này trên LinkedIn, website công ty, báo chí.
5. Tiếp cận:
Email:
Gửi email giới thiệu giải pháp HRM, nhấn mạnh lợi ích (tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý, nâng cao trải nghiệm nhân viên).
Điện thoại:
Gọi điện thoại để đặt lịch hẹn gặp mặt.
Gặp mặt:
Trình bày chi tiết về giải pháp, trả lời câu hỏi, và xử lý phản đối.
6. Theo dõi:
Gửi email cảm ơn, cung cấp thông tin hữu ích, và giữ liên lạc thường xuyên.
KẾT LUẬN
Kỹ năng xác định và tiếp cận đúng người ra quyết định là một kỹ năng quan trọng và cần thiết để đạt được thành công trong nhiều lĩnh vực. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể nâng cao kỹ năng này và tăng cơ hội đạt được mục tiêu của mình. Chúc bạn thành công!