Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Việc vượt qua người gác cổng (gatekeepers) là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là bán hàng, marketing, và tuyển dụng. Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật này, bao gồm các chiến lược, ví dụ cụ thể, và lời khuyên để bạn có thể tiếp cận được những người ra quyết định một cách hiệu quả hơn:
I. Hiểu Rõ về Người Gác Cổng (Gatekeepers)
Định nghĩa:
Người gác cổng là những cá nhân (thường là trợ lý, thư ký, lễ tân, hoặc nhân viên tổng đài) có nhiệm vụ kiểm soát quyền truy cập vào một người khác, thường là người có quyền ra quyết định (decision-maker) trong một tổ chức.
Vai trò:
Họ là “lính canh” ngăn chặn những người không liên quan, những cuộc gọi/email rác, và những sự xao nhãng không cần thiết để bảo vệ thời gian và sự tập trung của người ra quyết định.
Thái độ:
Nhiều người có xu hướng coi người gác cổng là một trở ngại, nhưng thực tế họ có thể là một đồng minh quan trọng.
Mục tiêu của bạn:
Thay vì cố gắng “vượt mặt” họ một cách thô thiển, hãy tìm cách xây dựng mối quan hệ tốt đẹp để họ giúp bạn kết nối với người ra quyết định.
II. Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng
1. Nghiên Cứu:
Về Công Ty:
Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ, khách hàng, và văn hóa của công ty mục tiêu.
Về Người Ra Quyết Định:
Xác định ai là người có thẩm quyền ra quyết định liên quan đến vấn đề bạn muốn đề xuất. Tìm hiểu về chức danh, trách nhiệm, sở thích (nếu có thể), và những vấn đề họ đang quan tâm.
Về Người Gác Cổng:
Tìm hiểu tên, chức danh, và thông tin liên hệ của người gác cổng. Lắng nghe cách họ trả lời điện thoại/email để nắm bắt phong cách giao tiếp của họ.
2. Xác Định Mục Tiêu:
Bạn muốn gì từ cuộc trò chuyện với người gác cổng? (Ví dụ: Lấy thông tin liên hệ của người ra quyết định, đặt lịch hẹn, hoặc hiểu rõ hơn về nhu cầu của công ty).
Hãy xác định rõ mục tiêu để có thể điều chỉnh cách tiếp cận của bạn một cách phù hợp.
3. Chuẩn Bị Kịch Bản:
Soạn thảo một kịch bản ngắn gọn, tự nhiên, và tập trung vào lợi ích mà bạn có thể mang lại cho công ty.
Chuẩn bị sẵn những câu hỏi thông minh để thu thập thông tin và thể hiện sự quan tâm thực sự của bạn.
III. Tiếp Cận Người Gác Cổng
1. Tạo Ấn Tượng Đầu Tiên Tốt Đẹp:
Chuyên Nghiệp:
Ăn mặc lịch sự, nói năng rõ ràng, tự tin, và tôn trọng.
Thân Thiện:
Gọi họ bằng tên (nếu biết), mỉm cười (nếu gặp trực tiếp), và sử dụng giọng điệu ấm áp, dễ chịu.
2. Xây Dựng Mối Quan Hệ:
Tôn Trọng Thời Gian của Họ:
Hãy nhớ rằng họ có rất nhiều việc phải làm. Tránh lãng phí thời gian của họ bằng những lời lẽ lan man.
Tìm Điểm Chung:
Nếu có thể, hãy tìm một điểm chung để bắt đầu cuộc trò chuyện (ví dụ: một sự kiện gần đây của công ty, một người quen chung).
Thể Hiện Sự Quan Tâm Chân Thành:
Hỏi về công việc của họ, những thách thức họ đang gặp phải, hoặc những mục tiêu họ đang hướng tới.
3. Sử Dụng Các Chiến Lược Hiệu Quả:
“Tên bạn” (Name-Dropping):
Nếu bạn có một người quen chung với người ra quyết định hoặc một đối tác kinh doanh đáng tin cậy, hãy đề cập đến họ. Ví dụ: “Tôi đã nói chuyện với [Tên] về [Vấn đề] và anh ấy gợi ý tôi nên liên hệ với [Tên người ra quyết định] để thảo luận thêm.”
“Giá trị mang lại” (Value Proposition):
Tập trung vào lợi ích mà bạn có thể mang lại cho công ty. Ví dụ: “Chúng tôi đã giúp các công ty như [Tên công ty] tăng doanh số bán hàng lên [Phần trăm] bằng cách [Giải pháp].”
“Tính khẩn cấp” (Urgency):
Tạo ra cảm giác cấp bách (nhưng không gây áp lực). Ví dụ: “Chúng tôi đang có một chương trình khuyến mãi đặc biệt chỉ dành cho một số lượng khách hàng giới hạn.”
“Yêu cầu cụ thể” (Specific Request):
Đưa ra một yêu cầu cụ thể và dễ thực hiện. Ví dụ: “Tôi muốn xin phép được gửi một email ngắn gọn giới thiệu về giải pháp của chúng tôi.”
“Hỏi xin lời khuyên” (Seeking Advice):
Hỏi người gác cổng xin lời khuyên về cách tiếp cận người ra quyết định. Ví dụ: “Tôi muốn trình bày một giải pháp có thể giúp công ty [Tên công ty] tiết kiệm chi phí. Bạn có lời khuyên nào về cách tốt nhất để tiếp cận [Tên người ra quyết định] không?”
“Lịch sự và Kiên trì” (Polite Persistence):
Nếu bạn không thành công ngay lần đầu tiên, hãy kiên trì nhưng vẫn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng. Thử gọi lại vào thời điểm khác hoặc gửi một email theo dõi.
IV. Các Ví Dụ Cụ Thể
Ví dụ 1: Gọi điện thoại
Bạn:
“Chào buổi sáng, tôi là [Tên] từ [Công ty]. Tôi muốn nói chuyện với [Tên người ra quyết định] về [Vấn đề]. Anh/Chị có thể giúp tôi kết nối được không?”
Người gác cổng:
“Anh/Chị có thể cho tôi biết mục đích cuộc gọi là gì không?”
Bạn:
“Chúng tôi có một giải pháp có thể giúp [Tên công ty] giảm chi phí năng lượng lên đến 20%. Tôi muốn trao đổi nhanh với [Tên người ra quyết định] để xem giải pháp này có phù hợp với nhu cầu của công ty không.”
Hoặc:
“Tôi đã nói chuyện với [Tên người quen chung] về việc [Vấn đề] và anh ấy gợi ý tôi nên liên hệ với [Tên người ra quyết định] để thảo luận thêm.”
Ví dụ 2: Gửi email
Tiêu đề:
“Giải pháp giúp [Tên công ty] tiết kiệm chi phí [Lĩnh vực]”
Nội dung:
“Kính chào [Tên người gác cổng],
Tôi là [Tên] từ [Công ty]. Chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp [Lĩnh vực] giúp các công ty như [Tên công ty] tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động.
Tôi muốn xin phép được gửi một email ngắn gọn cho [Tên người ra quyết định] để giới thiệu về giải pháp của chúng tôi. Anh/Chị có thể cho tôi xin địa chỉ email của anh ấy/cô ấy được không?
Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì sự giúp đỡ.
Trân trọng,
[Tên]”
V. Những Điều Nên Tránh
Nói dối hoặc lừa dối:
Đừng cố gắng “vượt mặt” người gác cổng bằng cách nói dối về danh tính hoặc mục đích của bạn.
Thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng:
Luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng, ngay cả khi bạn cảm thấy thất vọng.
Quá khích hoặc gây áp lực:
Đừng cố gắng ép buộc người gác cổng phải giúp bạn.
Bỏ qua người gác cổng:
Đừng cố gắng liên hệ trực tiếp với người ra quyết định mà không thông qua người gác cổng.
VI. Sau Khi Thành Công
Gửi lời cảm ơn:
Sau khi bạn đã kết nối được với người ra quyết định, hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến người gác cổng vì sự giúp đỡ của họ.
Duy trì mối quan hệ:
Tiếp tục xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người gác cổng. Họ có thể là một nguồn thông tin và hỗ trợ quý giá trong tương lai.
VII. Lời Khuyên Bổ Sung
Sử dụng mạng xã hội:
LinkedIn có thể là một công cụ hữu ích để tìm kiếm thông tin về người gác cổng và người ra quyết định.
Tham gia các sự kiện của ngành:
Các sự kiện của ngành là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ và kết nối với những người trong ngành, bao gồm cả người gác cổng và người ra quyết định.
Luyện tập thường xuyên:
Kỹ năng vượt qua người gác cổng cần được luyện tập thường xuyên để trở nên thành thạo.
Tóm lại:
Vượt qua người gác cổng không phải là một nhiệm vụ bất khả thi. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, sử dụng các chiến lược hiệu quả, và luôn giữ thái độ lịch sự và tôn trọng, bạn có thể tăng cơ hội tiếp cận được những người ra quyết định và đạt được mục tiêu của mình. Chúc bạn thành công!