Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Việc xác định đúng người ảnh hưởng (Influencer) trong tổ chức khách hàng là yếu tố then chốt để bán hàng thành công, đặc biệt là trong B2B. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả:
I. Tại sao cần xác định người ảnh hưởng?
Tăng cơ hội thành công:
Người ảnh hưởng có thể ủng hộ giải pháp của bạn, giúp bạn vượt qua các rào cản và thúc đẩy quyết định mua hàng.
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực:
Thay vì cố gắng thuyết phục tất cả mọi người, bạn có thể tập trung vào những người có tiếng nói và khả năng tác động đến quyết định.
Xây dựng mối quan hệ bền vững:
Việc kết nối với người ảnh hưởng giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, tạo cơ hội cho các dự án hợp tác trong tương lai.
Hiểu rõ nhu cầu:
Người ảnh hưởng thường có hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và vấn đề của tổ chức, giúp bạn điều chỉnh giải pháp của mình cho phù hợp.
II. Các bước xác định người ảnh hưởng:
Bước 1: Nghiên cứu tổng quan về tổ chức khách hàng
Tìm hiểu cấu trúc tổ chức:
Vẽ sơ đồ tổ chức để hiểu rõ các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa chúng.
Nghiên cứu thông tin công khai:
Website công ty:
Tìm kiếm thông tin về ban lãnh đạo, các dự án đã thực hiện, và các thành tựu của công ty.
LinkedIn:
Nghiên cứu hồ sơ của nhân viên, tìm kiếm các nhóm liên quan đến ngành nghề của bạn, và theo dõi các bài đăng của họ.
Báo chí và truyền thông:
Tìm kiếm các bài báo, phỏng vấn, hoặc thông cáo báo chí liên quan đến công ty.
Mạng xã hội:
Theo dõi các kênh mạng xã hội của công ty để nắm bắt thông tin về văn hóa, sự kiện, và các hoạt động của họ.
Xác định các phòng ban liên quan đến giải pháp của bạn:
Phòng ban nào sẽ sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn? Phòng ban nào sẽ chịu trách nhiệm về ngân sách?
Bước 2: Xác định các ứng viên tiềm năng
Dựa trên nghiên cứu ban đầu, hãy lập danh sách các cá nhân có thể là người ảnh hưởng. Các tiêu chí để xác định ứng viên tiềm năng:
Chức vụ:
Các vị trí quản lý cấp cao (Giám đốc, Trưởng phòng, Quản lý dự án) thường có quyền quyết định hoặc ảnh hưởng lớn.
Thâm niên:
Những người có kinh nghiệm lâu năm trong công ty thường có uy tín và được đồng nghiệp tin tưởng.
Chuyên môn:
Những người có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực liên quan đến giải pháp của bạn có thể đánh giá và so sánh các lựa chọn khác nhau.
Mạng lưới quan hệ:
Những người có nhiều mối quan hệ trong và ngoài công ty có thể lan tỏa thông tin và tạo ra sự ủng hộ.
Sự tham gia:
Những người tích cực tham gia vào các hoạt động của công ty (ví dụ: hội thảo, dự án, đóng góp ý kiến) thường có tầm ảnh hưởng lớn.
Bước 3: Phân loại các vai trò trong quá trình ra quyết định (Decision-Making Roles)
Hiểu rõ các vai trò khác nhau giúp bạn tiếp cận và thuyết phục đúng người:
Người đề xuất (Initiator):
Người đầu tiên nhận ra vấn đề hoặc nhu cầu và đề xuất giải pháp.
Người ảnh hưởng (Influencer):
Người có kiến thức, kinh nghiệm hoặc uy tín có thể tác động đến quyết định.
Người quyết định (Decider):
Người có quyền phê duyệt hoặc bác bỏ quyết định mua hàng.
Người mua (Buyer):
Người chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch mua hàng.
Người sử dụng (User):
Người trực tiếp sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Người gác cổng (Gatekeeper):
Người kiểm soát luồng thông tin và có thể ngăn chặn bạn tiếp cận những người khác.
Lưu ý:
Một người có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau.
Bước 4: Thu thập thông tin chi tiết về từng ứng viên
Phỏng vấn:
Đây là cách tốt nhất để hiểu rõ quan điểm, nhu cầu và động cơ của từng người.
Chuẩn bị câu hỏi trước:
Tập trung vào các câu hỏi mở để khuyến khích họ chia sẻ thông tin chi tiết. Ví dụ:
“Anh/Chị đánh giá như thế nào về tình hình hiện tại của…?”
“Những thách thức lớn nhất mà phòng ban/công ty đang đối mặt là gì?”
“Anh/Chị có những tiêu chí nào khi lựa chọn giải pháp cho…?”
Lắng nghe cẩn thận:
Ghi chép lại những thông tin quan trọng và đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa rõ ràng.
Quan sát:
Tham gia các sự kiện của công ty:
Quan sát cách họ tương tác với đồng nghiệp, cách họ trình bày ý kiến, và cách họ được người khác tôn trọng.
Theo dõi hoạt động trực tuyến:
Xem họ chia sẻ những gì trên LinkedIn, Twitter, hoặc các diễn đàn trực tuyến khác.
Tìm kiếm thông tin từ các nguồn bên ngoài:
Hỏi ý kiến đồng nghiệp:
Những người đã từng làm việc với khách hàng này có thể cung cấp thông tin hữu ích.
Tìm kiếm thông tin trên mạng:
Đọc các bài viết, bình luận, hoặc đánh giá liên quan đến ứng viên.
Bước 5: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng ứng viên
Sử dụng các tiêu chí sau để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng ứng viên:
Quyền lực chính thức:
Chức vụ và quyền hạn trong tổ chức.
Quyền lực chuyên môn:
Kiến thức, kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực chuyên môn.
Quyền lực quan hệ:
Mạng lưới quan hệ rộng lớn trong và ngoài tổ chức.
Khả năng thuyết phục:
Kỹ năng giao tiếp, trình bày và thuyết phục người khác.
Mức độ tin cậy:
Sự tin tưởng và tôn trọng mà họ nhận được từ đồng nghiệp.
Sự nhiệt tình:
Mức độ quan tâm và sẵn sàng ủng hộ giải pháp của bạn.
Sử dụng ma trận đánh giá:
Bạn có thể tạo một ma trận để đánh giá từng ứng viên theo các tiêu chí trên, sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 (1 = Rất thấp, 5 = Rất cao).
Ví dụ:
| Ứng viên | Quyền lực chính thức | Quyền lực chuyên môn | Quyền lực quan hệ | Khả năng thuyết phục | Mức độ tin cậy | Sự nhiệt tình | Tổng điểm |
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| Nguyễn Văn A | 4 | 5 | 3 | 4 | 5 | 2 | 23 |
| Trần Thị B | 3 | 4 | 5 | 3 | 4 | 4 | 23 |
| Lê Minh C | 5 | 3 | 2 | 5 | 3 | 1 | 19 |
Bước 6: Xây dựng mối quan hệ với người ảnh hưởng
Cá nhân hóa cách tiếp cận:
Tìm hiểu về sở thích, mối quan tâm và phong cách giao tiếp của từng người để có cách tiếp cận phù hợp.
Cung cấp giá trị:
Chia sẻ thông tin hữu ích, kiến thức chuyên môn, hoặc các giải pháp giúp họ giải quyết vấn đề.
Xây dựng lòng tin:
Luôn trung thực, minh bạch và giữ lời hứa.
Lắng nghe và thấu hiểu:
Dành thời gian lắng nghe ý kiến, phản hồi và mối quan tâm của họ.
Hợp tác:
Tìm kiếm cơ hội hợp tác trong các dự án, hội thảo, hoặc các hoạt động khác.
Duy trì liên lạc:
Thường xuyên liên lạc, cập nhật thông tin và duy trì mối quan hệ.
III. Các công cụ hỗ trợ:
LinkedIn Sales Navigator:
Giúp bạn tìm kiếm và kết nối với những người phù hợp trong tổ chức khách hàng.
CRM (Customer Relationship Management):
Lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng, bao gồm cả thông tin về người ảnh hưởng.
Social media monitoring tools:
Giúp bạn theo dõi các cuộc trò chuyện và hoạt động trực tuyến của khách hàng.
IV. Lưu ý quan trọng:
Không ngừng cập nhật thông tin:
Tổ chức và con người luôn thay đổi, vì vậy bạn cần thường xuyên cập nhật thông tin về khách hàng và người ảnh hưởng.
Kiên nhẫn:
Xây dựng mối quan hệ với người ảnh hưởng cần thời gian và sự kiên trì.
Linh hoạt:
Điều chỉnh chiến lược của bạn khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
Đạo đức:
Luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh và tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng.
V. Ví dụ minh họa:
Bạn đang bán phần mềm quản lý dự án cho một công ty xây dựng.
1. Nghiên cứu:
Tìm hiểu về cấu trúc tổ chức của công ty, các dự án họ đang thực hiện, và những thách thức họ đang gặp phải.
2. Xác định ứng viên:
Dựa trên nghiên cứu, bạn xác định được một số ứng viên tiềm năng, bao gồm: Giám đốc dự án, Trưởng phòng kỹ thuật, và một số kỹ sư có kinh nghiệm.
3. Phân loại vai trò:
Bạn nhận thấy Giám đốc dự án là người quyết định, Trưởng phòng kỹ thuật là người ảnh hưởng chính, và các kỹ sư là người sử dụng.
4. Thu thập thông tin:
Bạn phỏng vấn Trưởng phòng kỹ thuật để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ về phần mềm quản lý dự án.
5. Đánh giá mức độ ảnh hưởng:
Bạn đánh giá Trưởng phòng kỹ thuật có quyền lực chuyên môn cao, mạng lưới quan hệ rộng, và khả năng thuyết phục tốt.
6. Xây dựng mối quan hệ:
Bạn chia sẻ thông tin hữu ích về các tính năng của phần mềm, mời họ tham gia webinar, và cung cấp bản dùng thử miễn phí.
Chúc bạn thành công trong việc xác định và xây dựng mối quan hệ với người ảnh hưởng! Hãy nhớ rằng, đây là một quá trình liên tục và cần sự kiên trì để đạt được kết quả tốt nhất.