Quy định về Sử dụng Tài sản Công ty (Laptop, Điện thoại)
1. Mục đích:
Quy định này nhằm mục đích:
Đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và an toàn tài sản của công ty (laptop, điện thoại), tránh lãng phí và thất thoát.
Bảo vệ thông tin mật và tài sản trí tuệ của công ty.
Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo mật thông tin.
Xác định rõ trách nhiệm của người sử dụng tài sản công ty.
2. Phạm vi áp dụng:
Quy định này áp dụng cho tất cả nhân viên, cộng tác viên, thực tập sinh và bất kỳ cá nhân nào được công ty giao sử dụng laptop, điện thoại hoặc các thiết bị công nghệ khác thuộc sở hữu của công ty.
3. Quy định chung:
Sử dụng cho mục đích công việc:
Laptop và điện thoại do công ty cung cấp chỉ được sử dụng cho các mục đích liên quan đến công việc. Nghiêm cấm sử dụng cho các hoạt động trái pháp luật, vi phạm đạo đức hoặc gây tổn hại đến uy tín của công ty.
Bảo quản và giữ gìn:
Người sử dụng có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài sản được giao, tránh va đập, rơi vỡ, ngấm nước hoặc các tác động khác có thể gây hư hỏng.
Báo cáo hư hỏng:
Bất kỳ hư hỏng, mất mát hoặc sự cố nào xảy ra với tài sản công ty phải được báo cáo ngay lập tức cho bộ phận IT hoặc bộ phận quản lý liên quan.
Tuân thủ chính sách bảo mật:
Người sử dụng phải tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách bảo mật thông tin của công ty, bao gồm việc sử dụng mật khẩu mạnh, không chia sẻ mật khẩu, không truy cập vào các trang web độc hại hoặc tải xuống các phần mềm không rõ nguồn gốc.
Không cài đặt phần mềm trái phép:
Nghiêm cấm cài đặt bất kỳ phần mềm nào không được phê duyệt bởi bộ phận IT của công ty.
Sử dụng phần mềm diệt virus:
Luôn đảm bảo phần mềm diệt virus được cập nhật và quét định kỳ.
Không sử dụng cho mục đích cá nhân quá mức:
Việc sử dụng laptop và điện thoại cho mục đích cá nhân (ví dụ: duyệt web, xem phim, chơi game) cần được hạn chế và không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Chấp hành kiểm tra:
Người sử dụng phải chấp hành việc kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất từ bộ phận IT hoặc bộ phận quản lý liên quan để đảm bảo tuân thủ quy định.
Bàn giao khi nghỉ việc:
Khi nghỉ việc hoặc chuyển công tác, người sử dụng phải bàn giao đầy đủ tài sản công ty cho bộ phận quản lý theo quy định.
4. Quy định chi tiết về sử dụng Laptop:
Mật khẩu:
Sử dụng mật khẩu mạnh, có độ dài tối thiểu 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Thay đổi mật khẩu định kỳ (ví dụ: 3 tháng một lần).
Khóa màn hình:
Khóa màn hình khi rời khỏi vị trí làm việc hoặc không sử dụng laptop trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 5 phút).
Sao lưu dữ liệu:
Thực hiện sao lưu dữ liệu quan trọng thường xuyên để tránh mất mát dữ liệu do hư hỏng phần cứng hoặc phần mềm.
Cập nhật hệ điều hành và phần mềm:
Luôn cập nhật hệ điều hành và các phần mềm lên phiên bản mới nhất để vá các lỗ hổng bảo mật.
Không kết nối với mạng Wi-Fi công cộng không an toàn:
Hạn chế kết nối laptop với các mạng Wi-Fi công cộng không an toàn để tránh bị đánh cắp thông tin.
Sử dụng VPN (Virtual Private Network) khi truy cập mạng công ty từ xa:
Sử dụng VPN khi truy cập vào mạng công ty từ xa để đảm bảo an toàn thông tin.
Không để laptop ở nơi công cộng, dễ bị mất cắp.
5. Quy định chi tiết về sử dụng Điện thoại:
Mật khẩu/PIN/Vân tay/Nhận diện khuôn mặt:
Sử dụng các biện pháp bảo mật như mật khẩu, PIN, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt để bảo vệ điện thoại.
Khóa màn hình:
Khóa màn hình khi không sử dụng điện thoại.
Không cài đặt ứng dụng không rõ nguồn gốc:
Chỉ cài đặt ứng dụng từ các nguồn đáng tin cậy như Google Play Store hoặc Apple App Store.
Cẩn trọng với tin nhắn/cuộc gọi lừa đảo:
Không cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng hoặc mật khẩu cho bất kỳ ai qua tin nhắn hoặc cuộc gọi, đặc biệt là những cuộc gọi/tin nhắn lạ.
Tắt Bluetooth khi không sử dụng:
Tắt Bluetooth khi không sử dụng để tránh bị tấn công hoặc theo dõi.
Không sạc điện thoại qua cổng USB công cộng:
Tránh sạc điện thoại qua cổng USB công cộng để tránh bị lây nhiễm mã độc.
Không sử dụng điện thoại khi lái xe:
Tuân thủ luật giao thông và không sử dụng điện thoại khi lái xe.
Không để điện thoại ở nơi công cộng, dễ bị mất cắp.
6. Xử lý vi phạm:
Mọi hành vi vi phạm quy định này sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của công ty, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm. Các hình thức xử lý kỷ luật có thể bao gồm:
Nhắc nhở, khiển trách bằng văn bản.
Cảnh cáo.
Bồi thường thiệt hại.
Sa thải.
Truy cứu trách nhiệm hình sự (nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật).
7. Điều khoản thi hành:
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Các bộ phận liên quan có trách nhiệm phổ biến quy định này đến toàn thể nhân viên và giám sát việc thực hiện.
Mọi sửa đổi, bổ sung quy định này do [Tên bộ phận] đề xuất và phải được [Chức danh người có thẩm quyền] phê duyệt.
8. Phụ lục (tùy chọn):
Danh sách các phần mềm được phép sử dụng trên laptop.
Danh sách các trang web bị cấm truy cập.
Biểu mẫu báo cáo sự cố liên quan đến tài sản công ty.
Lưu ý:
Quy định này mang tính chất tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh để phù hợp với đặc thù và quy mô hoạt động của mình.
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật quy định này để đáp ứng với sự thay đổi của công nghệ và các quy định pháp luật.
Nên có một buổi đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên về quy định này để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ và tuân thủ.
Chúc công ty bạn xây dựng được một quy trình quản lý tài sản công hiệu quả!