Quy định về việc nhận và tặng quà cho khách hàng/đối tác là một vấn đề quan trọng trong đạo đức kinh doanh, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tránh các hành vi hối lộ, tham nhũng hoặc xung đột lợi ích. Dưới đây là mô tả chi tiết về các quy định này, bao gồm các khía cạnh khác nhau và các yếu tố cần xem xét:
I. Mục tiêu của Quy định:
Đảm bảo tính minh bạch:
Tạo sự rõ ràng trong các mối quan hệ kinh doanh, tránh các hiểu lầm hoặc nghi ngờ về động cơ.
Ngăn ngừa hối lộ và tham nhũng:
Chống lại việc sử dụng quà tặng để tác động đến quyết định kinh doanh một cách không công bằng.
Duy trì sự công bằng:
Đảm bảo mọi đối tác đều được đối xử công bằng, không bị ảnh hưởng bởi quà tặng.
Bảo vệ uy tín:
Xây dựng và duy trì hình ảnh doanh nghiệp liêm chính và đáng tin cậy.
Tránh xung đột lợi ích:
Ngăn ngừa tình huống mà quà tặng có thể ảnh hưởng đến quyết định khách quan của nhân viên.
II. Phạm vi áp dụng:
Đối tượng:
Quy định này áp dụng cho tất cả nhân viên, cán bộ quản lý, thành viên hội đồng quản trị và bất kỳ ai đại diện cho công ty trong các giao dịch kinh doanh.
Phạm vi:
Quy định này bao gồm tất cả các loại quà tặng, bao gồm:
Quà tặng vật chất:
Hàng hóa, sản phẩm, phiếu quà tặng, đồ lưu niệm, v.v.
Dịch vụ:
Bữa ăn, giải trí, du lịch, vé sự kiện, v.v.
Tiền mặt hoặc các hình thức tương đương tiền mặt:
Séc, thẻ quà tặng có thể quy đổi thành tiền mặt, v.v.
Ưu đãi đặc biệt:
Chiết khấu, giảm giá, điều kiện thanh toán ưu đãi không được cung cấp cho những người khác.
III. Quy định về việc tặng quà:
Nguyên tắc chung:
Tính hợp lý:
Quà tặng phải phù hợp với hoàn cảnh, văn hóa và thông lệ kinh doanh.
Giá trị hợp lý:
Giá trị quà tặng phải nhỏ, không mang tính chất hối lộ hoặc tạo áp lực cho người nhận.
Công khai:
Việc tặng quà phải được thực hiện công khai và minh bạch, không che giấu hoặc lén lút.
Tuân thủ pháp luật:
Quà tặng phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về chống tham nhũng và các quy định khác liên quan.
Không vi phạm chính sách của đối tác:
Cần tìm hiểu và tuân thủ chính sách về quà tặng của đối tác.
Giá trị quà tặng:
Cần xác định một ngưỡng giá trị tối đa cho quà tặng.
Quà tặng có giá trị vượt quá ngưỡng này cần được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn.
Thời điểm tặng quà:
Quà tặng thường được tặng vào các dịp đặc biệt như:
Ngày lễ, Tết
Sinh nhật đối tác
Kỷ niệm thành lập công ty
Hoàn thành dự án thành công
Tránh tặng quà vào thời điểm nhạy cảm, chẳng hạn như trong quá trình đàm phán hợp đồng hoặc đấu thầu.
Hình thức quà tặng:
Nên ưu tiên các quà tặng mang tính biểu tượng, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tác.
Tránh tặng tiền mặt hoặc các hình thức tương đương tiền mặt.
Có thể tặng các sản phẩm, dịch vụ của công ty (nếu phù hợp).
Báo cáo và ghi chép:
Mọi hoạt động tặng quà cần được ghi chép đầy đủ, bao gồm:
Thông tin người nhận
Giá trị quà tặng
Lý do tặng quà
Người phê duyệt (nếu cần)
Các báo cáo này cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra và đánh giá.
IV. Quy định về việc nhận quà:
Nguyên tắc chung:
Tính hợp lý:
Xem xét xem việc nhận quà có phù hợp với hoàn cảnh và thông lệ kinh doanh hay không.
Giá trị hợp lý:
Đảm bảo giá trị quà tặng không vượt quá ngưỡng cho phép.
Minh bạch:
Báo cáo việc nhận quà cho cấp quản lý trực tiếp.
Từ chối nếu không phù hợp:
Từ chối nhận quà nếu có nghi ngờ về động cơ của người tặng hoặc nếu việc nhận quà có thể gây ra xung đột lợi ích.
Báo cáo và phê duyệt:
Mọi quà tặng nhận được cần được báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp.
Quà tặng có giá trị vượt quá ngưỡng cho phép cần được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn.
Trong một số trường hợp, có thể yêu cầu nộp lại quà tặng cho công ty.
Từ chối quà tặng:
Nhân viên có quyền từ chối nhận quà nếu cảm thấy không phù hợp.
Việc từ chối cần được thực hiện một cách lịch sự và khéo léo, tránh làm mất lòng người tặng.
Nên giải thích rõ lý do từ chối để người tặng hiểu và thông cảm.
Xử lý quà tặng không phù hợp:
Nếu đã nhận quà và sau đó phát hiện ra rằng quà tặng không phù hợp (ví dụ: giá trị quá cao), cần báo cáo ngay cho cấp quản lý.
Công ty sẽ quyết định cách xử lý quà tặng này, có thể là trả lại cho người tặng, quyên góp cho từ thiện hoặc sử dụng cho mục đích công cộng.
V. Các yếu tố cần xem xét khác:
Văn hóa:
Quy định về quà tặng cần phù hợp với văn hóa địa phương và văn hóa của đối tác.
Ngành nghề:
Các ngành nghề khác nhau có thể có các quy định khác nhau về quà tặng. Ví dụ, ngành y tế có thể có các quy định nghiêm ngặt hơn so với các ngành khác.
Mối quan hệ:
Mức độ thân thiết trong mối quan hệ với đối tác có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn quà tặng.
Luật pháp:
Tuân thủ các quy định pháp luật về chống tham nhũng và các quy định khác liên quan.
VI. Xử lý vi phạm:
Bất kỳ hành vi vi phạm quy định về nhận và tặng quà đều sẽ bị xử lý kỷ luật, tùy theo mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
Các hình thức kỷ luật có thể bao gồm:
Cảnh cáo
Khiển trách
Hạ bậc lương
Sa thải
Ngoài ra, người vi phạm còn có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu hành vi vi phạm cấu thành tội phạm.
VII. Đào tạo và phổ biến:
Cần tổ chức đào tạo và phổ biến quy định này cho tất cả nhân viên để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và tuân thủ.
Việc đào tạo cần được thực hiện định kỳ để cập nhật các thay đổi mới nhất trong quy định và pháp luật.
VIII. Rà soát và cập nhật:
Quy định về nhận và tặng quà cần được rà soát và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.
Việc rà soát và cập nhật cần được thực hiện dựa trên các thay đổi trong pháp luật, thông lệ kinh doanh và phản hồi từ nhân viên.
Ví dụ cụ thể:
Được phép:
Tặng một giỏ quà trái cây trị giá 500.000 VNĐ cho đối tác nhân dịp Tết Nguyên Đán, nếu công ty có quy định mức quà tặng tối đa là 1.000.000 VNĐ và việc tặng quà được ghi chép đầy đủ.
Không được phép:
Nhận một chuyến du lịch nước ngoài do đối tác mời tài trợ, nếu việc nhận quà có thể ảnh hưởng đến quyết định chọn nhà cung cấp của công ty.
Cần báo cáo và xin phép:
Tặng một món quà có giá trị cao hơn mức quy định (ví dụ: một bức tranh nghệ thuật) cho một đối tác quan trọng, cần báo cáo cho cấp quản lý để xin phê duyệt.
Kết luận:
Việc xây dựng và thực hiện một quy định rõ ràng, chi tiết và hiệu quả về việc nhận và tặng quà là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và liêm chính trong hoạt động kinh doanh. Quy định này cần được phổ biến rộng rãi, đào tạo kỹ lưỡng và rà soát, cập nhật thường xuyên để đáp ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh và pháp luật.