Để giúp bạn xây dựng một quy định hoàn chỉnh, tôi sẽ cung cấp một bản dự thảo chi tiết về việc sử dụng email và internet của công ty. Bạn có thể tùy chỉnh nó cho phù hợp với văn hóa, quy mô và nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn.
TIÊU ĐỀ: QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG EMAIL VÀ INTERNET CỦA CÔNG TY
I. MỤC ĐÍCH:
Quy định này nhằm mục đích:
Đảm bảo việc sử dụng email và internet của công ty được thực hiện một cách hiệu quả, an toàn và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Bảo vệ thông tin bảo mật của công ty và khách hàng.
Ngăn chặn các hành vi lạm dụng, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của công ty.
Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên về việc sử dụng email và internet, giảm thiểu rủi ro pháp lý.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Quy định này áp dụng cho tất cả nhân viên, người lao động, cộng tác viên, đối tác và bất kỳ ai sử dụng tài sản (bao gồm thiết bị, mạng, tài khoản) email và internet của công ty, bất kể vị trí địa lý hoặc hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, thực tập, v.v.).
III. ĐỊNH NGHĨA:
Email công ty:
Tất cả các tài khoản email được cấp phát bởi công ty, sử dụng tên miền của công ty (ví dụ: @tencongty.com).
Internet công ty:
Mạng internet được cung cấp bởi công ty, bao gồm Wi-Fi, đường truyền có dây, và các thiết bị kết nối internet khác.
Thiết bị công ty:
Máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng và các thiết bị điện tử khác thuộc sở hữu của công ty hoặc được công ty cấp phát cho nhân viên sử dụng.
Thông tin bảo mật:
Bất kỳ thông tin nào không được công khai, bao gồm thông tin tài chính, thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh, thông tin nội bộ, v.v.
IV. QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Sử dụng cho mục đích công việc:
Email và internet công ty chỉ được sử dụng cho các hoạt động liên quan đến công việc và phục vụ lợi ích của công ty.
2. Tuân thủ luật pháp:
Việc sử dụng email và internet phải tuân thủ luật pháp hiện hành, bao gồm luật sở hữu trí tuệ, luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, luật an ninh mạng, v.v.
3. Bảo mật thông tin:
Nhân viên có trách nhiệm bảo vệ thông tin đăng nhập tài khoản email và internet của mình, không chia sẻ cho bất kỳ ai. Cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin của công ty.
4. Chính trực và chuyên nghiệp:
Mọi hành vi sử dụng email và internet phải thể hiện sự chính trực, chuyên nghiệp và tôn trọng đối với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
5. Giám sát và kiểm soát:
Công ty có quyền giám sát và kiểm soát việc sử dụng email và internet của nhân viên để đảm bảo tuân thủ quy định này và bảo vệ lợi ích của công ty.
V. QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ SỬ DỤNG EMAIL:
1. Nội dung email:
Nội dung email phải rõ ràng, chính xác, lịch sự và chuyên nghiệp.
Tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục, xúc phạm, phân biệt đối xử hoặc gây hiểu lầm.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email.
Sử dụng tiêu đề email phù hợp, tóm tắt nội dung chính.
Không gửi email rác, email quảng cáo không mong muốn (spam) hoặc email chứa mã độc.
Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp, bao gồm tên, chức danh, thông tin liên hệ của công ty.
2. Bảo mật email:
Không gửi thông tin bảo mật qua email, trừ khi được mã hóa hoặc bảo vệ bằng các biện pháp an ninh phù hợp.
Cẩn trọng khi mở các email từ người gửi không rõ hoặc có dấu hiệu đáng ngờ.
Không nhấp vào các liên kết hoặc tải xuống các tệp đính kèm từ các email không đáng tin cậy.
Báo cáo ngay lập tức cho bộ phận IT nếu phát hiện bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào liên quan đến email.
3. Sử dụng danh sách email:
Chỉ sử dụng danh sách email cho các mục đích liên quan đến công việc.
Không chia sẻ danh sách email cho bên thứ ba mà không có sự cho phép.
Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi thu thập và sử dụng thông tin email.
4. Thời gian phản hồi email:
Trả lời email trong thời gian hợp lý, thông thường trong vòng 24-48 giờ làm việc.
Nếu không thể trả lời ngay, hãy thông báo cho người gửi về thời gian dự kiến trả lời.
5. Sao lưu và lưu trữ email:
Tuân thủ các quy định của công ty về việc sao lưu và lưu trữ email.
Đảm bảo rằng các email quan trọng được lưu trữ an toàn và có thể truy cập khi cần thiết.
VI. QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ SỬ DỤNG INTERNET:
1. Truy cập website:
Chỉ truy cập các website phục vụ cho công việc.
Tránh truy cập các website có nội dung không phù hợp, vi phạm pháp luật hoặc gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty (ví dụ: website khiêu dâm, bạo lực, chính trị cực đoan, v.v.).
Cẩn trọng khi truy cập các website lạ hoặc có dấu hiệu đáng ngờ.
2. Tải xuống và cài đặt phần mềm:
Không tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ phần mềm nào trên thiết bị công ty mà không có sự cho phép của bộ phận IT.
Chỉ tải xuống phần mềm từ các nguồn đáng tin cậy.
Đảm bảo rằng phần mềm được tải xuống không chứa virus hoặc mã độc.
3. Sử dụng mạng xã hội:
Khi sử dụng mạng xã hội trên thiết bị công ty hoặc đề cập đến công ty trên mạng xã hội, nhân viên phải tuân thủ các quy định của công ty về truyền thông và quan hệ công chúng.
Không đăng tải thông tin bảo mật, thông tin sai lệch hoặc thông tin gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Cẩn trọng khi chia sẻ thông tin cá nhân trên mạng xã hội.
4. Sử dụng băng thông:
Sử dụng băng thông internet một cách hợp lý, tránh tải xuống hoặc tải lên các tệp tin lớn không cần thiết.
Không sử dụng internet công ty để chơi game trực tuyến, xem phim hoặc nghe nhạc trong giờ làm việc (trừ khi được cho phép cho các mục đích cụ thể).
5. An ninh mạng:
Tuân thủ các quy định của công ty về an ninh mạng, bao gồm việc sử dụng mật khẩu mạnh, cập nhật phần mềm diệt virus, và không chia sẻ thông tin đăng nhập.
Báo cáo ngay lập tức cho bộ phận IT nếu phát hiện bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào liên quan đến an ninh mạng.
VII. TRÁCH NHIỆM:
Nhân viên:
Chịu trách nhiệm tuân thủ quy định này và chịu trách nhiệm về mọi hành vi vi phạm.
Quản lý:
Có trách nhiệm phổ biến quy định này đến nhân viên, giám sát việc thực hiện và xử lý các vi phạm.
Bộ phận IT:
Có trách nhiệm duy trì hệ thống email và internet an toàn và hiệu quả, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên, và giám sát việc tuân thủ quy định.
Bộ phận Nhân sự:
Chịu trách nhiệm cập nhật và sửa đổi quy định này khi cần thiết, và đảm bảo rằng quy định được đưa vào quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
VIII. XỬ LÝ VI PHẠM:
Mọi hành vi vi phạm quy định này sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của công ty, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Nhắc nhở, cảnh cáo bằng văn bản.
Đình chỉ công việc.
Chấm dứt hợp đồng lao động.
Bồi thường thiệt hại (nếu có).
IX. HIỆU LỰC THI HÀNH:
Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Mọi sửa đổi, bổ sung quy định này phải được sự phê duyệt của [Chức danh người có thẩm quyền].
[Chữ ký và đóng dấu của công ty]
Lưu ý quan trọng:
Điều chỉnh cho phù hợp:
Hãy điều chỉnh bản dự thảo này để phù hợp với nhu cầu và văn hóa của công ty bạn.
Tham khảo ý kiến:
Tham khảo ý kiến của bộ phận IT, Nhân sự và luật sư để đảm bảo quy định này toàn diện và tuân thủ pháp luật.
Phổ biến rộng rãi:
Thông báo quy định này cho tất cả nhân viên và đảm bảo rằng họ hiểu rõ nội dung và tầm quan trọng của nó.
Đào tạo:
Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng email và internet một cách an toàn và hiệu quả.
Cập nhật thường xuyên:
Xem xét và cập nhật quy định này thường xuyên để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu của công ty.
Chúc bạn xây dựng được một quy định hiệu quả!