Để xây dựng một quy định chi tiết về việc tham gia các hoạt động xã hội/truyền thông của công ty, chúng ta cần xem xét nhiều khía cạnh khác nhau, từ mục tiêu, phạm vi, đến trách nhiệm và quy trình thực hiện. Dưới đây là mô tả chi tiết về các yếu tố cần có trong quy định này:
I. MỤC ĐÍCH
Xây dựng hình ảnh thương hiệu:
Nâng cao uy tín, sự tin cậy và nhận diện thương hiệu của công ty trong cộng đồng và trên thị trường.
Gắn kết nhân viên:
Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các hoạt động ý nghĩa, tăng cường tinh thần đồng đội và lòng tự hào về công ty.
Đóng góp cho xã hội:
Thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR), góp phần giải quyết các vấn đề xã hội và môi trường.
Truyền thông giá trị:
Lan tỏa các giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp và thông điệp tích cực của công ty đến công chúng.
Thu hút và giữ chân nhân tài:
Tạo môi trường làm việc hấp dẫn, thu hút ứng viên tiềm năng và giữ chân nhân viên giỏi.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Đối tượng:
Tất cả nhân viên của công ty (hoặc có thể phân chia theo cấp bậc, phòng ban tùy thuộc vào quy mô hoạt động).
Hoạt động:
Bao gồm nhưng không giới hạn các hoạt động sau:
Hoạt động xã hội:
Từ thiện, quyên góp (ủng hộ quỹ, hiện vật, ngày công…)
Tình nguyện (tham gia các dự án cộng đồng, hỗ trợ người khó khăn…)
Bảo vệ môi trường (trồng cây, dọn dẹp vệ sinh, giảm thiểu rác thải…)
Hiến máu nhân đạo
Hoạt động truyền thông:
Tham gia sự kiện truyền thông do công ty tổ chức hoặc tài trợ.
Đăng tải, chia sẻ thông tin, hình ảnh về công ty và các hoạt động xã hội lên mạng xã hội (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter…).
Viết bài blog, bài báo về các hoạt động xã hội của công ty.
Phát biểu, trả lời phỏng vấn với tư cách là đại diện của công ty.
III. NGUYÊN TẮC CHUNG
Tự nguyện:
Việc tham gia là tự nguyện, không bắt buộc.
Phù hợp:
Các hoạt động phải phù hợp với giá trị, văn hóa của công ty và pháp luật hiện hành.
Đại diện:
Khi tham gia với tư cách đại diện công ty, cần tuân thủ các quy định về phát ngôn và hành vi.
Minh bạch:
Thông tin về các hoạt động phải được công khai, minh bạch.
Hiệu quả:
Đảm bảo tính hiệu quả và tác động tích cực của các hoạt động.
Bảo mật:
Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin của công ty.
Tránh xung đột:
Tránh các hoạt động có thể gây xung đột lợi ích hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
Tuân thủ quy định:
Mọi hoạt động phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và của công ty.
IV. QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Quy trình đề xuất và phê duyệt hoạt động:
Đề xuất:
Nhân viên/phòng ban đề xuất ý tưởng hoạt động.
Xét duyệt:
Phòng ban liên quan (Marketing, Nhân sự, Truyền thông…) xem xét tính khả thi, phù hợp và hiệu quả của đề xuất.
Phê duyệt:
Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt.
Thông báo:
Thông báo kế hoạch hoạt động đến toàn thể nhân viên.
Quy định về truyền thông:
Phát ngôn:
Chỉ những người được ủy quyền mới được phát ngôn chính thức về công ty.
Nội dung:
Nội dung đăng tải, chia sẻ phải chính xác, khách quan, không gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến công ty.
Hình ảnh:
Sử dụng hình ảnh, video chất lượng cao, phù hợp với thương hiệu của công ty.
Hashtag:
Sử dụng hashtag thống nhất, liên quan đến công ty và hoạt động.
Tuân thủ luật pháp:
Tuân thủ các quy định về bản quyền, quyền riêng tư và các quy định khác của pháp luật.
Kiểm duyệt:
(Tùy chọn) Các nội dung quan trọng cần được kiểm duyệt trước khi đăng tải.
Quy định về trang phục:
Đồng phục:
Mặc đồng phục công ty (nếu có) hoặc trang phục phù hợp với tính chất của hoạt động.
Lịch sự:
Trang phục lịch sự, gọn gàng, thể hiện sự tôn trọng đối với người tham gia và cộng đồng.
Quy định về chi phí:
Ngân sách:
Xác định ngân sách cho từng hoạt động.
Quản lý chi phí:
Quản lý chi phí hiệu quả, minh bạch.
Báo cáo:
Báo cáo chi phí sau khi kết thúc hoạt động.
Quy định về đánh giá:
Thu thập phản hồi:
Thu thập phản hồi từ người tham gia và cộng đồng.
Đánh giá hiệu quả:
Đánh giá hiệu quả của hoạt động dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
Rút kinh nghiệm:
Rút kinh nghiệm cho các hoạt động sau.
Quy định về khen thưởng, kỷ luật:
Khen thưởng:
Khen thưởng các cá nhân, tập thể có đóng góp tích cực cho các hoạt động.
Kỷ luật:
Xử lý kỷ luật các trường hợp vi phạm quy định.
V. TRÁCH NHIỆM
Ban Giám đốc:
Phê duyệt chiến lược, kế hoạch và ngân sách cho các hoạt động.
Phòng Marketing/Truyền thông:
Xây dựng kế hoạch truyền thông, quản lý hình ảnh thương hiệu, hỗ trợ nhân viên trong việc truyền thông về các hoạt động.
Phòng Nhân sự:
Tổ chức, điều phối các hoạt động nội bộ, khuyến khích nhân viên tham gia.
Các phòng ban khác:
Phối hợp thực hiện các hoạt động theo kế hoạch.
Nhân viên:
Tuân thủ quy định, tham gia tích cực và có trách nhiệm vào các hoạt động.
VI. QUY TRÌNH XỬ LÝ VI PHẠM
Báo cáo:
Mọi hành vi vi phạm quy định cần được báo cáo lên cấp trên hoặc phòng ban liên quan.
Điều tra:
Tiến hành điều tra, xác minh thông tin.
Xử lý:
Áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật phù hợp với mức độ vi phạm.
VII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Hiệu lực:
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Sửa đổi, bổ sung:
Quy định có thể được sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.
Phổ biến:
Quy định này được phổ biến đến toàn thể nhân viên.
Ví dụ cụ thể cho một số điều khoản:
Về việc chia sẻ thông tin trên mạng xã hội:
“Nhân viên khi chia sẻ thông tin về công ty trên mạng xã hội phải đảm bảo tính chính xác, khách quan và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Nghiêm cấm việc đăng tải thông tin sai lệch, gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty. Nên sử dụng hashtag TenCongTy HoatDongXaHoi TraiTimVoiCongDong.”
Về việc tham gia hoạt động tình nguyện:
“Công ty hỗ trợ mỗi nhân viên tham gia hoạt động tình nguyện do công ty tổ chức 8 giờ công/năm. Thời gian này được tính là thời gian làm việc chính thức và được hưởng lương đầy đủ.”
Lưu ý:
Quy định này cần được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng công ty, quy mô hoạt động và văn hóa doanh nghiệp.
Cần có sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan trong quá trình xây dựng quy định để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Quy định cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và xã hội.
Hy vọng với mô tả chi tiết này, bạn có thể xây dựng một quy định hoàn chỉnh và hiệu quả cho công ty của mình. Chúc bạn thành công!