Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết về quy trình duyệt chiết khấu/giá đặc biệt, bao gồm các bước, vai trò liên quan, và những yếu tố cần cân nhắc để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả:
TIÊU ĐỀ: QUY TRÌNH DUYỆT CHIẾT KHẤU/GIÁ ĐẶC BIỆT
MỤC ĐÍCH:
* Đảm bảo việc áp dụng chiết khấu/giá đặc biệt được thực hiện một cách nhất quán, công bằng và có kiểm soát.
* Tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
* Ngăn ngừa việc lạm dụng chiết khấu, giảm thiểu rủi ro về tài chính.
I. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:
* Nhân viên kinh doanh, bán hàng.
* Quản lý kinh doanh, quản lý bán hàng.
* Bộ phận tài chính/kế toán.
* (Tùy chọn) Bộ phận marketing.
* (Tùy chọn) Ban giám đốc.
II. ĐỊNH NGHĨA:
*
Chiết khấu:
Khoản tiền giảm trừ trên giá niêm yết của sản phẩm/dịch vụ.
*
Giá đặc biệt:
Mức giá khác với giá niêm yết thông thường, được áp dụng cho một số đối tượng khách hàng hoặc trong một số trường hợp cụ thể.
*
Điều kiện áp dụng:
Các tiêu chí mà khách hàng hoặc giao dịch cần đáp ứng để được hưởng chiết khấu/giá đặc biệt.
III. CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH:
Bước 1: Đề xuất Chiết Khấu/Giá Đặc Biệt
1.
Người đề xuất:
Thường là nhân viên kinh doanh/bán hàng, quản lý trực tiếp.
2.
Nội dung đề xuất:
* Thông tin khách hàng: Tên, mã khách hàng (nếu có), lịch sử giao dịch (nếu có).
* Sản phẩm/dịch vụ áp dụng: Tên, mã sản phẩm/dịch vụ, số lượng.
* Mức chiết khấu/giá đặc biệt đề xuất: (Ví dụ: Giảm 10%, áp dụng giá 80% giá niêm yết).
* Lý do đề xuất:
* Khách hàng thân thiết, khách hàng VIP.
* Giá trị đơn hàng lớn.
* Khách hàng tiềm năng quan trọng.
* Chương trình khuyến mãi đặc biệt.
* Giải quyết khiếu nại của khách hàng.
* Đối thủ cạnh tranh đang có ưu đãi tương tự.
* … (Nêu rõ lý do cụ thể).
* Điều kiện áp dụng (nếu có):
* Số lượng tối thiểu.
* Thời gian áp dụng.
* Hình thức thanh toán.
* …
* Ước tính tác động đến doanh thu và lợi nhuận.
* (Tùy chọn) So sánh với các trường hợp chiết khấu tương tự đã được duyệt trước đây.
3.
Hình thức đề xuất:
* Sử dụng mẫu đề xuất chiết khấu/giá đặc biệt (bản cứng hoặc bản mềm).
* Nhập thông tin vào hệ thống quản lý (CRM, ERP,…).
Bước 2: Xem Xét và Phê Duyệt
1.
Người phê duyệt:
* Tùy thuộc vào mức chiết khấu/giá đặc biệt và quy mô công ty. Thông thường:
* Quản lý kinh doanh/bán hàng trực tiếp.
* Trưởng phòng kinh doanh/bán hàng.
* Giám đốc kinh doanh/bán hàng.
* (Với chiết khấu lớn) Ban giám đốc.
*
Phân quyền phê duyệt:
Cần có quy định rõ ràng về hạn mức chiết khấu mà mỗi cấp quản lý được quyền phê duyệt.
2.
Nội dung xem xét:
* Tính hợp lý của lý do đề xuất.
* Mức chiết khấu/giá đặc biệt có phù hợp với chính sách chung của công ty hay không.
* Tác động đến doanh thu và lợi nhuận.
* Rủi ro tiềm ẩn (nếu có).
* Tính nhất quán với các trường hợp chiết khấu tương tự.
* (Tùy chọn) Tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính/kế toán.
3.
Hình thức phê duyệt:
* Ký duyệt vào mẫu đề xuất.
* Phê duyệt trên hệ thống quản lý.
* (Với các trường hợp quan trọng) Thông qua cuộc họp.
4.
Thời gian phê duyệt:
Cần quy định thời gian tối đa để phê duyệt, tránh làm chậm trễ quá trình bán hàng.
Bước 3: Thực Hiện Chiết Khấu/Giá Đặc Biệt
1.
Người thực hiện:
Nhân viên kinh doanh/bán hàng, bộ phận kế toán.
2.
Nội dung thực hiện:
* Cập nhật giá bán trên hệ thống.
* Thông báo cho khách hàng về chiết khấu/giá đặc biệt.
* Đảm bảo chiết khấu/giá đặc biệt được áp dụng chính xác trên hóa đơn.
* Lưu trữ hồ sơ đề xuất và phê duyệt.
Bước 4: Theo Dõi và Đánh Giá
1.
Người theo dõi:
Bộ phận tài chính/kế toán, bộ phận kinh doanh.
2.
Nội dung theo dõi:
* Doanh thu và lợi nhuận thực tế sau khi áp dụng chiết khấu/giá đặc biệt.
* Phản hồi của khách hàng.
* Tính tuân thủ quy trình của nhân viên.
* (Tùy chọn) So sánh hiệu quả của các chương trình chiết khấu khác nhau.
3.
Đánh giá:
* Định kỳ (hàng tháng, hàng quý) đánh giá hiệu quả của quy trình duyệt chiết khấu/giá đặc biệt.
* Xác định các điểm cần cải thiện.
* Điều chỉnh quy trình (nếu cần thiết).
IV. CÁC YẾU TỐ CẦN CÂN NHẮC:
*
Chính sách chiết khấu:
Xây dựng chính sách chiết khấu rõ ràng, quy định các trường hợp được áp dụng chiết khấu, mức chiết khấu tối đa, và điều kiện áp dụng.
*
Phân quyền phê duyệt:
Phân quyền phê duyệt phù hợp với quy mô và cơ cấu tổ chức của công ty.
*
Hệ thống quản lý:
Sử dụng hệ thống quản lý (CRM, ERP) để theo dõi và quản lý chiết khấu/giá đặc biệt một cách hiệu quả.
*
Đào tạo nhân viên:
Đào tạo nhân viên về quy trình duyệt chiết khấu/giá đặc biệt và chính sách của công ty.
*
Kiểm soát nội bộ:
Thực hiện kiểm soát nội bộ định kỳ để đảm bảo tính tuân thủ quy trình và ngăn ngừa gian lận.
*
Tính minh bạch:
Đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quy trình, từ đề xuất đến phê duyệt và thực hiện.
*
Linh hoạt:
Quy trình cần đủ linh hoạt để đáp ứng các tình huống đặc biệt, nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát.
*
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo việc áp dụng chiết khấu/giá đặc biệt tuân thủ các quy định của pháp luật về cạnh tranh và bảo vệ người tiêu dùng.
V. LƯU Ý:
* Quy trình này chỉ là một hướng dẫn chung. Các công ty cần điều chỉnh quy trình cho phù hợp với đặc thù kinh doanh và quy mô của mình.
* Cần thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình để đảm bảo tính hiệu quả.
* Việc tuân thủ quy trình là trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.
MẪU ĐỀ XUẤT CHIẾT KHẤU/GIÁ ĐẶC BIỆT (Ví dụ):
(Có thể thiết kế mẫu này dưới dạng bảng hoặc biểu mẫu điện tử)
| Thông tin | Nội dung |
| —————————– | ———————————————————————————————————- |
|
Thông tin người đề xuất
| |
| Tên nhân viên | |
| Bộ phận | |
| Ngày đề xuất | |
|
Thông tin khách hàng
| |
| Tên khách hàng | |
| Mã khách hàng (nếu có) | |
|
Thông tin sản phẩm/dịch vụ
| |
| Tên sản phẩm/dịch vụ | |
| Mã sản phẩm/dịch vụ | |
| Số lượng | |
|
Đề xuất chiết khấu/giá
| |
| Mức chiết khấu (%) | |
| Giá đặc biệt (nếu có) | |
|
Lý do đề xuất
| |
| Mô tả chi tiết | |
|
Điều kiện áp dụng
| |
| (Nếu có) | |
|
Ước tính tác động
| |
| Doanh thu dự kiến | |
| Lợi nhuận dự kiến | |
|
Phê duyệt
| |
| Người phê duyệt | |
| Ý kiến phê duyệt | |
| Ngày phê duyệt | |
KẾT LUẬN:
Quy trình duyệt chiết khấu/giá đặc biệt hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ quy trình và liên tục cải tiến, các công ty có thể đạt được sự cân bằng giữa việc thu hút và giữ chân khách hàng, đồng thời bảo vệ lợi ích tài chính của mình.