Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là quy trình chi tiết để bạn tham gia sự kiện/hội chợ nhằm tìm kiếm khách hàng, chia thành các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện:
I. GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN (LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ)
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định lớn đến thành công của bạn.
1. Xác định Mục Tiêu Rõ Ràng:
Mục tiêu định lượng:
Số lượng khách hàng tiềm năng (leads) bạn muốn thu thập.
Số lượng sản phẩm/dịch vụ bạn muốn giới thiệu.
Số lượng đơn hàng/hợp đồng bạn muốn ký kết (nếu có thể).
Mục tiêu về tăng nhận diện thương hiệu (đo lường bằng khảo sát, số lượng người biết đến gian hàng…).
Mục tiêu định tính:
Xây dựng mối quan hệ với các đối tác tiềm năng.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh.
Thu thập thông tin về thị trường và xu hướng.
Định vị thương hiệu của bạn trong ngành.
2. Lựa Chọn Sự Kiện Phù Hợp:
Nghiên cứu kỹ lưỡng:
Tìm hiểu thông tin chi tiết về sự kiện (quy mô, đối tượng tham dự, lĩnh vực ngành nghề, chi phí, lịch sử tổ chức…).
Đánh giá sự phù hợp:
So sánh sự kiện với mục tiêu của bạn. Đảm bảo sự kiện thu hút đúng đối tượng khách hàng tiềm năng của bạn.
Đọc đánh giá/phản hồi:
Tìm kiếm thông tin từ những người đã tham gia sự kiện trước đây để có cái nhìn khách quan.
Kiểm tra danh sách khách mời/diễn giả:
Xem danh sách khách mời hoặc diễn giả để đánh giá chất lượng khách tham dự.
3. Lên Kế Hoạch Ngân Sách Chi Tiết:
Chi phí thuê gian hàng:
Tìm hiểu kỹ các gói thuê, vị trí gian hàng và các chi phí phát sinh.
Chi phí thiết kế và thi công gian hàng:
Bao gồm thiết kế, in ấn, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ.
Chi phí marketing và quảng bá:
Trước, trong và sau sự kiện (email marketing, quảng cáo trên mạng xã hội, tờ rơi…).
Chi phí đi lại, ăn ở cho nhân viên:
Nếu sự kiện ở xa.
Chi phí in ấn tài liệu, quà tặng:
Tờ rơi, brochure, name card, quà tặng quảng cáo…
Chi phí nhân sự:
Lương, thưởng cho nhân viên làm việc tại sự kiện.
Chi phí phát sinh:
Luôn dự trù một khoản chi phí cho các tình huống bất ngờ.
4. Thiết Kế và Xây Dựng Gian Hàng Ấn Tượng:
Thiết kế hấp dẫn:
Gian hàng cần bắt mắt, thu hút sự chú ý và thể hiện được bản sắc thương hiệu.
Bố trí hợp lý:
Sắp xếp sản phẩm/dịch vụ một cách khoa học, dễ nhìn, dễ tiếp cận.
Đảm bảo không gian thoải mái:
Tạo không gian để khách hàng có thể thoải mái tìm hiểu, trải nghiệm và trao đổi thông tin.
Sử dụng ánh sáng và âm thanh:
Tạo không khí sôi động, chuyên nghiệp.
Chuẩn bị đầy đủ vật dụng:
Bàn ghế, quầy kệ, hệ thống điện, nước (nếu cần), vật tư trang trí…
In ấn vật phẩm quảng cáo:
Banner, standee, poster, tờ rơi, brochure… với thông tin rõ ràng, hấp dẫn.
5. Chuẩn Bị Tài Liệu Marketing và Quà Tặng:
Tờ rơi/Brochure:
Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, thông tin công ty, ưu đãi đặc biệt.
Name card:
In đầy đủ thông tin liên hệ (tên, chức danh, số điện thoại, email, website, mạng xã hội…).
Catalogue sản phẩm:
Nếu có nhiều sản phẩm/dịch vụ.
Quà tặng quảng cáo:
Bút, móc khóa, túi vải, sổ tay… có in logo và thông tin công ty.
Mẫu sản phẩm:
Cho khách hàng trải nghiệm trực tiếp (nếu có thể).
Video giới thiệu:
Trình chiếu video về công ty, sản phẩm/dịch vụ.
6. Lựa Chọn và Đào Tạo Nhân Viên:
Chọn nhân viên phù hợp:
Có kiến thức về sản phẩm/dịch vụ, kỹ năng giao tiếp tốt, nhiệt tình, năng động.
Đào tạo kỹ lưỡng:
Cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm/dịch vụ, mục tiêu của sự kiện, cách tiếp cận khách hàng, xử lý tình huống…
Phân công công việc rõ ràng:
Ai phụ trách đón tiếp khách hàng, ai giới thiệu sản phẩm, ai thu thập thông tin…
Xây dựng kịch bản:
Chuẩn bị sẵn các câu hỏi thường gặp và câu trả lời.
Đồng phục:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và đồng nhất.
7. Lập Kế Hoạch Marketing và Truyền Thông:
Trước sự kiện:
Email marketing:
Gửi email thông báo cho khách hàng hiện tại và tiềm năng về việc tham gia sự kiện.
Mạng xã hội:
Đăng bài viết, hình ảnh, video về sự kiện, gian hàng của bạn.
Website/Blog:
Đăng thông tin chi tiết về sự kiện.
Quan hệ báo chí:
Liên hệ với các đơn vị truyền thông để đưa tin về sự kiện và gian hàng của bạn.
Trong sự kiện:
Livestream:
Phát trực tiếp trên mạng xã hội để thu hút sự chú ý.
Check-in:
Khuyến khích khách hàng check-in tại gian hàng của bạn.
Hashtag:
Sử dụng hashtag liên quan đến sự kiện và thương hiệu của bạn.
Chạy quảng cáo (nếu có ngân sách):
Quảng cáo trên các kênh trực tuyến, nhắm mục tiêu đến đối tượng khách hàng tiềm năng tham gia sự kiện.
8. Chuẩn Bị Các Thiết Bị và Công Cụ Hỗ Trợ:
Máy tính/Laptop:
Để trình chiếu video, demo sản phẩm, thu thập thông tin khách hàng.
Máy in:
Để in thông tin, tài liệu khi cần thiết.
Máy quét mã vạch:
Để quét thông tin khách hàng từ vé vào cửa hoặc name card.
Điện thoại/Tablet:
Để liên lạc, chụp ảnh, quay video.
Sổ sách, bút viết:
Để ghi chép thông tin khách hàng.
Thùng đựng name card:
Để khách hàng tiện bỏ name card.
Thiết bị thanh toán (POS):
Nếu bạn có bán hàng trực tiếp tại sự kiện.
Sạc dự phòng:
Đảm bảo các thiết bị luôn hoạt động.
Bộ sơ cứu:
Phòng trường hợp khẩn cấp.
9. Lên Lịch Hẹn Trước (nếu có thể):
Liên hệ trước:
Với những khách hàng tiềm năng quan trọng mà bạn muốn gặp tại sự kiện.
Đặt lịch hẹn:
Để đảm bảo có thời gian trao đổi kỹ lưỡng.
II. GIAI ĐOẠN TRONG SỰ KIỆN (TRIỂN KHAI VÀ TƯƠNG TÁC)
Đây là lúc bạn thực hiện kế hoạch và thu hút khách hàng.
1. Đón Tiếp Khách Hàng Niềm Nở:
Chủ động chào hỏi:
Với nụ cười thân thiện và thái độ chuyên nghiệp.
Giới thiệu về công ty và sản phẩm/dịch vụ:
Ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn.
Tạo không khí thoải mái:
Để khách hàng cảm thấy dễ chịu và cởi mở.
2. Lắng Nghe và Tìm Hiểu Nhu Cầu Khách Hàng:
Đặt câu hỏi mở:
Để khuyến khích khách hàng chia sẻ thông tin.
Lắng nghe tích cực:
Chú ý đến những gì khách hàng nói và đặt mình vào vị trí của họ.
Ghi chép thông tin:
Về nhu cầu, mối quan tâm và mong muốn của khách hàng.
3. Giới Thiệu Sản Phẩm/Dịch Vụ Phù Hợp:
Tập trung vào lợi ích:
Cho khách hàng thấy sản phẩm/dịch vụ của bạn có thể giải quyết vấn đề của họ như thế nào.
Trình bày chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và minh họa bằng hình ảnh, video (nếu có).
Demo sản phẩm:
Cho khách hàng trải nghiệm trực tiếp (nếu có thể).
Xử lý các câu hỏi và phản hồi:
Một cách tự tin, chuyên nghiệp và chu đáo.
4. Thu Thập Thông Tin Khách Hàng:
Đề nghị khách hàng điền vào phiếu thông tin:
Hoặc quét mã QR để thu thập thông tin liên hệ.
Trao đổi name card:
Để duy trì liên lạc sau sự kiện.
Sử dụng phần mềm CRM:
Để quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Xin phép khách hàng:
Để thêm họ vào danh sách email marketing của bạn.
5. Tương Tác và Kết Nối:
Tham gia các hoạt động của sự kiện:
Hội thảo, workshop, networking…
Giao lưu với các đối tác tiềm năng:
Mở rộng mạng lưới quan hệ.
Chia sẻ thông tin trên mạng xã hội:
Sử dụng hashtag của sự kiện.
6. Theo Dõi và Đánh Giá:
Ghi chép lại các hoạt động:
Trong suốt sự kiện để có cơ sở đánh giá hiệu quả.
Đánh giá chất lượng leads:
Xác định những khách hàng tiềm năng nhất.
So sánh với mục tiêu ban đầu:
Xem bạn đã đạt được những gì và cần cải thiện điều gì.
7. Luôn Giữ Hình Ảnh Chuyên Nghiệp:
Ăn mặc lịch sự:
Phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
Giữ thái độ tích cực:
Ngay cả khi bạn mệt mỏi hoặc gặp khó khăn.
Tuân thủ các quy định:
Của ban tổ chức sự kiện.
Giữ gìn vệ sinh:
Gian hàng sạch sẽ, gọn gàng.
III. GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN (THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ)
Đây là giai đoạn quan trọng để chuyển đổi leads thành khách hàng thực sự.
1. Phân Loại và Xử Lý Leads:
Phân loại leads:
Dựa trên mức độ quan tâm, nhu cầu và khả năng mua hàng.
Ưu tiên xử lý leads chất lượng cao:
Liên hệ ngay với những khách hàng tiềm năng nhất.
Sử dụng CRM:
Để quản lý và theo dõi leads một cách hiệu quả.
2. Gửi Email Cảm Ơn:
Gửi email cảm ơn:
Cho tất cả những khách hàng đã ghé thăm gian hàng của bạn.
Nhắc lại những gì bạn đã trao đổi:
Và cung cấp thêm thông tin hữu ích.
Đề xuất bước tiếp theo:
Ví dụ như đặt lịch hẹn tư vấn, dùng thử sản phẩm…
3. Thực Hiện Các Hoạt Động Tiếp Thị:
Gọi điện thoại:
Để tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Gửi tài liệu marketing:
Cung cấp thêm thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ.
Tổ chức webinar/hội thảo trực tuyến:
Để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ một cách chuyên sâu.
Mời khách hàng tham quan văn phòng/nhà máy:
Để tăng thêm sự tin tưởng.
Chạy quảng cáo nhắm mục tiêu:
Đến những khách hàng đã tương tác với bạn tại sự kiện.
4. Đánh Giá Hiệu Quả Sự Kiện:
Đánh giá dựa trên các tiêu chí:
Số lượng leads thu thập được, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu, nhận diện thương hiệu…
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu:
Để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
Đánh giá ROI (Return on Investment):
Xem bạn đã thu được bao nhiêu lợi nhuận so với chi phí đầu tư.
5. Duy Trì Mối Quan Hệ:
Tiếp tục tương tác:
Với khách hàng trên mạng xã hội, email marketing…
Cung cấp thông tin hữu ích:
Về sản phẩm/dịch vụ, ngành nghề…
Tổ chức các chương trình khuyến mãi:
Dành riêng cho khách hàng đã tham gia sự kiện.
Mời khách hàng tham gia các sự kiện khác:
Để duy trì mối quan hệ lâu dài.
Lời khuyên quan trọng:
Kiên trì:
Không phải tất cả leads đều sẽ chuyển đổi thành khách hàng ngay lập tức.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Học hỏi:
Từ những thành công và thất bại để cải thiện hiệu quả cho các sự kiện sau.
Đo lường và phân tích:
Liên tục để hiểu rõ hơn về khách hàng của bạn.
Chúc bạn thành công trong việc tìm kiếm khách hàng tại các sự kiện/hội chợ!