Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức hội thảo/webinar giới thiệu sản phẩm, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện:
I. Giai đoạn Chuẩn Bị (Trước sự kiện)
1. Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng:
Mục tiêu:
Bạn muốn đạt được gì thông qua hội thảo/webinar này? (Ví dụ: Tăng nhận diện thương hiệu, tạo lead tiềm năng, thúc đẩy doanh số, giáo dục thị trường, thu thập phản hồi).
Đặt mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART).
Đối tượng:
Ai là người bạn muốn tiếp cận? (Ví dụ: Chuyên gia trong ngành, khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, sinh viên).
Xác định nhân khẩu học (tuổi, vị trí, chức danh), sở thích, nhu cầu và thách thức của họ.
Điều này giúp bạn điều chỉnh nội dung và cách tiếp cận phù hợp.
2. Lựa Chọn Nền Tảng và Công Cụ:
Nền tảng Webinar:
Zoom Webinar: Phổ biến, nhiều tính năng, trả phí.
Google Meet: Dễ sử dụng, tích hợp tốt với hệ sinh thái Google, miễn phí hoặc trả phí.
Microsoft Teams: Phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365, trả phí.
WebinarJam: Tập trung vào marketing, nhiều tính năng tự động hóa, trả phí.
GoToWebinar: Chuyên nghiệp, nhiều tính năng cho hội thảo lớn, trả phí.
Công cụ hỗ trợ:
Landing page: Tạo trang đăng ký hấp dẫn (Ví dụ: Leadpages, Instapage, Unbounce).
Email marketing: Gửi thông báo, nhắc nhở, follow-up (Ví dụ: Mailchimp, GetResponse, ActiveCampaign).
Công cụ thiết kế: Tạo slide thuyết trình, hình ảnh quảng bá (Ví dụ: Canva, Adobe Creative Suite).
Công cụ khảo sát/poll: Thu thập ý kiến khán giả (Ví dụ: SurveyMonkey, Google Forms).
Công cụ CRM: Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng (Ví dụ: Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
3. Xây Dựng Nội Dung Hấp Dẫn:
Chủ đề:
Chọn chủ đề liên quan trực tiếp đến sản phẩm và giải quyết vấn đề của đối tượng mục tiêu.
Tiêu đề cần ngắn gọn, thu hút và gợi sự tò mò.
Kịch bản:
Lên kế hoạch chi tiết về những gì sẽ trình bày, thời lượng cho từng phần.
Bao gồm:
Giới thiệu (về công ty, diễn giả, chủ đề).
Vấn đề/thách thức mà sản phẩm giải quyết.
Giải pháp (tính năng và lợi ích của sản phẩm).
Demo sản phẩm (trực quan, sinh động).
Câu chuyện thành công/Case study (nếu có).
Q&A (giải đáp thắc mắc).
Kêu gọi hành động (CTA).
Slide thuyết trình:
Thiết kế chuyên nghiệp, trực quan, sử dụng hình ảnh/video minh họa.
Hạn chế chữ, tập trung vào thông điệp chính.
Đảm bảo tính nhất quán về màu sắc, font chữ.
Diễn giả:
Chọn người có kiến thức chuyên sâu về sản phẩm và kỹ năng trình bày tốt.
Chuẩn bị kỹ lưỡng, luyện tập trước để tự tin và trôi chảy.
4. Lên Kế Hoạch Marketing và Quảng Bá:
Landing page:
Thiết kế trang đăng ký chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin về hội thảo/webinar.
Nhấn mạnh lợi ích khi tham gia.
Tối ưu hóa cho SEO và thiết bị di động.
Email marketing:
Gửi email thông báo trước, trong và sau sự kiện.
Sử dụng tiêu đề hấp dẫn, nội dung cá nhân hóa.
Gửi email nhắc nhở trước ngày diễn ra.
Sau sự kiện, gửi email cảm ơn, tài liệu tham khảo, bản ghi (recording).
Mạng xã hội:
Chia sẻ thông tin trên các kênh mạng xã hội phù hợp với đối tượng mục tiêu (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram…).
Sử dụng hình ảnh/video hấp dẫn, hashtag liên quan.
Chạy quảng cáo trả phí để tăng phạm vi tiếp cận.
Hợp tác:
Hợp tác với các đối tác, KOLs (người có ảnh hưởng) trong ngành để quảng bá.
Đăng bài trên các blog, diễn đàn chuyên ngành.
5. Kiểm Tra Kỹ Thuật và Hậu Cần:
Kiểm tra kết nối internet:
Đảm bảo đường truyền ổn định.
Kiểm tra micro và webcam:
Chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt.
Kiểm tra nền tảng webinar:
Làm quen với các tính năng, thử nghiệm trước.
Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ:
Slide thuyết trình, tài liệu tham khảo, câu hỏi thường gặp (FAQ).
Phân công vai trò:
Xác định ai sẽ là người trình bày, điều phối, trả lời câu hỏi, hỗ trợ kỹ thuật.
Chuẩn bị sẵn sàng phương án dự phòng:
Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật.
II. Giai đoạn Thực Hiện (Trong sự kiện)
1. Bắt Đầu Đúng Giờ:
Mở phòng webinar sớm 10-15 phút để người tham gia có thời gian chuẩn bị.
Bắt đầu đúng giờ theo lịch đã thông báo.
2. Giới Thiệu và Tạo Không Khí:
Chào hỏi và cảm ơn người tham gia.
Giới thiệu bản thân, công ty và chủ đề.
Nêu bật lợi ích khi tham gia hội thảo/webinar.
Khuyến khích tương tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc sử dụng tính năng chat.
3. Trình Bày Nội Dung Hấp Dẫn:
Trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu.
Giữ năng lượng tích cực và tương tác với khán giả.
Sử dụng hình ảnh, video minh họa để tăng tính trực quan.
Thực hiện demo sản phẩm trực tiếp (nếu có thể).
Chia sẻ câu chuyện thành công/case study để chứng minh hiệu quả.
4. Tương Tác và Giải Đáp Thắc Mắc:
Khuyến khích người tham gia đặt câu hỏi thông qua tính năng chat hoặc Q&A.
Trả lời câu hỏi một cách chi tiết và tận tình.
Sử dụng poll/khảo sát để thu thập ý kiến và tăng tính tương tác.
5. Kêu Gọi Hành Động (CTA):
Đưa ra lời kêu gọi hành động rõ ràng và cụ thể. (Ví dụ: Đăng ký dùng thử, tải tài liệu, liên hệ để được tư vấn, mua sản phẩm với ưu đãi đặc biệt).
Cung cấp thông tin liên hệ dễ dàng.
6. Kết Thúc Chuyên Nghiệp:
Cảm ơn người tham gia đã dành thời gian.
Tóm tắt lại những điểm chính đã trình bày.
Thông báo về các bước tiếp theo (ví dụ: gửi tài liệu, bản ghi).
III. Giai đoạn Sau Sự Kiện
1. Gửi Email Follow-up:
Gửi email cảm ơn người tham gia trong vòng 24 giờ.
Cung cấp bản ghi (recording) của hội thảo/webinar.
Gửi tài liệu tham khảo, slide thuyết trình.
Nhắc lại lời kêu gọi hành động.
Thu thập phản hồi thông qua khảo sát.
2. Phân Tích Dữ Liệu:
Đánh giá hiệu quả của hội thảo/webinar dựa trên các số liệu:
Số lượng người đăng ký, số lượng người tham gia.
Tỷ lệ tương tác (số lượng câu hỏi, bình luận, poll).
Số lượng lead tiềm năng được tạo ra.
Số lượng chuyển đổi (ví dụ: đăng ký dùng thử, mua sản phẩm).
Sử dụng dữ liệu để cải thiện các hội thảo/webinar trong tương lai.
3. Chăm Sóc Lead:
Phân loại lead theo mức độ quan tâm.
Tiếp tục nuôi dưỡng lead bằng cách cung cấp thông tin hữu ích, gửi email cá nhân hóa, mời tham gia các sự kiện khác.
Chuyển giao lead cho bộ phận kinh doanh khi họ đã sẵn sàng.
4. Tái Sử Dụng Nội Dung:
Chuyển đổi bản ghi (recording) thành video ngắn để chia sẻ trên mạng xã hội.
Viết bài blog tóm tắt nội dung chính của hội thảo/webinar.
Tạo infographic từ các số liệu thống kê.
Sử dụng nội dung để tạo ra các tài liệu marketing khác.
Lời Khuyên Bổ Sung:
Luyện tập:
Thực hành trình bày nhiều lần để tự tin và trôi chảy.
Tương tác:
Tạo không khí thoải mái và khuyến khích người tham gia đặt câu hỏi.
Chuyên nghiệp:
Đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh và nội dung.
Linh hoạt:
Sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ.
Kiên trì:
Không phải hội thảo/webinar nào cũng thành công ngay lập tức, hãy học hỏi và cải thiện liên tục.
Chúc bạn tổ chức thành công hội thảo/webinar giới thiệu sản phẩm của mình!