Mô tả chi tiết về Thẩm quyền ký hợp đồng của Nhân viên Kinh doanh
Bản mô tả này phác thảo chi tiết về thẩm quyền ký hợp đồng mà một Nhân viên Kinh doanh được ủy quyền. Nó bao gồm phạm vi thẩm quyền, giới hạn giá trị, loại hợp đồng, các điều kiện ràng buộc và trách nhiệm giải trình.
1. Mục đích:
Mô tả này nhằm mục đích làm rõ và xác định rõ phạm vi thẩm quyền ký hợp đồng mà một Nhân viên Kinh doanh được phép thực hiện, nhằm:
Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty.
Giúp Nhân viên Kinh doanh hiểu rõ giới hạn thẩm quyền của mình.
Bảo vệ lợi ích của công ty bằng cách đảm bảo rằng các hợp đồng được ký kết phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
Nâng cao hiệu quả và tốc độ trong việc ký kết hợp đồng.
2. Phạm vi thẩm quyền:
Nhân viên Kinh doanh được ủy quyền ký kết các hợp đồng sau, trong phạm vi giới hạn được quy định:
Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ:
Các hợp đồng bán sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty cho khách hàng.
Hợp đồng hợp tác:
Các hợp đồng hợp tác với các đối tác kinh doanh (ví dụ: đại lý, nhà phân phối) trong khu vực được phân công.
Thỏa thuận bảo mật (NDA):
Các thỏa thuận bảo mật để bảo vệ thông tin độc quyền của công ty.
Thỏa thuận điều khoản và điều kiện (Terms & Conditions):
Các thỏa thuận về các điều khoản và điều kiện chung áp dụng cho việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Đơn đặt hàng (Purchase Orders):
Các đơn đặt hàng từ khách hàng, trong trường hợp không cần sửa đổi các điều khoản và điều kiện tiêu chuẩn.
3. Giới hạn giá trị:
Giá trị tối đa cho mỗi hợp đồng:
[Ví dụ: 100.000.000 VNĐ/hợp đồng]. Bất kỳ hợp đồng nào vượt quá giới hạn này phải được phê duyệt bởi [Chức danh người phê duyệt: Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh].
Tổng giá trị hợp đồng hàng năm:
[Ví dụ: 500.000.000 VNĐ/năm]. Tổng giá trị các hợp đồng đã ký trong một năm không được vượt quá giới hạn này mà không có sự phê duyệt của [Chức danh người phê duyệt].
4. Các điều kiện ràng buộc:
Tuân thủ chính sách:
Tất cả các hợp đồng phải tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty, bao gồm chính sách giá, chính sách chiết khấu, chính sách thanh toán và các quy định pháp luật liên quan.
Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn:
Nhân viên Kinh doanh phải sử dụng các mẫu hợp đồng chuẩn do công ty cung cấp, và không được phép sửa đổi các điều khoản chính mà không có sự chấp thuận bằng văn bản của [Chức danh người phê duyệt].
Kiểm tra pháp lý:
Đối với các hợp đồng có giá trị cao hoặc phức tạp, cần phải được kiểm tra pháp lý bởi bộ phận pháp lý của công ty trước khi ký kết.
Báo cáo:
Nhân viên Kinh doanh phải báo cáo tất cả các hợp đồng đã ký kết cho [Chức danh người báo cáo: Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh] trong thời hạn [Ví dụ: 24 giờ] kể từ khi ký.
Lưu trữ:
Tất cả các hợp đồng đã ký kết phải được lưu trữ một cách cẩn thận và có hệ thống theo quy trình lưu trữ tài liệu của công ty.
5. Các trường hợp ngoại lệ:
Trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi cần thiết để bảo vệ lợi ích của công ty, Nhân viên Kinh doanh có thể ký kết các hợp đồng vượt quá giới hạn giá trị hoặc không tuân thủ các điều kiện ràng buộc, nhưng phải báo cáo ngay lập tức cho [Chức danh người phê duyệt] và cung cấp lý do chính đáng.
Bất kỳ sửa đổi nào đối với bản mô tả thẩm quyền này phải được phê duyệt bằng văn bản bởi [Chức danh người phê duyệt].
6. Trách nhiệm giải trình:
Nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong các hợp đồng đã ký kết.
Nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm về việc tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty khi ký kết hợp đồng.
Nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm về việc bảo vệ lợi ích của công ty khi ký kết hợp đồng.
Việc vi phạm bất kỳ quy định nào trong bản mô tả này có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm cả việc thu hồi thẩm quyền ký hợp đồng.
7. Rà soát và cập nhật:
Bản mô tả thẩm quyền này sẽ được rà soát và cập nhật định kỳ, ít nhất mỗi năm một lần, hoặc khi có bất kỳ thay đổi nào về chính sách, quy trình hoặc luật pháp liên quan.
Ví dụ minh họa:
Ví dụ 1: Chấp nhận:
Nhân viên kinh doanh A có thể ký hợp đồng bán hàng trị giá 80.000.000 VNĐ cho khách hàng X, vì giá trị này nằm trong giới hạn được ủy quyền.
Ví dụ 2: Cần phê duyệt:
Nhân viên kinh doanh B muốn ký hợp đồng hợp tác với đại lý Y trị giá 150.000.000 VNĐ. Vì giá trị này vượt quá giới hạn được ủy quyền, nhân viên B cần phải được sự phê duyệt của Trưởng phòng Kinh doanh trước khi ký.
Ví dụ 3: Không được phép:
Nhân viên kinh doanh C không được phép sửa đổi các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn trong hợp đồng mà không có sự chấp thuận của Trưởng phòng Kinh doanh.
Lưu ý:
Bản mô tả này chỉ là một ví dụ và cần được điều chỉnh để phù hợp với quy mô, loại hình kinh doanh và chính sách của từng công ty.
Công ty nên cung cấp đào tạo cho Nhân viên Kinh doanh về các chính sách, quy trình và luật pháp liên quan đến việc ký kết hợp đồng.
Bằng cách xác định rõ thẩm quyền ký hợp đồng của Nhân viên Kinh doanh, công ty có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ lợi ích của mình và nâng cao hiệu quả hoạt động.