Cẩm nang nhân viên hân hoan chào đón quý cô chú anh chị đang kinh doanh làm việc tại Việt Nam cùng đến cẩm nang hướng dẫn dành cho nhân sự của chúng tôi, Bị từ chối là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, đặc biệt là trong công việc và kinh doanh. Quan trọng là cách chúng ta phản ứng và học hỏi từ nó. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý tình huống bị từ chối thẳng thừng qua điện thoại/email:
I. PHẢN ỨNG NGAY LẬP TỨC (Trong Khoảnh Khắc Đầu Tiên):
1. Kiểm Soát Cảm Xúc:
Hít Thở Sâu:
Nghe có vẻ sáo rỗng, nhưng hít thở sâu thực sự giúp bạn bình tĩnh lại. Hãy hít vào từ từ bằng mũi và thở ra bằng miệng.
Tránh Phản Ứng Ngay Lập Tức:
Đừng trả lời email ngay lập tức hoặc tranh cãi qua điện thoại. Hãy cho bản thân thời gian để xử lý thông tin.
Nhắc Nhở Bản Thân:
Hãy nhớ rằng một lời từ chối không định nghĩa bạn hoặc giá trị của bạn. Nó chỉ là một phần của quá trình.
2. Lắng Nghe/Đọc Kỹ Thông Tin:
Điện Thoại:
Lắng nghe một cách cẩn thận những gì người kia nói. Đừng ngắt lời trừ khi cần làm rõ một điểm nào đó.
Email:
Đọc email một cách cẩn thận, chú ý đến từng chi tiết. Đảm bảo bạn hiểu rõ lý do từ chối (nếu có).
II. PHẢN HỒI CHUYÊN NGHIỆP:
Đây là giai đoạn quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ (nếu có thể).
1. Bày Tỏ Sự Cảm Ơn (Quan Trọng Nhất):
Điện Thoại:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét đề xuất của tôi/hồ sơ của tôi.”
Email:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và sự cân nhắc kỹ lưỡng cho [đề xuất/hồ sơ/dự án].”
Lý do:
Việc bày tỏ sự cảm ơn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và công sức của họ, ngay cả khi kết quả không như mong đợi.
2. Xác Nhận Sự Từ Chối (Một Cách Tinh Tế):
Điện Thoại:
“Tôi hiểu rằng đây không phải là thời điểm phù hợp.” hoặc “Tôi hiểu quyết định của anh/chị.”
Email:
“Tôi hiểu rằng tại thời điểm này, [đề xuất/hồ sơ/dự án] không phù hợp với nhu cầu của quý công ty.”
Lý do:
Điều này cho thấy bạn chấp nhận quyết định của họ và không cố gắng tranh cãi.
3. Hỏi Lý Do Từ Chối (Nếu Phù Hợp và Có Cơ Hội):
Điện Thoại:
“Tôi rất muốn biết liệu có điều gì cụ thể trong đề xuất của tôi mà công ty anh/chị thấy không phù hợp không? Bất kỳ phản hồi nào cũng sẽ rất hữu ích cho tôi.”
Email:
“Nếu có thể, tôi rất mong nhận được phản hồi về lý do tại sao [đề xuất/hồ sơ/dự án] không được chấp nhận. Phản hồi này sẽ giúp tôi cải thiện trong tương lai.”
Lưu ý:
Không phải lúc nào cũng nên hỏi:
Nếu lý do đã được nêu rõ ràng, hoặc nếu bạn cảm thấy người kia không thoải mái, đừng ép buộc.
Tập trung vào việc học hỏi:
Mục đích là để cải thiện, không phải để tranh cãi hoặc đổ lỗi.
Tôn trọng quyền riêng tư:
Họ có quyền không chia sẻ lý do cụ thể.
4. Duy Trì Mối Quan Hệ (Nếu Có Thể):
Điện Thoại:
“Tôi rất hy vọng có cơ hội hợp tác với anh/chị trong tương lai.”
Email:
“Tôi vẫn rất quan tâm đến [công ty/lĩnh vực] và hy vọng có cơ hội hợp tác với quý công ty trong tương lai.”
Lý do:
Đôi khi, “không” bây giờ không có nghĩa là “không” mãi mãi. Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp có thể mở ra cơ hội trong tương lai.
5. Kết Thúc Một Cách Chuyên Nghiệp:
Điện Thoại:
“Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì thời gian của anh/chị. Chúc anh/chị một ngày tốt lành.”
Email:
“Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì sự cân nhắc của anh/chị. Chúc anh/chị mọi điều tốt đẹp.”
III. VÍ DỤ CỤ THỂ:
Ví dụ 1: Bị từ chối sau khi phỏng vấn xin việc (qua email):
Email từ công ty:
“Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định chọn ứng viên khác phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại của chúng tôi.”
Phản hồi của bạn:
“`email
Kính gửi [Tên người liên hệ],
Cảm ơn anh/chị đã thông báo cho tôi về kết quả phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi hiểu rằng quý công ty đã quyết định chọn ứng viên khác.
Tôi rất cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ và phỏng vấn tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của tôi trong quá trình phỏng vấn, nếu anh/chị có thể chia sẻ.
Tôi vẫn rất quan tâm đến [Tên công ty] và hy vọng có cơ hội hợp tác với quý công ty trong tương lai.
Chúc anh/chị mọi điều tốt đẹp.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Ví dụ 2: Bị từ chối đề xuất kinh doanh (qua điện thoại):
Người đại diện công ty:
“Chúng tôi đánh giá cao sự nhiệt tình của bạn, nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định không theo đuổi đề xuất này vào thời điểm hiện tại.”
Phản hồi của bạn:
“`
“Cảm ơn anh/chị đã thông báo cho tôi. Tôi hiểu rằng đây không phải là thời điểm phù hợp.
Tôi rất cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét đề xuất của tôi. Liệu có điều gì cụ thể trong đề xuất mà công ty anh/chị thấy không phù hợp không? Bất kỳ phản hồi nào cũng sẽ rất hữu ích cho tôi.
Tôi rất hy vọng có cơ hội hợp tác với anh/chị trong tương lai. Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì thời gian của anh/chị. Chúc anh/chị một ngày tốt lành.”
“`
IV. SAU KHI PHẢN HỒI:
1. Phân Tích và Học Hỏi:
Xem lại quá trình:
Đánh giá lại hồ sơ, đề xuất, bài thuyết trình, hoặc buổi phỏng vấn của bạn.
Tìm kiếm phản hồi:
Nếu bạn nhận được phản hồi, hãy xem xét nó một cách khách quan.
Xác định điểm cần cải thiện:
Tìm ra những lĩnh vực bạn có thể cải thiện để tăng cơ hội thành công trong tương lai.
2. Tiếp Tục:
Đừng nản lòng:
Bị từ chối là một phần của quá trình. Đừng để nó làm bạn mất tinh thần.
Tiếp tục tìm kiếm cơ hội:
Tập trung vào những cơ hội khác và tiếp tục nỗ lực.
Cải thiện bản thân:
Sử dụng những gì bạn đã học được để cải thiện kỹ năng và kiến thức của bạn.
LƯU Ý QUAN TRỌNG:
Tính chân thành:
Hãy phản hồi một cách chân thành và lịch sự. Đừng giả tạo hoặc cố gắng thao túng tình huống.
Thời gian:
Phản hồi càng sớm càng tốt, nhưng đừng vội vàng. Hãy dành thời gian để suy nghĩ kỹ trước khi trả lời.
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tôn trọng. Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc đổ lỗi.
Tự tin:
Ngay cả khi bạn bị từ chối, hãy giữ vững sự tự tin vào bản thân và khả năng của mình.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xử lý tình huống bị từ chối một cách chuyên nghiệp và hiệu quả! Chúc bạn may mắn!