Hướng Dẫn Chi Tiết: Xử Lý Tình Huống Không Liên Lạc Được Với Người Ra Quyết Định
Tình huống không liên lạc được với người ra quyết định (Decision Maker – DM) là một trở ngại phổ biến trong bán hàng, marketing, và nhiều lĩnh vực khác. Việc vượt qua được rào cản này là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể xử lý tình huống này một cách hiệu quả:
I. Xác Định Nguyên Nhân:
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào, bạn cần hiểu rõ lý do vì sao bạn không thể liên lạc được với DM. Việc này giúp bạn chọn lựa chiến lược phù hợp nhất. Một số nguyên nhân phổ biến bao gồm:
Bận rộn:
DM có thể đang quá tải công việc và không có thời gian trả lời.
Đi vắng:
DM có thể đang đi công tác, nghỉ phép, hoặc tham gia sự kiện.
Thay đổi thông tin liên lạc:
Số điện thoại hoặc email của DM có thể đã thay đổi.
Lọc cuộc gọi/email:
DM có thể đã thiết lập hệ thống lọc cuộc gọi hoặc email và bạn chưa được phép “vượt qua”.
Chưa thấy giá trị:
DM có thể chưa thấy được giá trị từ việc nói chuyện với bạn.
Không đúng thời điểm:
Có thể thời điểm bạn liên lạc chưa phù hợp với lịch trình của DM.
Người giữ cửa (Gatekeeper) hiệu quả:
Người giữ cửa (ví dụ: thư ký, trợ lý) đang làm tốt công việc của họ trong việc bảo vệ thời gian của DM.
Sai thông tin liên lạc:
Bạn có thể đang cố gắng liên lạc với sai người hoặc thông tin liên lạc không chính xác.
Không muốn giao tiếp:
DM có thể đơn giản là không muốn nói chuyện với bạn (ví dụ: không quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn).
II. Các Bước Hành Động Cụ Thể:
1. Kiểm tra và Xác Minh Thông Tin:
Xác nhận lại thông tin liên lạc:
Kiểm tra kỹ lại số điện thoại, email, và các thông tin liên lạc khác của DM. Tìm kiếm thông tin trên LinkedIn, trang web công ty, và các nguồn công khai khác.
Xác nhận vai trò:
Đảm bảo rằng người bạn đang cố gắng liên lạc thực sự là người ra quyết định cho vấn đề bạn đang muốn thảo luận. Có thể có người khác phù hợp hơn.
2. Sử Dụng Đa Dạng Kênh Liên Lạc:
Điện thoại:
Gọi điện thoại trực tiếp cho DM.
Email:
Gửi email được cá nhân hóa và súc tích.
LinkedIn:
Kết nối và gửi tin nhắn qua LinkedIn.
Mạng xã hội khác:
Nếu phù hợp với ngành nghề và văn hóa của DM, bạn có thể thử liên lạc qua các mạng xã hội khác như Twitter, Facebook.
Thư tay:
Trong một số trường hợp đặc biệt, một lá thư tay có thể tạo sự khác biệt.
Giới thiệu:
Tìm kiếm người quen chung có thể giới thiệu bạn với DM.
3. Vượt Qua Người Giữ Cửa (Gatekeeper):
Tôn trọng và lịch sự:
Luôn đối xử với người giữ cửa bằng sự tôn trọng và lịch sự.
Xây dựng mối quan hệ:
Cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt với người giữ cửa. Hãy nhớ tên họ, hỏi thăm về công việc của họ (trong chừng mực cho phép).
Nêu rõ mục đích:
Giải thích rõ ràng và ngắn gọn lý do bạn muốn liên lạc với DM.
Hỏi về thời điểm tốt nhất:
Hỏi người giữ cửa thời điểm nào DM thường rảnh rỗi hoặc dễ tiếp nhận cuộc gọi/email nhất.
Xin lời khuyên:
Hỏi người giữ cửa về cách tốt nhất để tiếp cận DM.
Đừng nói dối:
Tránh nói dối hoặc lừa dối người giữ cửa. Điều này có thể làm tổn hại đến cơ hội của bạn.
Cung cấp thông tin giá trị:
Đề xuất một thông tin hữu ích hoặc tài liệu có giá trị mà người giữ cửa có thể chuyển cho DM.
4. Tối Ưu Hóa Nội Dung Liên Lạc:
Cá nhân hóa:
Gửi email và tin nhắn được cá nhân hóa, thể hiện rằng bạn đã tìm hiểu về DM và công ty của họ.
Súc tích và rõ ràng:
Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, rõ ràng, và tập trung vào giá trị bạn có thể mang lại.
Tập trung vào vấn đề:
Thay vì nói về sản phẩm/dịch vụ của bạn, hãy tập trung vào vấn đề mà bạn có thể giúp DM giải quyết.
Đề xuất giải pháp:
Đề xuất một số giải pháp cụ thể cho vấn đề của DM.
Lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA):
Kết thúc email/tin nhắn bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng, ví dụ: “Bạn có 15 phút vào thứ Tư tuần tới để trao đổi thêm về vấn đề này không?”
5. Kiên Nhẫn và Liên Tục Theo Dõi:
Không bỏ cuộc quá sớm:
Đừng bỏ cuộc sau một vài lần liên lạc thất bại. Hãy kiên nhẫn và tiếp tục thử lại.
Lên lịch theo dõi:
Lên lịch cụ thể cho việc theo dõi, ví dụ: gọi điện thoại vào thứ Ba hàng tuần, gửi email vào thứ Năm hàng tuần.
Thay đổi phương pháp:
Nếu một phương pháp không hiệu quả, hãy thử một phương pháp khác.
Ghi chú và theo dõi:
Ghi lại tất cả các lần liên lạc và kết quả của chúng để bạn có thể theo dõi tiến trình và điều chỉnh chiến lược.
6. Tìm Kiếm Giải Pháp Thay Thế:
Liên lạc với người có ảnh hưởng (Influencer):
Tìm kiếm những người có ảnh hưởng trong công ty của DM và liên lạc với họ. Nếu bạn có thể thuyết phục được họ, họ có thể giúp bạn tiếp cận DM.
Tham dự sự kiện:
Tham dự các sự kiện ngành mà DM có thể tham gia. Đây là cơ hội tốt để gặp gỡ DM trực tiếp.
Liên lạc với người ra quyết định khác:
Nếu bạn không thể liên lạc được với DM ban đầu, hãy thử liên lạc với những người ra quyết định khác trong công ty.
III. Ví Dụ Cụ Thể:
Giả sử bạn đang cố gắng liên lạc với Giám đốc Marketing (CMO) của một công ty bán lẻ để giới thiệu dịch vụ phân tích dữ liệu giúp tăng doanh số.
Nguyên nhân có thể:
CMO rất bận rộn, nhận nhiều email mỗi ngày, hoặc không thấy giá trị từ dịch vụ của bạn.
Hành động:
Kiểm tra thông tin:
Xác nhận lại email và số điện thoại của CMO trên LinkedIn và trang web công ty.
Liên lạc qua LinkedIn:
Gửi tin nhắn ngắn gọn, nêu rõ bạn có thể giúp công ty tăng doanh số bằng cách phân tích dữ liệu khách hàng.
Liên lạc qua email:
Gửi email cá nhân hóa, đề cập đến một chiến dịch marketing gần đây của công ty và đề xuất cách bạn có thể giúp họ cải thiện hiệu quả.
Liên lạc qua điện thoại:
Gọi điện thoại trực tiếp cho CMO, hỏi thăm và giới thiệu dịch vụ của bạn một cách ngắn gọn.
Vượt qua người giữ cửa:
Nếu không gọi được cho CMO, hãy lịch sự hỏi thư ký/trợ lý về thời điểm tốt nhất để liên lạc và xin lời khuyên về cách tiếp cận CMO.
Theo dõi:
Tiếp tục theo dõi qua email hoặc LinkedIn trong vòng một tuần.
IV. Những Lưu Ý Quan Trọng:
Luôn chuyên nghiệp:
Dù bạn đang thất vọng, hãy luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự trong tất cả các lần liên lạc.
Tôn trọng thời gian của DM:
Đừng làm phiền DM bằng những cuộc gọi hoặc email không cần thiết.
Đánh giá lại chiến lược:
Nếu bạn đã thử nhiều phương pháp khác nhau mà vẫn không thành công, hãy đánh giá lại chiến lược của bạn và xem xét liệu có cần thay đổi mục tiêu hay không.
Đừng coi thường vai trò của người giữ cửa:
Người giữ cửa có thể là đồng minh quan trọng của bạn. Hãy đối xử với họ bằng sự tôn trọng và lịch sự.
Luôn tìm kiếm giá trị để mang lại:
Hãy luôn tìm cách mang lại giá trị cho DM, ngay cả khi bạn chưa có cơ hội nói chuyện trực tiếp với họ.
Kết luận:
Việc không liên lạc được với người ra quyết định là một thử thách phổ biến, nhưng không phải là không thể vượt qua. Bằng cách xác định nguyên nhân, sử dụng đa dạng kênh liên lạc, vượt qua người giữ cửa, tối ưu hóa nội dung liên lạc, kiên nhẫn theo dõi, và tìm kiếm giải pháp thay thế, bạn có thể tăng đáng kể cơ hội tiếp cận và thuyết phục DM. Chúc bạn thành công!